Jak rozliczyć refundację okularów pracownikowi

Marcin Gawlik
rozwiń więcej
problem Spółka zrefundowała pracownikowi część kosztów zakupu okularów korekcyjnych. Zalecenie używania takich okularów zostało przez pracownika udokumentowane zaświadczeniem lekarskim. Czy taki zwrot kosztów jest dla spółki kosztem podatkowym, a jeśli tak, to w jakim wymiarze? Czy spółka powinna potraktować wypłacaną kwotę jako przychód pracownika i pobrać od niej zaliczkę? rada Wydatek w postaci zwrotu pracownikowi kosztów zakupu okularów korekcyjnych będzie dla spółki kosztem podatkowym. Wydatki takie nie zostały ograniczone kwotowo przez ustawodawcę. Jednocześnie wypłacony ekwiwalent stanowi dla pracownika przychód niepodlegający opodatkowaniu, dlatego nie wystąpi konieczność pobrania zaliczki.

 

uzasadnienie

Opisane wydatki, jako tzw. wydatki pracownicze, niewątpliwie wpływają na podniesienie komfortu pracownika. Zmniejszają także uciążliwość wykonywanej pracy, przez co przekładają się na jej efektywność. Potencjalnie mają wpływ na przychody spółki. Jednocześnie nie zostały też wyłączone przez ustawodawcę z katalogu kosztów podatkowych.

Poniesione przez spółkę wydatki na refundację okularów korekcyjnych dla pracownika będą kosztem uzyskania przychodów spółki. Wynika to także z faktu, że pracodawca ma nie tyle prawo, ile obowiązek zrekompensować pracownikowi koszt zakupu szkieł do okularów korekcyjnych, w sytuacji gdy pracownik otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące potrzebę zaopatrzenia pracownika w takie okulary.

Wskazane wydatki nie podlegają żadnym wyraźnym ograniczeniom kwotowym. Pomimo ich braku mogą być one kwestionowane przez organy podatkowe, w sytuacji gdy bez uzasadnienia przewyższają „rozsądne wielkości” (np. koszty nabycia okularów w kwocie 4000 zł, wynikające głównie z zakupu wyjątkowo drogich, modnych oprawek, a nie samych szkieł). Należy więc kierować się ogólnymi regułami oceny zasadności wydatku.

Stosownie do treści ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

W myśl Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami są tu zapisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). Na ich podstawie pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną. Obowiązany jest również zapewnić okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Co istotne jednak, przepis ten dotyczy pracowników (a nie np. osoby wykonującej na rzecz pracodawcy czynności na podstawie umów o dzieło/zlecenia) użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

WAŻNE!

Jeżeli pracownik otrzymał od lekarza medycyny pracy zaświadczenie wskazujące potrzebę użytkowania okularów w pracy przy monitorze, pracodawca zobligowany jest do zwrotu kosztów ich zakupu, a zwrócona pracownikowi kwota nie będzie podlegała opodatkowaniu.

Potwierdzają to interpretacje dokonywane przez organy podatkowe, w tym m.in. postanowienie z 7 września 2005 r., nr II US.PB-I-415/40a/05, w którym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stwierdza, iż:

uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Aby podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki muszą być jednak zwracane na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a nie na podstawie jakichkolwiek innych przepisów. Podkreślił to wyraźnie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku w postanowieniu z 30 maja 2006 r., nr II US pb IB/415-44/99c/40/06/KSz, stwierdzając:

zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie miało zastosowanie tylko w sytuacji, gdy mamy do czynienia z przypadkiem wyczerpującym dyspozycję przepisu § 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. W przeciwnym wypadku po stronie pracownika wystąpi przychód w wysokości sfinansowanej przez zakład pracy wartości okularów, podlegający kumulacji z innymi przychodami pracownika ze stosunku pracy, opodatkowany według zasad określonych w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie jednak ze względu na bardzo dużą rozpiętość cenową szkieł i oprawek pracodawca nie został zobligowany do każdorazowego zwrotu całego dokonanego przez pracownika wydatku. Może on w regulaminie pracy ustalić, że zwrotowi podlegają jedynie wydatki do określonej wysokości. Co do zasady jednak przekazywana kwota powinna odpowiadać wartości i umożliwić zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (np. cena najtańszych dostępnych na rynku oprawek oraz szkieł).

