Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym?

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
rozwiń więcej
Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym? / Fotolia
Podpisywanie umowy z biurem rachunkowym to dla wielu przedsiębiorców bardzo stresujące zadanie. Na co zwrócić w niej uwagę? Jak czytać taki dokument, skoro o księgowości przedsiębiorca najczęściej wie bardzo mało? Jakie elementy może zapisać w umowie biuro rachunkowe i co koniecznie powinno się w niej znaleźć?

Autopromocja

Poza precyzyjną komparycją umowy (oznaczeniem stron) ta prawidłowa i bezpieczna dla przedsiębiorcy zawarta z biurem rachunkowym powinna zawierać:

Termin obowiązywania umowy

Umowa może być zawarta na czas określony bądź nieokreślony. Przy umowie na czas określony warto zwrócić uwagę, czy zawiera ona możliwość jej wypowiedzenia (i na jakich warunkach).

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym

Warunki wypowiedzenia umowy

Najczęściej dotyczą okresu wypowiedzenia oraz warunku zwrotów wszelkich dokumentów. Jeśli biuro rachunkowe prowadziło dla nas archiwum nie tylko papierowe, ale również elektroniczne, warto zadbać w umowie o zapis pozwalający na pobranie także elektronicznej formy dokumentów. Może to być usługa bezpłatna lub świadczona przez biura za dodatkową opłatą. Warto również zwrócić uwagę na zapis, który nakłada karę na biuro rachunkowe, jeśli nie wywiąże się ono z przekazania dokumentacji – chroni to interesy przedsiębiorcy.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy

Niezwykle ważne jest przedstawienie przez biuro rachunkowe oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia OC. Takie ubezpieczenie pozwala na zabezpieczenie ewentualnych kar wynikłych z błędów w zaksięgowaniu dokumentów.

Zobowiązanie biura do prowadzenia i przechowywania konkretnych dokumentów przedsiębiorcy

W zależności od tego, w jakiej formie prowadzone będzie archiwum, biuro może przechowywać dokumenty analogowo bądź elektronicznie. W tym drugim przypadku sama kwestia ich archiwizacji i przechowywania jest znacznie łatwiejsza, ale w umowie powinny być zapisane określone warunki tego przechowywania.

Franciszek Wala, prezes SKwP: Nie ma ujemnych skutków deregulacji


Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Przy wyborze biura warto zwrócić uwagę na to czy udostępnia swoim klientom dokumenty online. Umożliwia to platforma do komunikacji Saldeo, dzięki której klient może przesyłać elektronicznie dokumenty do biura oraz mieć dostęp do archiwalnych dokumentów 24h/dobę. Możliwe jest również otrzymywanie rozliczeń księgowych w wersji elektronicznej.

Wysokość wynagrodzenia przysługującego biuru rachunkowemu

W tym przypadku warto zwrócić uwagę na to, jaki zakres usług świadczony jest w ramach ustalonego wynagrodzenia. Opłata może być uzależniona od ilości dostarczanych co miesiąc dokumentów, ilości zatrudnionych pracowników, reprezentacji przez urzędami itp. Dobrze jest również ustalić co stanie się, gdy ustalone limity zostaną przekroczone oraz czy opłata zwiększy się, gdy np. dokumenty dotrą do biura z opóźnieniem. Warto też wziąć pod uwagę sposób działania w przypadku zawieszenia wykonywania działalności – zwłaszcza przez przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes sezonowo.

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

Określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów

Choć często przy podpisywaniu umowy nie zakładamy, że nasza współpraca skończy się na wokandzie, to warto wziąć to również pod uwagę.  Co do zasady, w sprawach ze sporów wynikających z umowy wytaczane są one w miejscu wykonywania umowy (czyli tam, gdzie biuro rachunkowe ma siedzibę), ale można w niej ustalić wyznaczenie innego sądu właściwego, np. miejsca siedziby Powoda. Wówczas miejsce rozstrzygnięcia sporu zależeć będzie od strony, która dochodzi swych praw.

