Płatnik, który nie opłacił składek na ubezpieczenia albo przewiduje, że nie będzie mógł ich opłacić w ustawowym terminie, może wystąpić do ZUS z wnioskiem o udzielenie ulgi.
Przepisy przewidują możliwość odroczenia przez ZUS terminu płatności należności z tytułu składek, rozłożenia ich na raty, a nawet umorzenia zaległych zobowiązań. Odroczenie terminu płatności oraz zawarcie układu ratalnego pozwala przedsiębiorcy nie tylko wywiązać się ze zobowiązań na uzgodnionych z ZUS warunkach, bez wdrażania postępowania egzekucyjnego, ale też ma inne bardzo istotne korzyści dla płatnika. Przede wszystkim w okresie korzystania z ulgi nie są naliczane odsetki za zwłokę, a ponadto płatnik składek może otrzymać zaświadczenie o braku wymagalnych zobowiązań.
Ulgi w opłacaniu składek mogą być zastosowane wyłącznie w odniesieniu do należności z tytułu składek w części finansowanej przez płatnika (art. 30 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Ulgą mogą być zatem objęte następujące składki:
• 1/2 składki emerytalnej,
• 1/2 składki rentowej,
• składka wypadkowa,
• składka na FP oraz FGŚP.
Jedynie w przypadku płatników opłacających składki za siebie, tzn. prowadzących jednoosobowo działalność gospodarczą, ulgą może być objęta cała kwota zadłużenia. W tym przypadku nie występuje bowiem podział składek na finansowane przez płatnika i ubezpieczonego. Ulgą mogą być objęte w tym przypadku:
• składka na ubezpieczenie emerytalne,
• składka na ubezpieczenie rentowe,
• składka na ubezpieczenie wypadkowe,
• składka na ubezpieczenie chorobowe,
• składka na FP,
• składka na ubezpieczenie zdrowotne.
Jeżeli osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą zatrudnia pracowników, wówczas ulgą może być objęte całe zadłużenie na jej koncie osobistym oraz składki w części przez nią finansowane należne za zatrudnionych pracowników.
Warunkiem udzielenia ulgi dla płatników posiadających zadłużenie z tytułu składek za okres od 1 stycznia 1999 r., jest uregulowanie wraz z odsetkami za zwłokę liczonymi na dzień zapłaty włącznie – należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonych i z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Jak uzyskać ulgę
Aby uzyskać ulgę, płatnik musi wystąpić z wnioskiem. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wprowadza żadnych szczególnych wymagań co do formy i treści wniosku. Powinien on jednak zawierać dane niezbędne do identyfikacji płatnika i określenie, o co występuje płatnik. Płatnicy mogą skorzystać także ze wzorów wniosków opracowanych przez ZUS dostępnych na stronie internetowej (www.zus.pl).
Wnioski o udzielenie ulgi powinny być składane w oddziale lub inspektoracie ZUS prowadzącym rozliczenia płatnika.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wymaga załączania do wniosku żadnych dodatkowych dokumentów. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy płatnik ubiega się o ulgę na podstawie art. 28 ust. 3a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jednakże dołączenie dokumentów przedstawiających sytuację finansową płatnika jest niezbędne dla oceny jego sytuacji finansowej. ZUS, jak każdy wierzyciel, przed udzieleniem ulgi musi ocenić możliwości płatnicze dłużnika. Rodzaj przedkładanych dokumentów, które należy dołączyć do wniosku, ustalany jest indywidualnie dla każdego płatnika. Zależy on od rodzaju działalności, jej formy oraz od prowadzonej dokumentacji księgowej.
WAŻNE
Płatnik ubiegający się o ulgę dotyczącą należności z tytułu składek musi wystąpić do ZUS ze stosownym wnioskiem.
Mimo że obowiązek dostarczenia dodatkowych dokumentów nie wynika z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń i nie jest bezwzględnym warunkiem rozpatrzenia wniosku o ulgę, jego niewypełnienie może spowodować istotne konsekwencje dla płatnika. ZUS poinformuje płatnika o potrzebie uzupełnienia dokumentów.
Przed udzieleniem ulgi ZUS ocenia nie tylko możliwości finansowe płatnika składek, ale także istotne znaczenie dla podjęcia decyzji ma:
• bieżąca i dotychczasowa (historyczna) sytuacja płatnika składek,
• rodzaj należności z tytułu składek,
• rodzaj i zakres dokonanych zabezpieczeń,
• dotychczasowa współpraca z płatnikiem składek.
Warto wiedzieć, że gdy odroczenie terminu płatności, rozłożenie zaległych składek na raty lub umorzenie będzie stanowiło pomoc publiczną, płatnik musi przedłożyć dokumenty określone ustawą z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. nr 123, poz. 1291). Ponadto jeżeli pomoc będzie wymagała notyfikacji, wówczas jej udzielenie, tj. zawarcie umowy albo wydanie pozytywnej decyzji, wymagało będzie uzyskania pozytywnej opinii Komisji Europejskiej.
