W każdej wspólnocie mieszkaniowej zarząd lub zarządca - w zależności od sposobu gospodarowania nieruchomością wspólną - nie później niż przed końcem marca musi zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali, podczas którego należy uchwalić roczny plan gospodarczy. Przy okazji ustala się wysokości opłat. Oceniana jest też praca zarządu, który składa sprawozdanie. Następnie członkowie wspólnoty podejmują uchwałę w sprawie udzielenia mu absolutorium.
Zebrania służą temu, by właściciele mieszkań i lokali użytkowych sprawdzili, jak przez ostatni rok były prowadzone sprawy ich nieruchomości wspólnej. Powinni też zdecydować o najważniejszych kwestiach określanych jako przekraczające zakres zwykłego zarządu (np. o dużych remontach, ociepleniu budynku) oraz udzielić zarządowi pełnomocnictw do zawierania niezbędnych umów. Na zebraniu może być omawiana także każda inna sprawa ważna dla wspólnoty.
REKOMENDACJA GP
Jeżeli zarząd lub zarządca nie zwoła w ciągu I kwartału każdego roku zebrania właścicieli, może je zorganizować każdy członek wspólnoty, czyli każdy właściciel mieszkania lub lokalu użytkowego. Niewykluczone, że przy okazji wspólnota powinna zmienić zarząd czy firmę zarządzającą. Na pewno warto w takiej sytuacji przejrzeć dokumenty finansowe.
Zawiadomienie na piśmie
O zebraniu zarząd lub zarządca ma obowiązek zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. W informacji trzeba podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W razie zamierzonej zmiany praw i obowiązków właścicieli konieczne jest też przedstawienie jej treści.
Poinformowanie na piśmie oznacza albo wysłanie do członków wspólnoty listów, albo np. przekazanie im odpowiednich dokumentów przez dozorcę lub pracownika firmy zarządzającej. Tam, gdzie nie ma obaw, że ktoś będzie kwestionował prawidłowość doręczenia, można wrzucić zaadresowane pisma do skrzynek. W praktyce metoda zależy od wielkości wspólnoty, jej zamożności i sposobu zarządzania. Nie jest prawidłowe zawiadamianie o zebraniu przez wywieszenie informacji na klatkach czy drzwiach budynku. Musi być ono skierowane wyraźnie do poszczególnych właścicieli, tak by nikt nie przeoczył tej informacji (art. 32 ustawy o własności lokali).
REKOMENDACJA GP
Każdemu właścicielowi lokalu, który nie został prawidłowo zawiadomiony, wolno zaskarżyć z przyczyn formalnych uchwały podjęte na zebraniu, w którym nie uczestniczył. Nie oznacza to jednak, że w razie braku innych argumentów, związanych chociażby z naruszeniem jego interesów, musi taką sprawę w sądzie wygrać.
Pełnomocnictwo
Jeżeli ktoś nie zamierza przyjść na zebranie, powinien udzielić pisemnego pełnomocnictwa do głosowania w swoim imieniu. Może wybrać innego właściciela lokalu lub kogokolwiek innego, choć z oczywistych względów osoba taka powinna orientować się w sprawach wspólnoty.
Obecność właściciela lub jego pełnomocnika nie wpływa na ważność zebrania (nie trzeba go powtarzać, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, nawet gdy przybyła znikoma liczba osób), ale ułatwia podejmowanie uchwał. Zapadają one większością głosów, którą liczy się albo według wielkości udziałów, albo metodą jeden właściciel - jeden głos, o ile wcześniej w umowie lub w uchwale tak postanowiono.
REKOMENDACJA GP
Nawet kiedy na zebraniu stawi się niewielka liczba osób, można je przeprowadzić i podjąć próbę rozstrzygnięć we wszystkich sprawach należących do porządku dziennego. Kłopot polega jedynie na tym, że uchwały częściowo przyjęte lub odrzucone trzeba poddać dodatkowemu głosowaniu, w formie indywidualnego zbierania podpisów. Wówczas wyznaczona przez zarząd lub zarządcę osoba roznosi nieobecnym na zebraniu treść uchwały i uzyskuje ich parafę w jednej z trzech rubryk - za, przeciw lub wstrzymał się od głosu. Dopiero po zsumowaniu preferencji wyrażonych w dwóch formach głosowania uzyskuje się ostateczny wynik. O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.
Co w sprawozdaniu
Członkowie wspólnoty muszą móc ocenić na zebraniu działalność zarządu i zarządcy. Dlatego wcześniej powinni zapoznać się ze sprawozdaniem za ostatni rok. Jeżeli zarządca nie został ustanowiony w akcie notarialnym (tak jak to przewiduje art. 18 u.o.w.l.), to firmuje je zarząd. Niepodpisane stanowi jedynie projekt dokumentu. Z tego powodu nie może być podstawą skwitowania, którego udziela się zarządowi. Sprawozdanie zazwyczaj zawiera część opisową, mówiącą, co zrobił zarząd i zarządca, a także finansową, czyli analizę wykonania planu gospodarczego zarządzania nieruchomością wspólną. Czasem dołączane są kopie faktur wystawianych przez dostawców mediów. I jeśli wspólnota zamiast zysków zanotowała straty, przyjęte sprawozdanie jest podstawą żądania ich pokrycia przez właścicieli lokali.
