Użytkowanie służbowych samochodów do prywatnych celów nie ma konkretnego uregulowania w polskim prawie, czy to podatkowym, czy pracy. Kwestię tę należy rozpatrywać w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego.
Zasadniczo samochód firmowy powinien być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. Możliwe są jednak odstępstwa od tej reguły. Pracodawca może zezwolić pracownikowi na prywatne wykorzystywanie auta w dowolnie ustalonym zakresie, np. tylko do jazd na terenie miejscowości, w której on mieszka, albo tylko po pracy w dni robocze, lub tylko na terenie Polski. Wszystko jest kwestią umowy między stronami. Również sprawa odpłatności.
Twardy orzech
Fleet managerowie mają twardy orzech do zgryzienia. Z jednej strony firma ponosi dodatkowe koszty i traci częściową kontrolę nad swoimi pojazdami, z drugiej jak tu się nie zgodzić, kiedy brakuje rąk do pracy. Najlepszym rozwiązaniem jest uregulowanie zasad korzystania z firmowej floty w umowie o pracę lub aneksie.
Firma powinna zdecydować, kto może jeździć bez ograniczeń, a kto tylko warunkowo. Dla kogo auto jest bonusem, a kto musi płacić za prywatne użytkowanie i ile.
Jeszcze większym problemem jest wydanie zgody na wakacyjny wyjazd. Liczba przejechanych wtedy kilometrów jest zazwyczaj dość znaczna, a czas użytkowania flotowego auta dłuższy. W efekcie częściej trzeba robić przeglądy, naprawy, wymieniać opony. Większe jest również ryzyko szkód komunikacyjnych.
Regulując zakres wykorzystywania samochodów po godzinach pracy, zarządzający flotą może wprowadzić cezurę czasową, która określa, że od godz. 18.00 w piątek do rozpoczęcia pracy w poniedziałek lub w trakcie urlopu nie wolno korzystać z firmowej karty paliwowej. Może również wymagać parkowania tylko w strzeżonych miejscach (konieczne ksero opłaty parkingowej) oraz ustalić, że użytkownik bierze na siebie część kosztów eksploatacyjnych.
To, w jakim zakresie auto będzie narzędziem, a w jakim będzie również bonusem, zależy od polityki kadrowej firmy oraz pozycji pracownika w hierarchii zawodowej w danej firmie. Pracownicy wyższego szczebla zazwyczaj korzystają z aut służbowych bez większych ograniczeń, ale np. przedstawiciele handlowi muszą za paliwo, materiały eksploatacyjne płacić sami.
Odpowiedzialność za szkody
Firma powinna precyzyjnie określić, w jakim zakresie pracownik korzystający ze służbowego samochodu będzie obciążony za szkody powstałe z jego winy. Takie zapisy powinny się znaleźć w umowie o pracę. Pracodawca może chcieć obciążyć pracownika opłatami za naprawę uszkodzeń, które powstały ewidentnie z jego winy, np. zniszczenie opon czy zderzaka przez nieostrożne wjeżdżanie na wysoki krawężnik albo uszkodzenie silnika przez tankowanie nieodpowiedniego paliwa.
Jazda za granicę
Wyjazd służbowym autem poza Polskę wymaga zgody właściciela pojazdu. Wydaje ją albo upoważniona do tego osoba w firmie, albo leasingodawca, jeśli samochód jest leasingowany.
Upoważnienie to powinno być wystawione na konkretnego pracownika, zawierać imię, nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu osobistego. Dokument musi być wystawiony w dwóch językach – polskim i angielskim. Niektóre kraje dodatkowo wymagają notarialnego poświadczenia upoważnienia przetłumaczonego przez tłumacza przysięgłego. Bardzo ważną kwestią jest sprawdzenie zakresu terytorialnego ubezpieczenia AC oraz odpowiednich wyłączeń, np. od kradzieży. Nie wolno „wypuścić” firmowego samochodu bez assistance, ponieważ ściągnięcie do kraju uszkodzonego pojazdu jest kłopotliwe i drogie, a naprawy zagraniczne mogą być bardzo drogie. Trzeba też dokładnie sprawdzić, co takie ubezpieczenie zawiera. Usługi w ramach assistance mogą być różne – od naprawy pojazdu na miejscu zdarzenia, przez holowanie do najbliższego warsztatu, powrót do domu, aż do kontynuacji podróży autem zastępczym. Kolejne ubezpieczenie, w które trzeba wyposażyć pracownika, to tzw. Zielona Karta, czyli ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w ruchu zagranicznym. Obowiązuje ona nadal w wielu krajach, m.in. w Albanii, Rumunii, Bułgarii, na Białorusi, Ukrainie czy w Turcji.