Częstym miejscem oszczędzania jest biuro. Tutaj oszczędza się przede wszystkim na:
• Szkoleniach pracowników (w tym sekretarek i asystentek) w zakresie przedmiotów „miękkich”, ufając, że wiedza jaką uzyskały absolwentki uczelni takich kierunków jak zarządzanie, administracja, marketing, socjologia, psychologia, polonistyka, anglistyka, wystarczy, aby dobrze wykonywać powierzoną pracę. To zupełnie tak, jakby absolwent prawa od razu mógł został doświadczonym adwokatem czy notariuszem. W sekretariacie jest potrzebna interdyscyplinarna wiedza, a oprócz niej umiejętność prowadzenia rozmów i pisania listów, udzielanie feedbacku, odpowiednia postawa, zachowanie wobec interesanta i wiele innych czynników wpływających na efektywną pracę na tym stanowisku. Takie umiejętności można zdobywać tylko na szkoleniach, jeżeli dyrekcja nie ma węża w kieszeni. Oszczędności na szkoleniach są więc pozorne, bo zdobywanie doświadczenia drogą prób i błędów jest niezwykle kosztowne dla każdej firmy.
• Szkoleniach „twardych”, w zakresie znajomości procedur biurowych (przyjmowania i rejestracji dokumentów, załatwiania spraw, archiwizacji dokumentów). Nowy pracownik, nieznający „procesu pracy”, szczególnie w przypadku mało przejrzystych procedur, może opóźnić lub skomplikować załatwienie sprawy, więc znowu oszczędności są pozorne.
• Szkoleniach w zakresie bezwzrokowego pisania na komputerze, które poprawia szybkość pisania. Człowiek nie rodzi się z tą umiejętnością i nie wystarczy kilka godzin ćwiczeń, aby ją „ujawnić”. Obietnica nauczenia bezwzrokowego pisania po 6 godzinach zajęć to jak obietnica nauczenia jazdy samochodem w ciągu jednego dnia.
• Szkoleniach w zakresie komputerowego wspomagania prac biurowych. Podstawy informatyki poznają uczniowie szkół średnich, ale te osoby nie wykazują znajomości funkcji programów, które znacznie ułatwiają pracę w biurze (wysyłanie korespondencji seryjnej, opracowywanie rejestru pism i faktur). Tutaj więc brak szkoleń także wydłuża i opóźnia wykonywanie zadań.
• Profesjonalnej literaturze, którą niektórzy szefowie uważają za luksus. Tymczasem jest to jedyne źródło fachowej wiedzy na temat pracy w sekretariacie. Profesjonalna prasa, jak „Sekretariat”, ukazuje tę pracę w różnych aspektach, zarówno w odniesieniu do procedur biurowych, jak i postępowania z ludźmi (szefami, współpracownikami, klientami, interesantami). Są to więc obowiązujące standardy, o których część osób podejmujących pracę w biurze nawet nie słyszała. We wszystkich krajach europejskich pracodawcy bardzo sobie cenią taką literaturę, ponieważ pozwala nadążać za zmianami i być „trendy” w biurze.
Szanowni Szefowie! To naprawdę nie jest dobry kierunek robienia oszczędności w firmie. Podobnie zresztą jak oszczędzanie na zszywkach, spinaczach, pojemnikach z wodą w sekretariacie czy na drukowaniu po drugiej stronie już wykorzystanego papieru. To nie znaczy, że nigdy nie można tak robić, ale należy określić pewne granice, kiedy to może mieć miejsce. Zgadzam się z tym, że przy korekcie 200-stronicowego opracowania, oszczędnością będzie wydrukowanie go po drugiej stronie poprzedniego opracowania. Jeśli dotyczy to jednak pisma do klienta, który otrzymuje na odwrocie fragment innego pisma - mniemanie o firmie (nie tylko o pracowniku) będzie niskie. Jako osoba związana z pracą biura od wielu lat (zarówno teoretycznie, jak i praktycznie) apeluję więc do zwierzchników o odstąpienie od niektórych form oszczędzania, bo to po prostu utrudnia wykonywanie bieżących zadań.
Halina Füchsel