REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym Fot. Fotolia
Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Uruchamiam firmę, która będzie zajmowała się handlem. Jestem początkującym przedsiębiorcą i zupełnie nie znam się na prowadzeniu dokumentacji związanej z działalnością gospodarczą. Zamierzam więc prowadzenie rozliczeń podatkowych, sporządzanie deklaracji dla ZUS oraz wypełnianie innych obowiązków powierzyć biuru rachunkowemu. Chciałbym oczywiście, żeby dokumentacją mojej firmy zajmowało się solidne i odpowiedzialne biuro. W jaki sposób mogę się upewnić, że wybrałem rzeczywiście dobre, i jaką powinienem podpisać z nim umowę – pyta pan Bartłomiej.

Przed podpisaniem umowy pan Bartłomiej powinien możliwie dokładnie i wszechstronnie zbadać biuro rachunkowe, z którym zamierza rozpocząć współpracę. Przede wszystkim sprawdzić legalność działania biura, czyli poprosić o jego dokumenty rejestracyjne. Następnie dowiedzieć się, czy zatrudnia ono dobrych specjalistów, przykładowo – posiadających certyfikat księgowy.

REKLAMA

REKLAMA

Wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jeżeli natomiast biuro twierdzi, że zatrudnia doradców podatkowych, to taką informację można zweryfikować w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych.

Jednak przedsiębiorcy szukający biura rachunkowego muszą pamiętać, że 10 sierpnia 2014 r. weszły w życie przepisy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych. Wprowadziły dereglamentację usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że czynności te może wykonywać każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był karany za ściśle określony katalog przestępstw, czyli m.in. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi czy za przestępstwo skarbowe.

Osoba taka musi także posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest zatem wymagane posiadanie żadnych uprawnień. Jednak osoby posiadające certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie dotychczasowych przepisów, mogą się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych.

Przed podpisaniem umowy warto jeszcze zorientować się, jaką opinią cieszy się biuro rachunkowe. Należy też upewnić się, jakie ma doświadczenie, w tym jak długo działa na rynku. Koniecznie trzeba odwiedzić siedzibę biura rachunkowego, a w rozmowie z jego przedstawicielami można też zapytać, czy wykorzystują oni przy obsłudze swoich klientów przedsiębiorców licencjonowane programy księgowe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Uzyskanie tych wszystkich informacji pozwoli na wyrobienie sobie opinii o konkretnym biurze rachunkowym. Jeżeli będzie pozytywna, to przedsiębiorca musi zawrzeć z biurem pisemną umowę o świadczenie usług.

Większość biur dysponuje własnym wzorem umowy. Stanowi ona zazwyczaj punkt wyjścia do zredagowania jej zapisów tak, aby jak najlepiej odpowiadały indywidualnym potrzebom przedsiębiorcy – przyszłego klienta biura rachunkowego.

Zatem w pierwszej kolejności należy dokładnie określić strony umowy. Ich dane muszą być bardzo precyzyjne. Może to mieć bowiem znaczenie w przypadku ewentualnych sporów. Dalej trzeba ustalić, co jest przedmiotem umowy. Przykładowo, biuro rachunkowe zobowiązuje się do prowadzenia i przechowywania ewidencji podatkowej, sporządzania deklaracji PIT, a także deklaracji dla ZUS w sposób staranny i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podstawą do wykonywania tych czynności będą dokumenty i informacje dostarczane przez przedsiębiorcę. W jego interesie będzie zatem, aby później dostarczał w terminie wszystkie faktury. Przedsiębiorca powinien być przygotowany, że w umowie będą wyszczególnione terminy, w jakich musi dostarczać konkretne dokumenty. Przedsiębiorca powinien dopilnować, żeby w umowie znalazł się zapis zobowiązujący biuro do zachowania w tajemnicy przekazywanych mu danych i informacji.

Czy zlecając prowadzenie rachunkowości biuru rachunkowemu, należy posiadać politykę rachunkowości

REKLAMA

Nieodzowną częścią umowy jest wysokość wynagrodzenia biura za wykonywaną pracę. Określany jest też termin, w którym co miesiąc przedsiębiorca powinien dokonywać płatności. Niekiedy umowy przewidują podwyższenie wynagrodzenia, jeżeli przedsiębiorca będzie dostarczał z opóźnieniem dokumenty służące do rozliczeń.

Umowy zawierają też zapis określający, w jakich przypadkach każda ze stron może zażądać zmiany postanowień umowy, przykładowo – na skutek znaczącej zmiany zakresu działalności przez klienta przedsiębiorcę. Pan Bartłomiej powinien też zwrócić uwagę, żeby w umowie był zapis, w którym biuro rachunkowe zobowiąże się do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe m.in. z niewłaściwego wykonania wziętych na siebie zobowiązań. Biuro powinno też oświadczyć, że ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

Przedsiębiorca może udzielić przedstawicielowi biura rachunkowego pełnomocnictwa do reprezentowania go – przykładowo – przed organami podatkowymi.

W umowie trzeba określić termin jej obowiązywania. Może być ona zawarta na czas nieokreślony lub też określony. Ważnymi postanowieniami są warunki wypowiedzenia umowy (przykładowo – z zachowaniem trzymiesięcznego terminu) oraz termin i warunki zwrotu wszelkich dokumentów w przypadku wypowiedzenia umowy.

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

Jak wspomnieliśmy, nie można wykluczyć, że między stronami mogą powstać spory. Dlatego umowa musi określać sąd właściwy do rozstrzygania takich ewentualnych sporów.

