Na razie to dobrowolne, ale już w przyszłym roku stanie się obowiązkiem. Żaden przedsiębiorca już nie ucieknie przed e-fakturowaniem. Czemu służą te zmiany? Z jednej strony e-faktury mają ułatwić prowadzenie firmy - przyspieszyć obieg dokumentów i skrócić czas rozliczeń. Z drugiej – dają fiskusowi wgląd w każdą transakcję niemal w czasie rzeczywistym, co ma ograniczyć wyłudzenia VAT i zmniejszyć lukę podatkową.
- Nowy porządek w fakturowaniu
- E-faktura po nowemu – kto i kiedy?
- „To rozsądny krok” – mówi ekspert
- Test systemu przed wielkim startem
- E-faktury pod lupą skarbówki
- Rok na przyzwyczajenie
- Nie warto czekać do ostatniej chwili
- Rewolucja cyfrowa bez odwrotu
Nowy porządek w fakturowaniu
Dziś przedsiębiorca wystawia fakturę, wysyła ją kontrahentowi i archiwizuje dokument – na wypadek kontroli. W przyszłym roku ten model przejdzie do historii. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ( KSeF) zmieni wszystko. Nie będzie już prywatnego obiegu papierowych kopii ani dowolnych formatów. Wszystko przejdzie przez jeden kanał – cyfrowy, urzędowy i kontrolowany.
E-faktura po nowemu – kto i kiedy?
Rząd zdecydował, że obowiązek e-fakturowania wejdzie etapami. Najwięksi przedsiębiorcy ruszą z KSeF już w lutym 2026 roku, a dwa miesiące później – w kwietniu – system obejmie wszystkich. Jedyny wyjątek dotyczy mikrofirm, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Te zyskają jeszcze kilka miesięcy oddechu: do końca 2026 roku będą mogły wystawiać faktury tradycyjnie.
„To rozsądny krok” – mówi ekspert
Dla najmniejszych firm to dobra wiadomość. - To rozsądne przesunięcie, które daje czas na spokojne wdrożenie nowych rozwiązań i testy systemu – uważa Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Ekspert zwraca jednak uwagę, że nawet jeśli drobni przedsiębiorcy nie będą jeszcze wystawiać faktur przez KSeF, to i tak będą je otrzymywać od swoich kontrahentów, zwłaszcza większych firm.
- To oznacza konieczność wcześniejszego przygotowania się do odbioru faktur kosztowych przez system. Część dokumentów trafi bowiem przez KSeF, a część tradycyjnie, co może utrudniać codzienną organizację pracy – podkreśla Juszczyk.
Test systemu przed wielkim startem
Zdaniem ekspertów, im wcześniej przedsiębiorcy zaczną korzystać z systemu, tym lepiej. „Oczywiście będzie możliwość generowania wizualizacji faktur, ale pytanie brzmi: czy np. na stacji benzynowej klient będzie musiał czekać, aż system nada numer dokumentowi? W praktyce wielu przedsiębiorców zdecyduje się wcześniej dobrowolnie korzystać z KSeF, by uniknąć chaosu w dniu wejścia obowiązku – dodaje Juszczyk.
E-faktury pod lupą skarbówki
Wprowadzenie KSeF oznacza, że każda faktura trafi bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Jak przypomina money.pl, fiskus zyska w ten sposób pełny, zdalny wgląd w dokumenty firm.
To dobra wiadomość dla państwa, ale niekoniecznie dla podatników. Bo wraz z nowym narzędziem pojawiają się też nowe kary. Za błędne dane lub brak faktury w systemie przedsiębiorcy mogą zapłacić nawet 100 proc. wartości podatku z dokumentu lub 18,7 proc. całej kwoty faktury.
„KSeF nie wie, czy kwoty na fakturach są prawidłowe – system tylko je rejestruje” – mówił w rozmowie z serwisem Tomasz Spłuszka z OpenText. Eksperci ostrzegają, że w pierwszym okresie działania system może stać się „maszynką do zarabiania pieniędzy” dla Krajowej Administracji Skarbowej, a najbardziej narażeni będą ci, którzy faktycznie faktury wystawiają.
Rok na przyzwyczajenie
Jest jednak i światełko w tunelu. W 2026 roku kary nie będą jeszcze nakładane – fiskus ma dać przedsiębiorcom czas na oswojenie się z nowym obowiązkiem.
„To ulga tylko pozorna” – mówi Juszczyk. – „Nie wiadomo wciąż, jak będą wyglądały faktury dla konsumentów. W handlu detalicznym czy e-commerce brakuje jasnych wytycznych i narzędzi do sprawnej obsługi sprzedaży B2C w nowym modelu”.
Nie warto czekać do ostatniej chwili
Eksperci apelują: nie warto czekać do ostatniej chwili. „KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Przedsiębiorcy już dziś powinni rozpocząć testowanie systemu, by uniknąć stresu i chaosu w momencie, gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe” – podkreśla Juszczyk z inFakt.
Z badań przeprowadzonych przez firmę inFakt pod koniec 2024 roku wynika, że jedynie 42 proc. przedsiębiorców w ogóle słyszało o KSeF, a tylko 11 proc. z nich wdrożyło jakiekolwiek rozwiązania.
„To jasno pokazuje, że poziom świadomości wciąż jest niski, a obowiązek korzystania z KSeF czai się tuż za rogiem” – dodaje ekspert.
Rewolucja cyfrowa bez odwrotu
E-faktury mają być remedium na lukę VAT i biurokratyczny chaos. Ale jak każda rewolucja – wymagają czasu, adaptacji i zmiany myślenia. Dla jednych to krok w stronę nowoczesności, dla innych – kolejna forma kontroli. Jedno jest pewne: w 2026 roku fiskus zobaczy wszystko.