Wszystkie podmioty, w tym firmy mogące być potencjalnymi podatnikami VAT, mają obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenia rejestracyjnego. Dokonuje się tego na specjalnym formularzu VAT-R.
Rejestracja dla potrzeb VAT nie jest, niestety, tym samym co uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Podatnikom – coraz rzadziej wprawdzie – ale nadal zdarza się mylić te dwa obowiązki. Tymczasem dla skutecznego zarejestrowania się dla potrzeb VAT konieczna jest dodatkowa wizyta w urzędzie skarbowym i wypełnienie odpowiedniego formularza. Przeoczenie skutkujące brakiem rejestracji wywołuje, niestety, negatywne następstwa dla podatnika. Dokonanie skutecznego zgłoszenia ma bowiem – o czym podatnicy zdają się często zapominać – wpływ na możliwość dokonywania obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług.
Kto wypełnia zgłoszenie
Podatnik powinien dokonać zgłoszenia rejestracyjnego przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Od zasady tej przewidziane zostały jednak pewne wyjątki. Krąg ściśle określonych podmiotów nie ma takiego obowiązku. Dotyczy to podatników nieposiadających na terytorium kraju siedziby lub stałego miejsca zamieszkania albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli wykonują na terytorium kraju określone czynności, m.in. usługi ratownictwa morskiego czy usługi transportowe i pomocnicze związane bezpośrednio z importem towarów (w przypadku gdy wartość tych usług została włączona do podstawy opodatkowania w imporcie towarów).
Jest też grupa podmiotów, które takie zgłoszenie mogą, choć nie muszą, złożyć. Znaleźli się w tej grupie podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego od VAT przewidzianego dla drobnych przedsiębiorców, czyli tacy podatnicy, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty stanowiącej równowartość 10 000 euro (czyli w 2005 roku – 43 800 zł a w 2006 roku – 39 200 zł). Zgłoszenia rejestracyjnego nie muszą też składać (ale mogą) podatnicy VAT wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT.
To, że niektórzy podatnicy muszą, a inni mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne, ma swoje konsekwencje. W pierwszym przypadku naczelnik urzędu skarbowego potwierdza ich zarejestrowanie jako podatników VAT czynnych, w drugim – jako podatników VAT zwolnionych.
Kiedy VAT-R niepotrzebny
Oczywiście samo złożenie zgłoszenia rejestracyjnego może okazać się w pewnych sytuacjach niewystarczające. Stanie się tak wtedy, gdy podatnik zdecyduje się zrezygnować z przysługującego mu zwolnienia albo jeśli u podatnika wartość sprzedaży przekroczy równowartość 10 000 euro. Wtedy podatnik – jeśli wcześniej nie złożył zgłoszenia rejestracyjnego – musi dopełnić tego obowiązku, a jeśli wcześniej został zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony, teraz powinien złożyć zgłoszenie aktualizacyjne. Zgłoszenie, odpowiednio rejestracyjne lub aktualizacyjne, powinno zostać złożone w odpowiednim czasie, a więc wtedy, gdy podatnik:
• rozpocznie dokonywanie sprzedaży opodatkowanej (zgłoszenie lub aktualizacja potrzebna jest przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usług innych niż zwolnione z VAT),
• utraci zwolnienie od podatku (zgłoszenie lub aktualizacja przed dniem przekroczenia kwoty uprawniającej do korzystania ze zwolnienia),
• zrezygnuje ze zwolnienia (zgłoszenie lub aktualizacja przed miesiącem, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia).
Do aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu zobowiązani są też pozostali podatnicy, czyli ci, którzy składali zgłoszenie rejestracyjne obowiązkowo (a nie dobrowolnie). Aktualizacji dokonuje się poprzez zgłoszenie zmiany danych naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Aktualizacja może dotyczyć m.in. zmiany adresu siedziby firmy lub jej nazwy. Co istotne – aktualizacji dokonuje się również na formularzu VAT-R, czyli tym samym, na którym składane było zgłoszenie rejestracyjne. Różnica polega na tym, że w przypadku aktualizacji na formularzu trzeba zaznaczyć, że składany jest on w celu zaktualizowania danych.