Opłata prolongacyjna
Jeżeli płatnik nie płaci składek w terminie, naliczane są odsetki za zwłokę. Są one ustalane od dnia następnego po ustawowym terminie płatności do dnia zapłaty włącznie lub dnia złożenia wniosku o udzielenie ulgi. Pozytywne rozpatrzenie wniosku o udzielenie ulgi powoduje, że od następnego dnia po dniu złożenia wniosku, zamiast odsetek za zwłokę, naliczana jest opłata prolongacyjna. Wynosi ona 50 proc. stawki odsetek za zwłokę i oblicza się ją na zasadach określonych w art. 57 Ordynacji podatkowej. Jest to korzystne rozwiązanie dla płatnika, bowiem zmniejsza koszty obsługi zadłużenia.
Opłata prolongacyjna naliczana jest w przypadku rozłożenia zaległych składek na raty i odroczenia terminu płatności.
Wysokość opłaty prolongacyjnej oblicza się przy zastosowaniu stawki opłaty prolongacyjnej obowiązującej w dniu zawarcia umowy o ratalnej spłacie lub odroczeniu terminu płatności.
Opłata jest naliczana odrębnie od każdej raty przypadającej do zapłaty. Oblicza się ją za okres od dnia następnego po dniu wniesienia podania o ulgę do dnia upływu odroczonego terminu płatności albo terminu zapłaty poszczególnych rat zaległości. Jest ona doliczana do rat układu i wpłacana w terminach płatności rat lub zapłaty odroczonych należności.
W przypadku odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty spłaty zaległych składek, terminem płatności jest dzień, w którym, zgodnie z zawartą umową, powinna nastąpić zapłata odroczonych należności lub poszczególnych rat. W przypadku niedotrzymania tego terminu objęta daną ratą lub odroczeniem kwota składek powinna być wpłacona wraz z odsetkami za zwłokę liczonymi od pierwotnego (ustawowego) terminu płatności do dnia wpłaty włącznie.
W razie opłacenia raty po terminie określonym w umowie lub w zaniżonej wysokości, wpłata zostanie rozliczona na należność główną i należne od niej odsetki liczone od ustawowego terminu płatności do dnia zapłaty włącznie.
Opłata prolongacyjna naliczana jest wg wzoru określonego w par. 3 rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.
Zgodnie z art. 63 Ordynacji podatkowej opłatę prolongacyjną zaokrągla się do pełnych złotych. Dokonując płatności poszczególnych rat lub odroczonej kwoty składek należy pamiętać, że zapłata odroczonych albo rozłożonych na raty składek jak i opłaty prolongacyjnej przed upływem terminu płatności nie stanowi podstawy do obniżenia wysokości opłaty prolongacyjnej.
Odroczenie terminu płatności
Wniosek o odroczenie terminu płatności powinien być złożony przed upływem terminu płatności składek, które mają być objęte odroczeniem. Odroczenie terminu płatności polega bowiem na przesunięciu terminu płatności składek, które nie stanowią jeszcze zaległości (nie upłynął jeszcze ich termin płatności określony ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych). Po upływie terminu płatności powstają zaległości, wobec których może być zastosowana jedynie ulga w postaci rozłożenia na raty.
W przypadku zastosowania ulgi odroczenia terminu płatności należności z tytułu składek naliczana jest opata prolongacyjna. Okres, na jaki odraczany jest termin płatności, uzależniony jest od indywidualnej oceny możliwości finansowych płatnika, które muszą znajdować oparcie w przedłożonych przez płatnika dokumentach oraz prognozach finansowych.
W przypadku odroczenia składek warunkiem realizacji ulgi jest wywiązanie się przez płatnika składek z obowiązku opłacenia bieżących składek.
Rozłożenie na raty
Rozłożenie na raty jest stosowane w sytuacji gdy płatnik już zalega z opłatą składek i zamierza spłacić je w ramach układu ratalnego bądź gdy co prawda nie posiada zaległości, ale samo odroczenie terminu płatności byłoby niewystarczającą ulgą, gdyż płatnik chciałby uregulować należności w ratach. Ubiegając się o tę ulgę, płatnik powinien przeanalizować swoje możliwości płatnicze. Wysokość poszczególnych rat można bowiem zróżnicować, np. pierwsze raty mogą być niższe, a następne rosnąć w kolejnych okresach (miesięcznych, kwartalnych lub rocznych). Ustalenie tzw. rat progresywnych umożliwia przedsiębiorcy zaplanowanie wydatków w taki sposób, że realizacja układu ratalnego nie spowoduje ograniczania podstawowej działalności. Termin, na jaki ulga jest udzielana, zależy przede wszystkim od stanu finansów ubezpieczeń społecznych, kwoty zaległości i możliwości płatniczych dłużnika.