PRZYKŁAD

Firma zatrudnia na pełnym etacie pracownika do prac organizacyjno-biurowych. Praca ta wiąże się m.in. z koniecznością obsługi komputera w wymiarze ok. 2 h dziennie. Ze względu na problemy ze wzrokiem pracownik ten uzyskał zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania szkieł korekcyjnych. Jednocześnie inny pracownik zatrudniony w firmie i wykonujący pracę wyłącznie przy komputerze (8 godzin dziennie) zakupił z własnej inicjatywy specjalne okulary zmniejszające zmęczenie oczu podczas pracy z monitorem. W obu przypadkach pracownicy zwrócili się do firmy o zwrot poniesionych kosztów.

W żadnym z powyższych wypadków firma nie jest zobligowana do zwrotu kosztów. W pierwszym z nich praca przy komputerze odbywa się w zbyt krótkim czasie w stosunku do wymiaru dobowego, w drugim pracownik nie uzyskał wymaganego przepisami zaświadczenia. Jeśli spółka zdecyduje się dokonać zwrotu opisanych wydatków, to kwoty te nie będą u pracowników zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Będą natomiast mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu spółki.

l art. 15 i art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

l art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

l art. 2376 § 1 i 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 64, poz. 426

l § 2 pkt 4 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe - Dz.U. Nr 148, poz. 973

Marcin Gawlik

konsultant podatkowy  

Infor.pl
WZON. Tata nie wstaje z łóżka i Komisja przyznała mu 78 punktów wsparcia. Poniżenie osób niepełnosprawnych
12 cze 2025

Kolejny list czytelnika Infor.pl o nieprawidłowościach (jego zdaniem) w procesie przyznawania punktów przez WZON, od których zależy wysokość świadczenia wspierającego albo w ogóle jego przyznanie. Publikowaliśmy wcześniej listy np.: 1) osoby niewidomej, która otrzymała 61 punktów oraz osoby sparaliżowanej od pasa w dół z ... 43 punktami. Obie osoby to niepełnosprawność w stopniu znacznym, orzeczenia o niepełnosprawności stałe.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop [PROJEKT MRPiPS z 10 czerwca 2025]
11 cze 2025

W środę, 11 czerwca 2025 r. do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania trafił projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt zakłada m.in. zmianę przepisów dotyczących wypłaty ekwiwalenty za urlop.

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW o wyborze na urząd prezydenta
11 cze 2025

Karol Nawrocki odebrał uchwałę PKW w sprawie stwierdzenia wyniku wyboru prezydenta RP, którą podczas uroczystości na Zamku Królewskim wręczył mu szef PKW Sylwester Marciniak.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]
11 cze 2025

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Co dalej z paktem migracyjnym? UE wciąż czeka na ruch dwóch krajów, w tym Polski
11 cze 2025

Już 25 krajów UE przekazało swoje plany wdrażania paktu migracyjnego, nie zrobiły tego Węgry i Polska - wynika z opublikowanego w środę 11 czerwca raportu Komisji Europejskiej. KE wezwała w nim spóźnione państwa do przyspieszenia działań w tej sprawie.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania
11 cze 2025

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/
11 cze 2025

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Kiedy zakończenie roku szkolnego 2024/2025? Kiedy rozpoczęcie roku szkolnego 2025/2026? /Kalendarz roku szkolnego/
11 cze 2025

Choć jeszcze niedawno rozbrzmiewał pierwszy dzwonek, dziś uczniowie i nauczyciele odliczają już ostatnie dni do wakacji. Kiedy zakończenie roku szkolnego 2024/2025? A co z rokiem szkolnym 2025/2026? Jak wygląda kalendarz roku szkolnego 2025/2026?

ZUS, urlop, PIT i ryzyko. Umowa o pracę czy B2B? Porównanie na przykładach z 2025 roku
11 cze 2025

Coraz więcej osób rozważa przejście z etatu na własną działalność. Równie często pracodawcy zamiast umowy o pracę proponują współpracę w modelu B2B. W 2025 roku po zmianach w składkach ZUS i podatkach ten wybór staje się jeszcze bardziej istotny. W artykule porównujemy te formy współpracy, pokazując różnice w wynagrodzeniu, zabezpieczeniach i ryzykach na konkretnych liczbach i przykładach.

Nawet 30 tys. zł kary za podpalenia, w tym za wypalanie traw i rozniecanie ognia w lasach, na łąkach i torfowiskach
11 cze 2025

Zostaną wprowadzone wyższe kary za podpalenia, w tym za wypalanie traw i rozniecanie ognia w lasach, na łąkach i torfowiskach. Tak zakłada projekt autorstwa Ministerstwa Sprawiedliwości. Zgodnie z propozycją górna granica grzywny za sprowadzenie zagrożenia pożarowego wzrośnie z 5 do 30 tys. zł; mandaty za wykroczenia wzrosną z 500 zł do 5 tys. zł.

pokaż więcej
Proszę czekać...