REKOMENDACJA GP
Roczne sprawozdanie może zostać wyłożone w siedzibie zarządcy. Czasem stanowi załącznik do zawiadomienia o zebraniu. Również projekt planu gospodarczego na kolejny rok niekiedy dołącza się do tej informacji, ponieważ to on jest podstawą ustalenia wysokości opłat, czyli m.in. zaliczek na pokrycie kosztów zarządu. Gdyby kwoty te miały wzrosnąć, stanowiłoby to zmianę obowiązków właścicieli. Dlatego w zawiadomieniu trzeba podać ich proponowaną wysokość.
Ewidencja księgowa
Wspólnoty mieszkaniowe nie podlegają ustawie o rachunkowości i nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie oznacza to jednak, że nie mogą prowadzić ewidencji księgowej. Sposób ustalenia zasad prowadzenia ewidencji zależy wyłącznie od uchwały członków wspólnoty.
Jak twierdzi Magdalena Michniewicz, menedżer w MDDP Finance & Accounting Solutions, wspólnoty mieszkaniowe prowadzą w praktyce księgi rachunkowe, choćby w uproszczonej formie. Taka działalność pozwala na zachowanie kontroli nad przychodami i kosztami związanymi z działalnością statutową.
Warto natomiast zwrócić uwagę na art. 29 ustawy o własności lokali. Zgodnie z nim zarząd lub zarządca musi prowadzić dla nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
Ekspert przypomina, że na corocznym zebraniu wspólnoty członkowie zatwierdzają prócz planu gospodarczego inwestycje zaplanowane przez zarząd. Plan uwzględnia także przychody, które mogą zasilać konto wspólnoty z tytułu udostępniania np. dachu na cele reklamowe.
REKOMENDACJA GP
Każdy właściciel nieruchomości ma prawo wglądu do dokumentów dotyczących działalności wspólnoty i zarządzania nieruchomością.
Absolutorium dla zarządu
Sposób prowadzenia zebrania nie został uregulowany w ustawie. Niemniej zawsze potrzebny jest przewodniczący. Może nim być dowolna osoba - ktoś z zarządu, jeden z właścicieli niezaangażowanych w prowadzenie spraw wspólnoty albo pracownik firmy zarządzającej. Zebranie powinno być protokołowane. Może to czynić dowolna osoba, ale kiedy zaplanowano zmianę sposobu zarządzania nieruchomością wspólną, ustanowionego pierwotnie w akcie notarialnym, to przynajmniej uchwałę w tej sprawie musi zaprotokołować notariusz (dokument będzie podstawą wpisu do księgi wieczystej).
Zebranie udziela zarządowi absolutorium. Jest to wyraz akceptacji dla finansowej działalności organu wykonawczego wspólnoty. Wiąże się z zatwierdzeniem bądź odmową zatwierdzenia rocznego sprawozdania.
Jednak nawet przyjęcie sprawozdania nie musi skutkować udzieleniem absolutorium. Jednocześnie samo nieudzielenie skwitowania nie powoduje automatycznie odwołania członków zarządu z funkcji. Żeby wymienić cały zarząd lub poszczególnych jego członków, właściciele lokali muszą podjąć stosowne uchwały (odwołującą i powołującą nowe osoby). Bez względu na to, czy zarząd uzyskał absolutorium czy nie, jego członkowie odpowiadają na zasadach kodeksu cywilnego, jeżeli wyrządzili wspólnocie szkodę.
REKOMENDACJA GP
Do zarządu wolno powołać nawet jedną osobę. Gdyby zarząd nie został powołany, np. dlatego że członkowie wspólnoty nie chcą ze sobą współpracować, to każdy właściciel może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd.
Skarżenie uchwały
Jeżeli członek nie zgadza się z uchwałą, może zaskarżyć ją do sądu. Musi przy tym wykazać, że jest niezgodna z prawem albo z umową. Dobrym argumentem jest też, że narusza zasady zarządzania nieruchomością. Wolno również dowodzić, że w inny sposób zagraża interesom właściciela lokalu. Takie powództwo musi być wytoczone w ciągu sześciu tygodni od podjęcia uchwały albo od powiadomienia zainteresowanego o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.
REKOMENDACJA GP
Zaskarżona uchwała jest wykonywana, chyba że sąd postanowi inaczej do czasu zakończenia sprawy.
30 marca
upływa termin zwoływania zebrań wspólnot mieszkaniowych
Doroczne zebrania wspólnot mieszkaniowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
DOBROMIŁA NIEDZIELSKA-JAKUBCZYK
dobromila.niedzielska@infor.pl
WSPÓŁPRACA AGNIESZKA POKOJSKA