Umorzenie należności
Umorzenie zaległych należności z tytułu składek jest stosowane wobec płatników spełniających kryteria określone w art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Umorzenie nie powoduje negatywnych konsekwencji dla ubezpieczonych niebędących płatnikami składek. Na koncie ubezpieczonego w myśl art. 40 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ewidencjonuje się bowiem informacje o zwaloryzowanej wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne, z wyłączeniem składek na otwarte fundusze emerytalne:
• należnych – w przypadku ubezpieczonych niebędących płatnikami składek,
• wpłaconych – w przypadku ubezpieczonych będących płatnikami składek oraz osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność.
Zatem w przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą umorzenie zaległych należności ma negatywne konsekwencje w zakresie świadczeń emerytalno-rentowych – okres, za który umorzono składki, nie jest wliczany do podstawy wymiaru świadczeń.
Umorzenie składek powoduje także umorzenie odsetek za zwłokę, kosztów upomnienia i dodatkowej opłaty.
Całkowita nieściągalność
W przypadku całkowitej nieściągalności umorzeniu podlegają składki w części finansowanej przez płatnika, czyli:
• 1/2 składki emerytalnej,
• 1/2 składki rentowej,
• składka wypadkowa,
• składki na ubezpieczenie społeczne za okres do 31 grudnia 1998 r. (w całości).
Warto zapamiętać, że składki finansowane przez ubezpieczonych nie podlegają umorzeniu (art. 31 ustawy o s.u.s.). Do czasu ich przedawnienia ZUS może dochodzić zaległych należności. Składki te były bowiem potrącane przez płatnika z wynagrodzenia ubezpieczonych i powinny być przekazane do ZUS. Nie bez znaczenia jest także fakt, że część składki emerytalnej finansowanej przez ubezpieczonych przekazywana jest do OFE.
Katalog przypadków (wymieniliśmy je w ramce), w których zachodzi całkowita nieściągalność jest zamknięty. Warto jednak zapamiętać, że nawet w razie wystąpienia przesłanek całkowitej nieściągalności, ZUS nie musi umorzyć zaległych należności. Podejmując decyzję, bierze pod uwagę wszystkie okoliczności danej sprawy. Umorzenie zaległych należności jest więc możliwe jedynie, gdy mamy do czynienia z trwałą nieściągalnością, czyli występującą w okresie dłuższym, a nie czasową niemożnością zaspokojenia zaległych należności. To, że dane należności są nieściągalne w chwili podejmowania decyzji, nie oznacza, że będą one nieściągalne także w okresie późniejszym. Sytuacja płatnika może bowiem ulec zmianie.
Bez nieściągalności
W stosunku do osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą opłacających składki za siebie przewidziano możliwość umorzenia zaległych składek mimo braku całkowitej nieściągalności. W tym trybie umorzeniu podlegają wyłącznie składki na ubezpieczenie własne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. W przypadku tych osób nie występuje podział składki na część finansowaną przez ubezpieczonego i płatnika, dlatego umorzeniu może podlegać pełna kwota zaległych składek, tj.:
• składka na ubezpieczenie emerytalne,
• składka na ubezpieczenie rentowe,
• składka na ubezpieczenie wypadkowe,
• składka na FP,
• składka na ubezpieczenie zdrowotne,
• składki na ubezpieczenie społeczne za okres do 31 grudnia 1998 r. (w całości).
Warto zapamiętać, że składki na ubezpieczenie chorobowe nie podlegają umorzeniu, ponieważ w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą jest to składka dobrowolna.
Inne względy
Zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z dnia 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (Dz.U. nr 141 poz. 1365) Zakład może umorzyć należności z tytułu składek, jeżeli zobowiązany wykaże, że ze względu na stan majątkowy i sytuację rodzinną nie jest w stanie ich opłacić, ponieważ pociągnęłoby to zbyt ciężkie skutki dla niego i jego rodziny, w szczególności w przypadku:
• gdy opłacenie należności z tytułu składek pozbawiłoby zobowiązanego i jego rodzinę możliwości zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych,
• poniesienia strat materialnych w wyniku klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia powodujących, że opłacenie należności z tytułu składek mogłoby pozbawić zobowiązanego możliwości dalszego prowadzenia działalności,
• przewlekłej choroby zobowiązanego lub konieczności sprawowania opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny, pozbawiającej zobowiązanego możliwości uzyskiwania dochodu umożliwiającego opłacenie należności.
KIEDY ZACHODZI CAŁKOWITA NIEŚCIĄGALNOŚĆ
• Dłużnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie brak jest następców prawnych oraz nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie.
• Sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn wymienionych w art. 13 i art. 361 pkt 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz.U. nr 60, poz. 535 z późn. zm.).
• Nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należności, małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej.
• Nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym.
• Wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.
• Naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję.
• Jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.
WAŻNE
Ulgami mogą być objęte wyłącznie należności z tytułu składek finansowanych przez płatnika.
Podstawa prawna
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z dnia 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (Dz.U. nr 141, poz. 1365).
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373).
Agata Dworak