Gdzie złożyć VAT-R
Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R składamy do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. W przypadku podatników wykonujących działalność gospodarczą określoną w ustawie o VAT (m.in. producentów, handlowców, usługodawców) właściwy będzie naczelnik urzędu skarbowego ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Jeżeli czynności te wykonywane są na terenie objętym zakresem działalności dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej zgłoszenie to składają do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby, a osoby fizyczne – ze względu na miejsce zamieszkania. Podmioty nieprowadzące działalności gospodarczej składają zgłoszenie rejestracyjne do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę. Jeśli zaś podatnik nie posiada stałego miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium kraju, składa zgłoszenie rejestracyjne do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Co wpisać w formularzu
Zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie VAT dokonuje się na formularzu VAT-R. W formularzu wpisujemy najpierw nasz numer identyfikacji podatkowej. Potem zaznaczamy właściwy kwadrat informujący, czy jest to zgłoszenie rejestracyjne, czy może aktualizacyjne (przy zmianie danych). Kolejne rubryki to konieczność wpisania danych podatnika (nazwiska lub nazwy – w zależności od tego, czy podatnik jest osobą fizyczną czy prawną), adresu siedziby lub zamieszkania.
Najobszerniejsza jest kolejna część formularza. W tej części podatnik wskazuje okoliczności określające obowiązek podatkowy. Podatnik informuje m.in., czy rezygnuje ze zwolnienia od podatku ze wskazaniem daty, od której traci prawo do zwolnienia. Podatnik zamieszcza też informacje dotyczące składania deklaracji poprzez wskazanie rodzaju deklaracji, jaką będzie składał oraz kwartału (miesiąca lub roku), za który podatnik złoży pierwszą deklarację. Podatnik informuje też, czy do zgłoszenia został dołączony załącznik VAT-R/UE. Na zakończenie podatnik umieszcza tradycyjnie już podpis.
Jak uzyskać potwierdzenie
O tym, czy potrzebne jest nam potwierdzenie zarejestrowania, decydujemy sami. Ważne jest jednak to, że w ogóle takiego potwierdzenia możemy żądać. Naczelnik urzędu skarbowego – na wniosek zainteresowanego – obowiązany jest do potwierdzenia, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Zainteresowanym może być nie tylko sam podatnik, ale także osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku. Będzie to najczęściej kontrahent podatnika. Zaświadczenie takie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni. W zaświadczeniu potwierdzany jest stan istniejący w dniu jego wydania. Potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT dokonywane jest na formularzu VAT-5. Na formularzu tym naczelnik urzędu skarbowego potwierdza zarejestrowanie podatnika o konkretnej nazwie i o wskazanym numerze identyfikacji podatkowej jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego.
4 KROKI
Jak dokonać rejestracji
1 Wybierz się do urzędu skarbowego lub wydrukuj z internetu (www.mf.gov.pl) formularz VAT-R.
2 Wypełnij formularz.
3 Złóż w ściśle określonym terminie zgłoszenie rejestracyjne naczelnikowi właściwego dla siebie urzędu skarbowego.
4 W razie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu pamiętaj o ich aktualizacji w ciągu 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana.
Gdzie szukać informacji
W celu uzyskania potwierdzenia numeru identyfikacyjnego kontrahenta z innego państwa UE, albo żeby uzyskać informację o transakcjach wewnątrzwspólnotowych należy skierować zapytanie do Departamentu Wymiany Informacji o VAT w Ministerstwie Finansów w Koninie (ul. Poznańska 46, 62-510 Konin; fax 063-242-33-55; mail numery.vat@mofnet.gov.pl).
Anna Wojda