Gdy do rozmów służbowych zasiadamy przy biurku, sprawa jest prosta - gospodarz siedzi za biurkiem, gość lub goście - przed nim. Trudności pojawiają się, gdy jest to stół konferencyjny, biesiadny czy nawet skromny stolik kawowy, a w spotkaniu biorą udział więcej niż dwie osoby.
Zacznijmy od rozmów w biurze. Tu, jeśli gospodarz podejmuje gości przy stoliku kawowym, nie ma wielkiego znaczenia porządek zajmowanych miejsc. W tak kameralnym spotkaniu zwykle biorą udział nie więcej niż dwie - cztery osoby i jedynym zaleceniem może być sugestia, by najważniejszy gość nie siedział tyłem do drzwi wejściowych do gabinetu. Z drugiej jednak strony, nie może siedzieć do nich tyłem sam gospodarz - musi pozostawić sobie możliwość szybkiego kontaktu wzrokowego z pracownikami, jeśli jakieś ważne i pilne sprawy każą im zajrzeć do szefa.
Jeśli zachowanie tych zasad jest niemożliwe, warto rozważyć małe przemeblowanie. Ostatecznie jednak, nikt nie powinien się obrazić, kiedy proponuje mu się miejsce przy służbowej kawie, w małym gronie, tyłem do drzwi. W przypadku, gdy rozmowa odbywa się przy biurku, a dostojny gość zajmuje miejsce naprzeciw gospodarza, nie ma nic złego w tym, że krzesło gościa jest zwrócone plecami do drzwi i nie trzeba tu niczego zmieniać.
Sala konferencyjna
Nierzadko rozmowy toczą się w sali konferencyjnej. Stół może być mniejszy lub większy, zwykle ma kształt prostokątny. Oto schemat takiego stołu, w którym możliwe do zajęcia miejsca zostały ponumerowane od 1 do 12:
Jak zajmować przy nim miejsca? Nie zawsze najbardziej zaszczytne miejsce jest po prawej stronie gospodarza. Zasad niezłomnych jest kilka, przy czym można je stosować w dwóch wersjach:
Klasycznie - gospodarze spotkania (szef i jego zastępca) siedzą zawsze na wprost siebie. W wersji klasycznej zajmują miejsca nr 3 i 9. Jeśli gospodarz jest jeden, zajmuje miejsce nr 3, zaś nr 9 - najważniejszy z gości.
1. Po prawej i lewej stronie gospodarza zasiadają drugie i trzecie co do ważności osoby z grona zaproszonych, przy czym miejsce po prawej stronie jest uważane za bardziej prestiżowe niż po lewej.
2. Kolejni goście zajmują odleglejsze miejsca według zasady, że im ważniejsi goście, tym bliżej są miejsc najważniejszych.
3. Gdy w spotkaniu uczestniczą mężczyźni i kobiety, partnerzy biznesowi ale nie pary, zaś spotkanie jest czysto robocze, nie mamy obowiązku usadzania gości na przemian: mężczyzna - kobieta (oczywiście, zawsze z respektowaniem hierarchii ważności).
4. Jeśli spotkanie jest przyjęciem zasiadanym, wówczas praktykuje się „wymieszanie” pań i panów, przypisując im miejsca na przemian - pan obok pani, lecz z zachowaniem zasad pierwszeństwa dla najważniejszych.
5. W przypadku przyjęć firmowych zasiadanych, w których dodatkowo uczestniczą osoby towarzyszące, jest jeszcze jedno utrudnienie: prawo do „ważniejszego” miejsca przechodzi z męża na żonę. To oznacza, że żona gościa honorowego nie może siedzieć na szarym końcu, mimo że na liście firmowych gości nie jest żadną „grubą rybą” i nie brała udziału w spotkaniu merytorycznym. W myśl obowiązujących zasad, należy jej przyznać jedno z miejsc szczególnie prestiżowych (lecz nigdy obok jej małżonka, ewentualnie vis-a-vis). To samo dotyczy, w kolejności, żon i mężów pozostałych członków delegacji, jak również żon i mężów gospodarzy.
6. Bez względu na pozostałe kryteria, jeśli na spotkaniu jest obecny tłumacz, zasiada on po lewej stronie gospodarza.
Nieco inny układ stołu jest po angielsku: tu gospodarze zajmują miejsca również naprzeciw siebie, lecz na węższych krańcach stołu - są to miejsca nr 6 i 12. Gdy gospodarz jest tylko jeden, zajmie jedno z tych miejsc, 6 lub 12, drugie przyznając najważniejszemu gościowi. Pozostałe zasady dotyczące umieszczania osób bardziej i mniej ważnych są podobne.
