Obowiązek ustanowienia świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych może zostać nałożony na pracodawcę na podstawie obowiązujących przepisów, a niekiedy na podstawie np. regulaminu pracy.
Zakup posiłków i napojów
Zgodnie z art. 232 k.p. pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Problematykę obowiązków pracodawcy w zakresie przyznawania posiłków i napojów regeneracyjnych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279).
Zgodnie z powyżej przytoczonymi przepisami pracodawca jest zobowiązany do nieodpłatnego zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych posiłków wydawanych ze względów profilaktycznych oraz napoi, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy. Obowiązek zapewnienia posiłków regeneracyjnych pracownikom nałożony na pracodawcę został co do zasady uzależniony od intensywności pracy fizycznej. I tak, m.in. dla pracowników wykonujących pracę fizyczną na otwartej przestrzeni w okresie zimowym posiłek regeneracyjny będzie przysługiwał zawsze, gdy praca powoduje w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet. Zgodnie z rozporządzeniem za okres zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca.
Ponadto pracodawca ma obowiązek dostarczenia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Przepisy nie określają, jakiego rodzaju mają to być napoje.
Zakup odzieży roboczej
Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikom środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Ponadto środki ochrony indywidualnej powinny być przydzielane do stosowania także wówczas, gdy zastosowane ograniczenie zagrożeń jest niewystarczające i w związku z tym pracownik przy wykonywaniu określonej pracy jest narażony na szkodliwe lub niebezpieczne czynniki w stopniu zagrażającym jego zdrowiu lub bezpieczeństwu.
Ponadto, zgodnie z art. 2377 § 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu w trakcie pracy oraz gdy wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawcom została pozostawiona możliwość samodzielnego ustalenia stanowisk pracy, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego. Niemniej nie dotyczy to stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie odzieży i obuwia roboczego.
Natomiast, zgodnie z art. 2379 § 3 k.p. pracodawca jest zobowiązany zapewnić pranie oraz konserwację odzieży roboczej. Jeśli pracodawca nie może tego zapewnić, pracownik może prać samodzielnie odzież roboczą, pod warunkiem jednak wypłacania mu ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.
Przykład
Jan K. będący pracownikiem biura ochrony otrzymał sort mundurowy w celu codziennego używania go w wykonywanej pracy przy ochronie banku. Jego pracodawca - firma ochroniarska - uzgodnił z Janem K., że pranie odzieży zostanie zapewnione przez samego pracownika. Jan K. wyraził zgodę na samodzielne pranie odzieży, w zamian za co miał otrzymywać ekwiwalent pieniężny. Dodatek z tytułu ekwiwalentu został mu dołączony do wynagrodzenia. Czy zatem podlega obowiązkowi opodatkowania podatkiem dochodowym dochodów osób fizycznych? Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym dochodów osób fizycznych zostały określone w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), art. 21 ust. 1 pkt 11 zwalniają z tego podatku otrzymywane przez pracownika świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, jeśli przysługują one na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Świadczenia w zakresie ochrony zdrowia
Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca nie ma prawa dopuszczenia do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Dlatego ma on obowiązek kierowania swoich pracowników na określone badania profilaktyczne i sprawowania profilaktycznej opieki zdrowotnej, niezbędnej ze względu na warunki pracy. Wszystkie badania profilaktyczne, tj. badania wstępne, okresowe czy kontrolne, pracodawca przeprowadza na własny koszt. Ponadto pracodawca zobowiązany jest także sfinansować koszt profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej ze względu na warunki pracy.
Problematyka profilaktycznej opieki zdrowotnej pracowników została uregulowana w Kodeksie pracy oraz ustawie z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (DzU z 2004 r. nr 125, poz. 1317). Zgodnie z art. 12 ust. 1 tej ustawy badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne będą wykonywane na podstawie umowy zawartej przez podmiot zobowiązany do ich zapewnienia z podstawową jednostką służby medycyny pracy.
Wielu pracodawców poza obowiązkowymi badaniami lekarskimi finansuje również pracownikom świadczenia dodatkowe, takie jak np. szczepienia przeciwko grypie itp.
Dowóz pracowników do pracy
Rodzajem świadczenia dodatkowego, niebędącego obowiązkiem nałożonym przez ustawę jest dowóz pracowników do pracy organizowany i finansowany przez pracodawcę. W praktyce wielu pracodawców zapewnia swoim pracownikom dowóz z miejsca zamieszkania do miejsca pracy. Świadczenie to jest albo całkowicie bezpłatne, albo odpłatne częściowo.
Bony towarowe i paczki świąteczne
Innym rodzajem świadczeń rzeczowych, z których bardzo często korzystają pracodawcy, są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jak podkreślają sami pracodawcy, są one atrakcyjną formą motywowania pracowników. Ponadto zwłaszcza w okresie przedświątecznym bardzo rozpowszechnione jest przygotowywanie dla pracowników lub ich dzieci paczek świątecznych.
Problematyka nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników wiąże się również z wieloma kwestiami podatkowymi i rachunkowymi, które nie zostały tutaj opisane.
Natalia Korzeniecka
aplikant adwokacki