Coraz silniej obecne na polskim rynku grupy zakupowe oraz duże sieci sprzedaży mają swoje wzorce umów, które są negocjowane ze sprzedającym. Dlatego warto wiedzieć, na jakie elementy zwrócić uwagę, podpisując taką umowę.
Dane podstawowe
Podstawowym elementem decydującym o skuteczności i możliwości egzekucji zapisów umowy handlowej jest podpisanie jej przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy. Choć jest to oczywiste, często strony nie sprawdzają, czy umowę podpisały upoważnione do tego osoby. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, należy zawsze sprawdzić KRS i porównać, czy osoby tam widniejące, które mogą reprezentować spółkę, faktycznie podpisały umowę. Alternatywą jest otrzymanie pełnomocnictwa dla innej osoby, jeśli nie jest wymieniona w KRS.
Obok prawidłowych podpisów niezbędne są również aktualne dane adresowe partnerów podpisujących umowę. Firmy często korzystają z gotowych wzorów umów zawartych w przeszłości, aktualizując tylko warunki handlowe. Nie zastanawiają się, czy wszystkie dane są aktualne. To jest spory błąd i może powodować wiele komplikacji. Przede wszystkim wpływa na obieg dokumentów, najczęściej księgowych. Współpraca długoterminowa bardzo często polega na tym, że odbiorcy świadczą jednocześnie usługi (np. ekspozycja produktów) na rzecz dostawcy, wystawiając faktury. Nieaktualny adres może spowodować, że faktury nie dotrą do sprzedającego towar, a odbiorca, który potrącił je ze swoich zobowiązań, będzie miał przeterminowane płatności. Inny przykład: jeśli dostawca wyśle cennik do odbiorcy na zły adres (bazując na danych z umowy), może być tak, że nie zostaną dotrzymane umowne warunki komunikacji zmiany cen i odbiorca ich nie zaakceptuje.
Więcej: Umowa sprzedaży - zapisy, o których warto pamiętać