Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania stosunku pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Tylko w jednej sytuacji pracodawca jest z niego zwolniony, wtedy gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Ze względu na to, że ekwiwalent pieniężny zastępuje urlop, którego pracownik nie wykorzystał w naturze, jego wysokość musi korespondować z wymiarem tego urlopu. Zatem ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi w zamian za urlop niewykorzystany za rok kalendarzowy, przed upływem którego ustał stosunek pracy, powinien odpowiadać urlopowi w wymiarze proporcjonalnym. Natomiast w przypadku gdy pracownik nie wykorzystał również urlopu za rok ubiegły czy lata wcześniejsze, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za pełny ustawowy wymiar zaległego urlopu.
Podstawa ekwiwalentu
Aby obliczyć wysokość należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, należy najpierw ustalić jego podstawę wymiaru, biorąc pod uwagę wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy otrzymywane przez pracownika. Jednak nie wszystkie. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się bowiem z wyłączeniem:
l jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
l wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
l gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
l wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
l ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
l wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
l nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
l odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
l wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Z miesiąca, trzech albo z 12
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeśli pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości i za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, to ustalając wysokość ekwiwalentu za urlop, należy uwzględnić je w przeciętnej wysokości z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Oznacza to, że należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez trzy, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.
PRZYKŁAD:
NABYCIE PRAWA DO EKWIWALENTU
Z pracownikiem zostanie rozwiązana umowa o pracę z dniem 30 listopada 2007 r. W czasie zatrudnienia otrzymywał on wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce miesięcznej 2500 zł oraz dodatek stażowy 250 zł, również w stałej wysokości. Podstawę obliczenia ekwiwalentu za urlop stanowi wynagrodzenie należne w miesiącu nabycia prawa do niego, tj. listopadzie: 2500 zł + 250 zł = 2750 zł.
PRZYKŁAD:
WYNAGRODZENIE ZMIENNE
30 listopada 2007 r. z pracownikiem zostanie rozwiązana umowa o pracę. Był on zatrudniony na stawkę godzinową 15 zł. Do ustalenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy tu przyjąć wynagrodzenie uzyskane przez pracownika w październiku, wrześniu oraz sierpniu 2007 r.
Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie trzech miesięcy:
l październik 2007 r. - 15 zł/godz. x 184 godziny = 2760 zł,
l wrzesień 2007 r. - 15 zł/godz. x 160 godzin = 2400 zł,
l sierpień 2007 r. - 15 zł/godz. x 176 godzin = 2640 zł.
Ustalamy podstawę do ekwiwalentu:
l sumujemy wynagrodzenia z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu: 2760 zł + 2400 zł + 2640 zł = 7800 zł,
l obliczamy przeciętne wynagrodzenie z okresu tych trzech miesięcy; 7800 zł : 3 = 2600 zł.
Jeżeli przez cały okres trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wtedy przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi wynagrodzenie przysługiwało. Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne), wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeśli pracownik z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego nie przepracował pełnego wymaganego trzymiesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wówczas dla ustalenia kwoty ekwiwalentu wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Współczynnik do ekwiwalentu
Kolejnym krokiem jest obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. W tym celu sumę wszystkich składników wynagrodzenia (podstawę ekwiwalentu) należy podzielić przez współczynnik urlopowy, który wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym.
Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku. Przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się więc współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany, np. jeżeli w 2007 roku pracodawca wypłaca ekwiwalent za urlop zaległy z lat 2005 - 2006, do jego obliczenia stosuje się współczynnik z roku 2007.
Obliczanie ekwiwalentu
Kwotę ekwiwalentu oblicza się, dzieląc ustalony ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez osiem godzin i mnożąc otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu (stanowisko departamentu prawa pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy z maja 2004 r. o sygn. PP III/79 - 338/JR/04). Oznacza to, że dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy powinno się zastosować współczynnik wynoszący 1/2 współczynnika przyjętego dla pełnego wymiaru czasu pracy.
PRZYKŁAD:
OBLICZANIE EKWIWALENTU
31 października z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę. W dniu rozwiązania umowy pracownik nabył prawo do 12 dni (96 godzin) ekwiwalentu za urlop. Jego pensja składała się ze stałej płacy zasadniczej w kwocie 3200 zł oraz zmiennych premii miesięcznych.
Pracownik otrzymał następujące premie:
l we wrześniu 2007 r. - 510 zł,
l w sierpniu 2007 r. - 600 zł,
l w lipcu 2007 r. - 590 zł.
Ponieważ wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości, uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. 3200 zł. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną wysokość premii wypłaconych pracownikowi w okresie od lipca do września 2007 r.: 510 zł + 600 zł + 590 zł = 1700 zł,
1700 zł : 3 miesiące = 566,67 zł.
l Ustalamy podstawę ekwiwalentu: w tym celu sumujemy wynagrodzenie ze stałych i zmiennych składników: 3200 zł + 566,67 zł = 3766,67 zł.
l Obliczamy ekwiwalent za 1 dzień urlopu: podstawę ekwiwalentu dzielimy przez obowiązujący w 2007 roku współczynnik: 3766,67 zł : 21 = 179,37 zł.
l Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin: 179,37 zł : 8 godzin = 22,42 zł/godz.
l Obliczamy ekwiwalent za wszystkie godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego przysługującego na dzień rozwiązania umowy o pracę. Otrzymamy go, mnożąc ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Ekwiwalent za 12 dni (96 godzin) urlopu: 22,42 zł/godz. x 96 godzin = 2152,32 zł.
Natomiast bez względu na to, czy pracownik zatrudniony na część etatu pracuje - zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy - po 4, 5 czy 6 godzin na dobę, kwotę ekwiwalentu za jeden dzień urlopu należy dzielić przez 8.
Dla osoby niepełnosprawnej
Czas pracy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać siedmiu godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.
Biorąc pod uwagę fakt, że dobowa norma czasu pracy zatrudnionych niepełnosprawnych nie może przekraczać siedmiu godzin, ich wymiar urlopu ustala się w ten sposób, że dzień urlopu odpowiada siedmiu godzinom pracy. A zatem przy obliczaniu przysługującego im ekwiwalentu, jeden dzień urlopu przeliczamy również odpowiednio na siedem godzin.
Ważne!
W 2007 roku współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za jeden dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 21
DOROTA TWARDO
gp@infor.pl
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).