Umowę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Umowa powinna zawierać

● precyzyjne dane stron, czyli biura rachunkowego i przedsiębiorcy – klienta,

● zobowiązanie biura do prowadzenia i przechowywania konkretnych dokumentów przedsiębiorcy,

● zobowiązanie biura do zachowania w tajemnicy otrzymywanych informacji,

● wysokość wynagrodzenia przysługującego biuru rachunkowemu,

● przypadki, w których każda ze stron może zażądać zmiany postanowień umowy,

● zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy,

● termin obowiązywania umowy,

● warunki jej wypowiedzenia,

● określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna:

Art. 76a ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (Dz.U. poz. 768). Par. 1–6 rozporządzenia ministra finansów z 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 234, poz. 1576).

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Najnowocześniejsze narzędzia i mnóstwo fachowej wiedzy już 26-27 października podczas Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych!

    Dwa dni szkoleń, warsztatów i porad ekspertów oraz praktyków z zakresu rachunkowości i księgowości czeka wszystkich odwiedzających czwartą edycję MKBR w Targach Kielce. Nie zabraknie tematów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur oraz prezentacji najnowszego oprogramowania wykorzystywanego w biurach rachunkowo-księgowych. Patronem medialnym Kongresu jest Infor.

    Siedziba biura rachunkowego. Jak wybrać, jak urządzić, co jest ważne? Własny lokal czy wynajęty?

    Otwierając biuro rachunkowe ponad ćwierć wieku temu nie zastanawiałam się wcale nad jego umiejscowieniem. Wyszłam z założenia, że przedsiębiorcy w zasadzie pracują i mieszkają wszędzie, więc zawsze komuś będzie blisko. To były czasy wyłącznie pracy stacjonarnej z papierowymi dokumentami, nikt nawet nie pomyślał, że może być inaczej. 

    Jakie błędy księgowi popełniają najczęściej? Czy można się od nich ubezpieczyć?

    Błędy kosztują księgowych coraz więcej – od 1 lipca 2023 r. maksymalna grzywna za wykroczenia skarbowa wzrosła do 72 tys. zł. Grzywny i mandaty karne nie zamykają listy finansowych konsekwencji pomyłek w pracy – zaliczają się do nich również m.in. roszczenia klientów i koszty postępowań karnych, karno-skarbowych i administracyjnych. Do najczęstszych błędów pracowników i właścicieli biur rachunkowych należą m.in. utrata dofinansowania z PFRON oraz uchybienia w zgłoszeniach VAT i rocznych deklaracjach PIT – podaje Leadenhall Insurance. Finansową odpowiedzialność za błędy i uchybienia w obsłudze klientów może przejąć na siebie ubezpieczyciel w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej.

    Księgowa pilnie poszukiwana. Outsourcing usług księgowo-finansowych

    Znacząco wzrosła liczba firm, które poszukują księgowych i specjalistów do spraw rachunkowości. Najnowsze dane Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości wskazują, że na 50 największych portalach rekrutacyjnych w Polsce pracodawcy opublikowali 308,5 tys. nowych ofert pracy, co stanowi wzrost w stosunku do poprzedniego miesiąca o ponad 14 proc. (Dane z maja 2023. Wzrost miesiąc do miesiąca). Jeden z najwyższych wzrostów notują ogłoszenia w obszarze księgowości i specjalistów do spraw rachunkowości. Rok do roku to aż 43 proc. Nie dziwi fakt, że coraz więcej polskich firm korzysta z outsourcingu księgowego. 

    REKLAMA

    Zmiany w KSeF 2023. Co nowego dla dużych firm od 1 września?

    Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany przepisów pozwolą na przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów posiadających różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne. Eksperci z Exorigo-Upos wyjaśniają, co to oznacza dla przedsiębiorców i jak powinni w tej kwestii działać.

    Obowiązkowy KSeF od lipca 2024 r. Czy przedsiębiorcy będą mieli czas na przetestowanie systemu?

    Korzyści podatkowe, ale i sporo obaw o to, jak ten system będzie wdrażany i czy nie będzie  komplikacji więcej niż korzyści. Obowiązek e-fakturowania wchodzi w życie w lipcu 2024, a w styczniu 2025 obejmie sektor MŚP zwolniony z VAT. Zmiany są oceniane przez przedsiębiorców pozytywnie, ale nie brakuje obaw natury technicznej. 

    Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF w biurze rachunkowym

    Wdrożenie systemu KSeF w biurze rachunkowym może napotkać różne wyzwania. Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

    Chcesz być w centrum księgowości w Polsce? Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych już 26-27 października w Targach Kielce!

    Dwa dni wypełnione szkoleniami i warsztatami z praktykami z zakresu rachunkowości i księgowości. Mnóstwo fachowej wiedzy i przegląd najnowocześniejszych narzędzi wspomagających i usprawniających pracę księgowych oraz udział przedsiębiorców zainteresowanych usługami. Tak w wielkim skrócie będzie wyglądał tegoroczny Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych.

    REKLAMA

    Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca

    Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników. Jaka jest w procesie wdrażania obowiązkowego modelu KSeF rola przedsiębiorców, a jaka biur rachunkowych (księgowych)? 

    Jak skarbówka wybiera podatników do kontroli skarbowej? 90% skuteczności. Analiza ryzyka i narzędzia analityczne

    Ministerstwo Finansów informuje, że wybieranie przez organy Krajowej Administracji Skarbowej podatników (tzw. "typowanie") do kontroli skarbowych opiera się na analizie ryzyka z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych. KAS rozpoczynając kontrole dba o to, by były one precyzyjnie kierowane tam, gdzie stwierdzono ryzyko poważnych nieprawidłowości. Obecnie skuteczność tych kontroli wynosi ponad 90 procent.

    REKLAMA