Autor: SaldeoSMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Biura rachunkowe
​Błędy księgowości, które mogą kosztować Cię więcej, niż myślisz. Jak ich uniknąć​?
28 kwi 2025

Prowadzenie księgowości to jedno z najważniejszych zadań w każdej firmie. Niestety, nawet drobne pomyłki mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane w księgowości oraz sposoby ich unikania.​

Webinar: Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci? + certyfikat gwarantowany
10 kwi 2025

Praktyczny webinar „Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci?” poprowadzi Radosław Kowalski, doradca podatkowy i doświadczony szkoleniowiec. Ekspert przeprowadzi uczestników przez proces windykacji w biurze rachunkowym, wskaże, jak ograniczyć ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami oraz omówi skuteczne strategie dochodzenia należności. Każdy z uczestników szkolenia otrzyma imienny certyfikat, roczny dostęp do retransmisji wydarzenia oraz materiały dodatkowe.

Etyka w zawodzie księgowego. Dlaczego jest taka ważna?
02 kwi 2025

Etyka w zawodzie księgowego, to nie tylko zestaw zasad do przestrzegania, ale także fundament, na którym opiera się zaufanie i profesjonalizm całej branży. Księgowi, którzy działają etycznie, nie tylko chronią interesy swoich klientów, ale także przyczyniają się do stabilności i przejrzystości systemu finansowego jako całości.

Za brak wdrożenia KSeF odpowie przedsiębiorca a nie księgowy. A ponad 65% MŚP w Polsce nawet nie wie o co chodzi
31 mar 2025

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.

Jakich wartości dodanych często nie doceniają klienci biur rachunkowych?
02 kwi 2025

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie każda minuta ma znaczenie, biura rachunkowe oferują swoim klientom znacznie więcej niż tylko tradycyjne usługi księgowe. Niestety, wielu przedsiębiorców nie jest świadomych wszystkich wartości dodanych oferowanych przez Biura, szczególnie tych niemierzalnych jak doświadczenie, odpowiedzialność czy zaufanie. Wartości, które mogą znacznie ułatwić życie i przyspieszyć rozwój ich firm. Wartości, które potrafią przekształcić codzienną rutynę firmy w coś znacznie bardziej komfortowego i efektywnego, W tym artykule przyjrzymy się temu, o czym często nie wiedzą i czego najczęściej nie doceniają klienci biur rachunkowych.

Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe dla swojego biznesu? 10 czynności do wykonania
22 sty 2025

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to jedno z najważniejszych zadań dla każdego przedsiębiorcy. W końcu dobra księgowość to nie tylko porządek w dokumentach, ale także bezpieczeństwo finansowe i możliwość efektywnego planowania przyszłości.

Nowy INFORLEX, czyli fachowa wiedza i nowoczesna funkcjonalność
10 gru 2024

INFOR prezentuje najnowszą odsłonę INFORLEX, fachowej bazy wiedzy dla specjalistów z firm i biur rachunkowych oraz sektora publicznego. Autorzy postawili na nowoczesny design, intuicyjną obsługę i pomocne dla użytkowników funkcjonalności.

AI (sztuczna inteligencja) już teraz automatyzuje branżę księgową. Jak?
01 paź 2024

Dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji (AI) ma bardzo duży wpływ również na księgowość. Automatyzacja procesów finansowych staje się nieodzownym elementem zarówno w biurach księgowych, jak i w samych firmach będących ich klientami, niezależnie od wielkości. Dzięki AI możliwe stało się nie tylko zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale również wsparcie księgowych w bardziej zaawansowanych analizach, redukcja błędów oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych 2024: Kluczowe Wydarzenie Branży Księgowej w Targach Kielce
03 wrz 2024

Już po raz piaty Targi Kielce będą gospodarzem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, jednego z najważniejszych spotkań dla branży księgowej w Polsce. Wydarzenie trwające od 26 do 27 września co roku przyciąga właścicieli biur rachunkowych, doradców podatkowych, księgowych i ekspertów, którzy mają okazję uczestniczyć w prelekcjach, panelach dyskusyjnych i warsztatach poświęconych najnowszym wyzwaniom branży.

Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym od 25 września 2024 r. Nowe procedury i obowiązki bez względu na liczbę pracowników?
24 wrz 2024

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.(Dz.U. z 2024 r., poz. 928) zacznie obowiązywać już 25 września tego roku. Biura rachunkowe i inne podmioty, których dotyczy ustawa mają więc niewiele czasu na zapoznanie się z przepisami i wdrożenie wynikających z nich procedur. Co koniecznie trzeba wiedzieć?

pokaż więcej
Proszę czekać...