Zawsze pamiętamy, by goście i gospodarze byli usadowieni na zmianę - raz jeden, raz drugi. To pozwala uniknąć traktowania stołu jak barykady: po jednej stronie my, po drugiej oni. Barykady, jak wiadomo, nie sprzyjają porozumieniu, a zwykle chodzi o osiągnięcie wspólnych celów lub przynajmniej - kompromisu. Wyjątek można zrobić dla asystentki i szefa wówczas, gdy ma ona duży udział w spotkaniu, podsuwając mu odpowiednie materiały; wówczas zajmuje miejsce po jego lewej stronie.
Duże konferencje czy zebrania czasami wymuszają ustawienie stołów w kształcie litery „U”, wówczas miejsca najbardziej zaszczytne są przy stole „prezydialnym”, czyli na krótszym boku, przy czym pośrodku stołu prezydialnego zawsze siedzi gospodarz, po jego prawej stronie - najważniejszy gość lub najważniejsza na zebraniu osoba; po lewej - druga w kolejności. Następna z listy VIP-ów na kolejnym miejscu z prawej, kolejna - z lewej itd.
Co do stołów prostopadłych do prezydialnego, za najlepsze uważane są miejsca jak najbliżej stołu prezydialnego, przypisywane w kolejności według następującej zasady: zewnętrzna strona „podkowy” po prawej stronie gospodarza, zewnętrzna strona „podkowy” po lewej jego ręce, wewnętrzna strona „podkowy” po prawej ręce - wewnętrzna strona „podkowy” po lewej ręce; znowu zewnętrzna strona podkowy po prawej, zewnętrzna lewa i tak dalej, na zmianę, aż do wyczerpania listy uczestników. Wygląda to mniej więcej tak, przypisując numery osobom od najważniejszej (nr 1) do najmniej ważnej (nr 28), przy czym gospodarz jest tu oznaczony literą G:
Stół owalny traktujemy tak jak stół prostokątny - ma on krótsze i dłuższe boki, bez trudu można więc dysponować miejscami. Stół okrągły wymaga stosowania podobnych zasad, lecz jak wyznaczyć tu miejsce najważniejsze? Uznaje się za pierwsze to miejsce, które jest skierowane frontem do głównych drzwi wejściowych, lecz nigdy - z widokiem na wejście kelnerskie czy drzwi WC. Prawidłowe wyznaczenie tego miejsca pozwala na właściwe rozdysponowanie miejsc dla pozostałych uczestników spotkania.
Nie zawsze w spotkaniu uczestniczy taka sama liczba osób reprezentujących każdą ze stron. Czasami jedna strona to siedem, a druga - trzy osoby. Wtedy ważniejsze miejsca (z wyjątkiem tych tuż przy gospodarzu) odstępujemy gościom, dla „swoich” pozostawiając te uznane za mniej prestiżowe. Pozostaje do rozważenia, czy nasz wiceprezes ma zasiadać w pobliżu naszego prezesa czy też, skoro nas jest troje, a ich siedmioro, będzie siedział koło ich mało ważnych przedstawicieli, np. między stażystą i referentem. W takim przypadku kierujemy się w większym stopniu prestiżem niż gościnnością. Ustępować gościom najlepsze miejsca obok gospodarza - tak, lecz z zachowaniem zdrowego rozsądku.
Biesiada
Gdy jest to spotkanie bardzo wielu osób przy jednym stole biesiadnym, dobrze jest przy okazji wziąć pod uwagę wiek rozmówców, ściśle przestrzegając jedynie hierarchii miejsc w pobliżu gospodarzy, zaś dalej od nich sadowiąc osoby młodsze, by wszyscy mogli swobodniej rozmawiać w grupach, z interesującymi sąsiadami. Przy biesiadnym stole (lunch, kolacja), jeśli w spotkaniu uczestniczą osoby towarzyszące, staramy się nie sadzać męża obok żony; lepiej, jeśli siedzą po przeciwnych stronach stołu, lecz niekoniecznie naprzeciwko siebie.
Jakie kryteria stosować wobec ważnych osób o równych stanowiskach? Jest przecież jedno tylko miejsce po prawej ręce gospodarza. Zasady są wówczas (ale tylko wówczas) takie: gość zagraniczny ma pierwszeństwo przed krajowym; przyjezdny - przed miejscowym; starszy wiekiem - przed młodszym; kobieta - przed mężczyzną; a gdy symetria kryteriów uniemożliwia taki wybór (obaj to mężczyźni, miejscowi, w jednym wieku, na identycznych stanowiskach), wówczas bliżej gospodarza zasiada gość, z którym jest mniej zaprzyjaźniony lub (w ostateczności) którego firma jest w perspektywie słabszym, mniej liczącym się partnerem dla naszej firmy.
