Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów powinna odgrywać bardzo ważną rolę w finansach przedsiębiorstwa. Decyduje ona o poziomie płynności, zaciąganym długu i kosztach operacyjnych oraz finansowych wpływających na wynik firmy. W artykule przedstawiamy proste narzędzie umożliwiające kontrolę tych wpłat oraz sposób stworzenia takiego narzędzia w arkuszu kalkulacyjnym.
Kontrola wpłat dokonywanych przez klientów jest jednym z kluczowych elementów w zarządzaniu płynnością finansową przedsiębiorstwa. Prowadząc kontrolę wpłat można ustalić wzorzec płatności klienta, co wspiera planowanie płynności i potrzeb w zakresie dodatkowego finansowania. Dzięki temu firma może wygenerować oszczędności związane z zaciąganiem długu, a także wcześniej dopasować źródła finansowania. Ponadto kontrola ta jest doskonałym narzędziem wspomagającym monitoring i windykację wierzytelności. W tym zakresie dostarcza informacji na temat klientów, w stosunku do których konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań windykacyjnych.
W jaki sposób kontrolować wpłaty
Narzędziem umożliwiającym analizę wpłat dokonywanych przez klientów jest tabela prawidłowości spłat. Tabela ta informuje o aktualnych i historycznych zwyczajach płatniczych odbiorców. Może być ona także wykorzystywana jako narzędzie wspomagające monitoring należności.
Sam mechanizm funkcjonowania tabeli jest prosty. W nagłówkach kolumn zawiera ona informacje o miesiącach, z których pochodzą dane. Wiersze zawierają informacje na temat przychodów ze sprzedaży i należności z poszczególnych okresów. Przykładowa tabela prawidłowości spłat może wyglądać następująco:
Tabela 1
Tabela 1 zawiera informacje w podziale na należności z różnych okresów, które w praktyce dotyczą niezapłaconych należności z poszczególnych miesięcy. Okres objęty analizą jest dowolny. W celu większej przejrzystości konieczne jest wprowadzenie wierszy prezentujących (w procentach) udział należności z aktualnego i poprzednich miesięcy. Przykładowo, należności za styczeń obliczamy według formuły:
należności ze stycznia w lutym / przychody ze sprzedaży w styczniu
Interpretacja otrzymanych wyników dostarcza ciekawych informacji. Dokonajmy więc interpretacji wyników lutego:
• 100% należności ze sprzedaży wykonanej w lutym nie zostało zapłaconych; w tym przypadku należy dokładne zbadać, jaka część z tych faktur jest niezapłacona w terminie, a jakiej części termin płatności przypada w przyszłości,
• 50% należności ze stycznia nie zostało jeszcze zapłaconych w lutym; oznacza to, że otrzymane wpływy za sprzedaż wykonaną w styczniu stanowią połowę jej wartości.
Trzeba jednak dokładnie zbadać przyczynę, dlaczego druga połowa sprzedaży styczniowej nadal jest niezapłacona. Pomocna w tym przypadku może być struktura wiekowa należności. Dzięki szczegółowej analizie struktury wieku uzyskamy informację, czy niezapłacone należności są efektem opóźnień w płatności, czy też wynikają z udzielonych dłuższych terminów płatności.
Zaprezentowaną tabelę prawidłowości spłat można stosować dla należności ogółem, jednak lepiej stworzyć ją osobno dla każdego klienta. Zbiorcze dane mogą być bowiem przyczyną rozmycia pewnych informacji. Klienci mogą posiadać np. zróżnicowane terminy płatności.
Tworzenie osobnej tabeli dla każdego klienta może być uciążliwe, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw współpracujących z dużą liczbą odbiorców. Pomocne może się wtedy okazać skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel.
Jak stworzyć analizę prawidłowości spłat w arkuszu kalkulacyjnym
Do stworzenia automatycznej tabeli prawidłowości wpłat użyjemy arkusza kalkulacyjnego Excel. Na początek musimy stworzyć trzy tabele: należności, przychody i tabelę prawidłowości spłat.
