Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 23 ustawy o PIT stanowi katalog wydatków, które nie mogą być kosztem podatkowym. Analogiczne regulacje zawarte są w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Katalog wydatków wyłączonych z kosztów w obu ustawach jest jednak różny.
Uzasadnione wydatki
Wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Aby określony wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać nie tylko poniesienie tego wydatku, ale także istnienie zależności między tym wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu z tego tytułu. W tym celu konieczne jest w szczególności wykazanie przez podatnika, na co dany wydatek został przez niego poniesiony, w wypadku wydatków na nabycie usług – jakie konkretnie świadczenia ze strony swojego kontrahenta podatnik uzyskał za przekazane mu świadczenie pieniężne.
Co istotne, to na podatniku ciąży obowiązek udokumentowania wydatków w sposób, który pozwoli na obiektywne ustalenie przesłanek pozwalających na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Brak takiej dokumentacji to argument dla organów podatkowych do zakwestionowania zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych. To spowoduje zwiększenie podstawy opodatkowania i konieczność zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami. Dodatkowo urząd będzie miał prawo nałożyć na podatnika sankcje wynikające z kodeksu karnego skarbowego.
Koszty uzyskania przychodu związane są zawsze z konkretnym źródłem przychodu i nie mogą pomniejszać przychodu uzyskanego z innego źródła, tym bardziej przychodu innego podatnika. Jeśli podatnik uzyskał przychód z pracy i jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą, to koszty z firmy nie pomniejszą przychodów ze stosunku pracy.
Więcej: Jak fiskus kwestionuje koszty