Jak spowodować, że wszyscy zajmą wyznaczone im miejsca? Przy grupie czterech osób łatwo jest zaprosić je, wskazując odpowiednie krzesło, zaczynając zawsze od VIP-ów. Jeśli grupa jest większa, trzeba problem rozwiązać inaczej, by uniknąć kłopotliwego i dla nas, i dla pozostałych osób, wypraszania kogoś z jednego krzesła i przesadzania go na inne. Tu przydadzą się wizytówki umieszczane na stole przed każdym miejscem. Kartonik prostokątny, złożony w kształcie odwróconej litery V, z nadrukiem widocznym zarówno od strony krzesła, jak i od strony stołu (to ułatwi rozmowy i właściwą orientację wśród większej liczby nieznanych sobie uczestników). Co do treści nadruku, poza imieniem i nazwiskiem warto umieścić stanowisko służbowe, tytuł naukowy, a w przypadku gdy w rozmowie uczestniczą przedstawiciele więcej niż dwóch firm - także nazwę firmy. Takie „stołowe” wizytówki są zazwyczaj większe niż zwykłe wizytówki, by napisy były dobrze widoczne i czytelne nawet z większej odległości - trudno przecież wymagać, żeby uczestnicy krążyli wokół stołu pochylając się, by odczytać, gdzie wyznaczono im miejsce. Najwyraźniej widocznymi elementami powinny być imię, nazwisko i stanowisko danej osoby. Niewskazane są tu jakiekolwiek ozdoby; nadruk czarny lub granatowy na białym kartonie. Można też, zamiast najprostszych, składanych kartoników, zakupić stojaczki do takich właśnie stołowych wizytówek. Przy okazji warto zadbać, by dekoracja kwiatowa stołu nie utrudniała kontaktu wzrokowego gości zajmujących przeciwległe miejsca.
W restauracji
Gdy rozmowy odbywają się przy stole restauracyjnym, a nie mamy stojaczków czy uchwytów do wizytówek, kartoniki można położyć lub postawić na talerzu czy też oprzeć o szklankę albo o serwetkę; gdy w sali konferencyjnej - stawiamy je za teczkami konferencyjnymi, przy ich krótszym boku.
Zasiadając do biznesowego posiłku, zdejmujemy swoją wizytówkę z talerza i kładziemy obok, nie zwracając już na nią uwagi. Jeśli została umieszczona w stojaczku, nie ruszamy jej wcale. W przypadku spotkania roboczego pozostawiamy ją na miejscu do końca spotkania.
Gdy przyjęcie ma charakter bufetowy (szwedzki stół), nie musimy oznaczać żadnych miejsc, ani przy wysokich stolikach barowych, ani przy stołach, zwykle wówczas okrągłych, przy których można przysiąść na czas spożycia porcji, którą nałożyliśmy sobie na talerz, by następnie, z kieliszkiem wina czy szklanką soku w dłoni krążyć wśród gości, uczestnicząc w wielu rozmowach. Jeśli ponownie skorzystamy z dań na bufecie, absolutnie nie musimy wracać z talerzykiem do miejsca, z którego już raz korzystaliśmy - wybieramy pierwsze lepsze wolne. Dosiadanie się i włączanie do rozmów jest tu jak najbardziej na miejscu.
Warto pamiętać, że znacznie gorszą gafą jest natychmiastowe poprawianie gaf uczestników niż ich pozorne niedostrzeganie. Mam na myśli choćby zajęcie cudzego miejsca (wyjąwszy konieczną, delikatną interwencję, gdy ktoś, mimo wizytówek, zajmuje jedno z miejsc dla VIP-ów), bawienie się wizytówką, sięganie po cudzą wizytówkę i analizowanie jej treści, uporczywe ustawianie jej przed talerzem, komentowanie rozkładu miejsc itp. Więcej zamieszania spowoduje „wychowawcza” interwencja niż pobłażliwość z klasą.
Wyznaczając układ miejsc przy stole, należy brać pod uwagę ważność gości, rolę gospodarza czy też gospodarzy spotkania. Pamiętać trzeba o różnicach między przyznawaniem miejsc przy takim samym stole podczas rozmów ściśle biznesowych a podczas przyjęcia zasiadanego.
Kobiety nie zawsze zasługują na specjalne względy - podczas rozmów biznesowych przy stole konferencyjnym są traktowane po partnersku, na równi z mężczyznami. Gdy przy identycznym stole zasiadamy do posiłku, sytuacja ulega zmianie, a dodatkowo może się skomplikować, jeśli dołączą do pań i panów osoby im towarzyszące, które, rzecz jasna, nie brały udziału w spotkaniu roboczym, lecz zostały zaproszone na uroczystą kolację. Dochodzi tu jeszcze czasem kryterium wieku.
W wielu kręgach (wbrew pozorom, nie tylko dyplomatycznych), przywiązujących wielką wagę do układu miejsc przy stole, uważa się, że właściwe rozmieszczenie gości to najtrudniejsza część udanego przyjęcia czy konferencji. Jak widać, nie bez powodu!
Emma Halsen