Do tabeli Należności eksportujemy z systemu informatycznego aktualne nierozliczone faktury (tabela 2). Tabela jest fragmentem przykładowych danych z informatycznego systemu księgowego, które będą używane do obliczeń.
Tabela 2. Należności
Kolumna Klient oznacza nazwę klienta. W niektórych systemach informatycznych zamiast nazwy występuje kod klienta (numer ID), wówczas dla ułatwienia lepiej jest przypisać nazwę klienta do kodu, korzystając z zewnętrznej bazy danych.
Kolumna Data dok. oznacza datę, z jaką została wystawiona faktura (dane z systemu księgowego). Kolumna Kwota w Wkr to kwota należności wyrażona w walucie krajowej.
Kolejna kolumna Miesiąc jest obliczana już przez arkusz kalkulacyjny. W tym celu używamy funkcji Excela – Miesiąc. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = MIESIĄC(B2). Funkcję tę możemy automatycznie skopiować dla pozostałych wierszy.
Następna istotna kolumna to Indeks. Jest ona potrzebna do prawidłowego działania tabeli. Jest to prosta funkcja. Dla komórki D2 postać funkcji będzie następująca: = A2&D2. Jest to połączenie informacji z kolumny Klient i Miesiąc.
Następnie przechodzimy do tabeli Przychody. Arkusz ten zawiera informacje na temat przychodów w poszczególnych okresach. Inaczej mówiąc jest to zestawienie wszystkich faktur wystawionych w poszczególnych miesiącach. Fragment danych z arkusza prezentuje tabela 3.
Tabela 3. Przychody
Podobnie jak w przypadku arkusza należności musimy obliczyć wartości dla kolumny Miesiąc i Indeks. Formuły będą identyczne jak dla arkusza należności.
Można już przejść do ostatniego etapu, jakim jest stworzenie gotowej tabeli prawidłowości spłat. Bazuje ona na tabelach Należności i Przychody – tabela 4.
Tabela 4. Tabela prawidłowości spłat
Tabela 4 zbiera gotowe dane z poprzednich arkuszy. Istotne jest zapisanie formuł. W komórce B2 musi istnieć możliwość wyboru klienta. Zazwyczaj dostawca posiada kilku odbiorców, więc należy tak opracować arkusz, aby był uniwersalny dla każdego klienta. W tym celu można zastosować narzędzie Sprawdzanie poprawności danych z menu Dane.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.W tym przypadku istotna jest zakładka Ustawienia. W polu Dozwolone wybieramy opcję Lista, a w polu Źródło wskazujemy źródło czerpania danych. Takie ustawienia sprawią, że w komórce B2, pojawi się lista z nazwami wszystkich klientów. Dzięki temu użytkownik szybko wybierze prawidłowość spłat dla dowolnie wybranego klienta. Lista klientów jest przypisana w polu Źródło. Tam defilujemy zakres komórek z nazwami klientów, które później znajdą się na liście.
Kolejny krok to zapisanie funkcji aktualizujących należności dla klientów. W naszym przykładzie zapisaliśmy je tylko dla kwietnia (dla uproszczenia). W tym celu wykorzystamy funkcję SUMA.JEŻELI. Zastosowanie funkcji SUMA.JEŻELI w naszym przypadku będzie wyglądało następująco:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• pole Zakres zawiera komórki, z których funkcja wyszukuje podane kryterium. W tym przypadku jest to indeks z nazwą klienta i miesiącem, z którego pochodzi faktura, np. DELTA1, DELTA2, BETA1 z tabeli 2,
• pole Kryteria to wyszukiwane kryterium w polu Zakres. W naszym przypadku jest to komórka z listą klientów i miesiącem (komórka B2 w tabeli 4),
• pole Suma_zakres zawiera zakres sumowanych komórek dla znalezionego kryterium. W naszym przypadku jest to kolumna z wartościami należności wynikających z faktur (kolumna C, tabela 2).
Podobne zapisy tworzymy dla pozostałych miesięcy oraz przychodów ze sprzedaży. W ten sposób mamy gotowy automatyczny arkusz do kontroli prawidłowości spłat.
Barbara Pawłowska
ekspert w zakresie zarządzania i inżynierii produkcji