Listy polecone zawierające dane osobowe – rozliczenia, hasła dostępu, PIN-y, wyniki badań czy poufne dane klientów – podlegają tym samym przepisom, co dane przetwarzane cyfrowo. Reguluje to kilka aktów prawnych, z których głównym jest RODO (Rozporządzenie UE), ale także krajowe ustawy i przepisy szczegółowe.
- Przesyłki pod kontrolą – jak chronić dane w fizycznej korespondencji
- Nowoczesne technologie, które chronią fizyczne dane
W czasach coraz częstszych wycieków danych oraz zaostrzających się regulacji dotyczących ich ochrony, firmy nie mogą już pozwolić sobie na niedopatrzenia – także w sferze fizycznej korespondencji. Specjalistyczne technologie zabezpieczające dane w przesyłkach papierowych, takie jak druki utajnione, pressure sealer czy scratch code, stają się nieodzownym elementem profesjonalnej obsługi klienta.
To jednocześnie warunek konieczny do tego, by listy z wrażliwymi informacjami były zgodne z przepisami np. RODO. Administratorem danych w zakresie niezbędnym do doręczenia przesyłki jest operator pocztowy, procedury bezpieczeństwa obejmują jednak nie tylko wysyłkę. To także druk i konfekcjonowanie korespondencji, dlatego tak ważna jest ścisła współpraca między tym, kto przesyłki doręcza i tym, kto je produkuje.
Przesyłki pod kontrolą – jak chronić dane w fizycznej korespondencji
Jak chroni się dziś poufne dane w tradycyjnej korespondencji papierowej? Wyjaśniają eksperci z rynku pocztowego.
Większość firm w Polsce skupia się na zabezpieczeniu danych w systemach informatycznych, co wcale nie dziwi, bo według Urzędu Ochrony Danych Osobowych w 2023 roku administratorzy zgłosili 7 tys. naruszeń. Choć skala ta w przypadku korespondencji fizycznej jest mniejsza, zdarzają się przypadki zagubionych przesyłek lub listów doręczonych do niewłaściwego odbiorcy.
– Firmy coraz częściej rozumieją, że bezpieczeństwo danych jest konieczne na każdym etapie doręczenia przesyłki, począwszy od produkcji specjalistycznych dokumentów utajnionych i konfekcjonowanie, po odpowiednie zabezpieczenie poufnych danych, przygotowanie do wysyłki i doręczenie do rąk własnych adresata – podkreśla Janusz Konopka prezes zarządu Speedmail.
– Każdy dokument papierowy, zawierający dane osobowe, powinien być traktowany z pełnym reżimem bezpieczeństwa. Dlatego tak ważne jest stosowanie rozwiązań wymagających zachowania wysokiego stopnia poufności, żeby uchronić dane wrażliwe przed ewentualnym ryzykiem ich ujawnienia – dodaje ekspert.
Nowoczesne technologie, które chronią fizyczne dane
Należy pamiętać, że papierowa korespondencja również może naruszać RODO. W odpowiedzi na te oraz wiele innych potrzeb, na rynku dostępne są zaawansowane techniki druku i zabezpieczania przesyłek, które znacząco podnoszą poziom ochrony informacji.
Przykładem takich zabezpieczeń są produkty z etykietami scratch code i code 09 służące do przekazywania zastrzeżonych kodów.
Poufne dane, takie jak np. kod PIN, nanoszone są na specjalną etykietę i zabezpieczone warstwą ochronną. Informację można odczytać dopiero po zdrapaniu (scratch code) lub rozciągnięciu (code 09) etykiety.
Innym skutecznym rozwiązaniem są popularne koperty PIN-owe i płacowe – druki utajnione ze składanki komputerowej, zabezpieczające treść przed odczytem bez naruszenia dokumentu. Alternatywą są druki typu pressure sealer – pojedyncze arkusze A4 lub składanki perforowane i pokryte specjalnym klejem aktywowanym naciskiem. Po zadrukowaniu i złożeniu na maszynie, tworzą one zaklejoną „kopertę” z ukrytą zawartością.
– Takie rozwiązania technologiczne powszechnie wykorzystujemy w korespondencji produkowanej dla części naszych klientów, m.in. banków czy ubezpieczycieli, a zatem w przesyłkach, które najczęściej zawierają poufne dane. Zastosowanie utajnionych technik w korespondencji przynosi firmom wymierne korzyści. Ogranicza ryzyko naruszeń i kar administracyjnych w pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych – wyjaśnia Maciej Frukacz prezes zarządu EDC Expert Direct Communication.
– Dbanie o zaufanie klientów i kompleksowe podejście do ochrony ich danych poufnych to dla nas priorytet w codziennej pracy – dodaje ekspert.
Połączenie rozwiązań technologicznych i zaawansowanych systemów druku zabezpieczonego – z doświadczeniem w logistyce, personalizacji i masowej dystrybucji przesyłek sprawia, że usługi mają charakter kompleksowy.
Pozwala to tworzyć rozwiązania „end-to-end”, obejmujące każdy etap procesu komunikacji papierowej – od zlecenia w formie cyfrowej, przez druk, odpowiednie kopertowanie i zabezpieczanie informacji, aż po fizyczną dystrybucję dokumentów przez operatora pocztowego do odbiorców końcowych.