Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym

Przed podpisaniem umowy pan Bartłomiej powinien możliwie dokładnie i wszechstronnie zbadać biuro rachunkowe, z którym zamierza rozpocząć współpracę. Przede wszystkim sprawdzić legalność działania biura, czyli poprosić o jego dokumenty rejestracyjne. Następnie dowiedzieć się, czy zatrudnia ono dobrych specjalistów, przykładowo – posiadających certyfikat księgowy.

Wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jeżeli natomiast biuro twierdzi, że zatrudnia doradców podatkowych, to taką informację można zweryfikować w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych.

Jednak przedsiębiorcy szukający biura rachunkowego muszą pamiętać, że 10 sierpnia 2014 r. weszły w życie przepisy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych. Wprowadziły dereglamentację usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że czynności te może wykonywać każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był karany za ściśle określony katalog przestępstw, czyli m.in. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi czy za przestępstwo skarbowe.

Osoba taka musi także posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest zatem wymagane posiadanie żadnych uprawnień. Jednak osoby posiadające certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie dotychczasowych przepisów, mogą się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych.

Przed podpisaniem umowy warto jeszcze zorientować się, jaką opinią cieszy się biuro rachunkowe. Należy też upewnić się, jakie ma doświadczenie, w tym jak długo działa na rynku. Koniecznie trzeba odwiedzić siedzibę biura rachunkowego, a w rozmowie z jego przedstawicielami można też zapytać, czy wykorzystują oni przy obsłudze swoich klientów przedsiębiorców licencjonowane programy księgowe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Uzyskanie tych wszystkich informacji pozwoli na wyrobienie sobie opinii o konkretnym biurze rachunkowym. Jeżeli będzie pozytywna, to przedsiębiorca musi zawrzeć z biurem pisemną umowę o świadczenie usług.

Większość biur dysponuje własnym wzorem umowy. Stanowi ona zazwyczaj punkt wyjścia do zredagowania jej zapisów tak, aby jak najlepiej odpowiadały indywidualnym potrzebom przedsiębiorcy – przyszłego klienta biura rachunkowego.

Zatem w pierwszej kolejności należy dokładnie określić strony umowy. Ich dane muszą być bardzo precyzyjne. Może to mieć bowiem znaczenie w przypadku ewentualnych sporów. Dalej trzeba ustalić, co jest przedmiotem umowy. Przykładowo, biuro rachunkowe zobowiązuje się do prowadzenia i przechowywania ewidencji podatkowej, sporządzania deklaracji PIT, a także deklaracji dla ZUS w sposób staranny i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podstawą do wykonywania tych czynności będą dokumenty i informacje dostarczane przez przedsiębiorcę. W jego interesie będzie zatem, aby później dostarczał w terminie wszystkie faktury. Przedsiębiorca powinien być przygotowany, że w umowie będą wyszczególnione terminy, w jakich musi dostarczać konkretne dokumenty. Przedsiębiorca powinien dopilnować, żeby w umowie znalazł się zapis zobowiązujący biuro do zachowania w tajemnicy przekazywanych mu danych i informacji.