Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym Fot. Fotolia
Co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym Fot. Fotolia
Fotolia
Uruchamiam firmę, która będzie zajmowała się handlem. Jestem początkującym przedsiębiorcą i zupełnie nie znam się na prowadzeniu dokumentacji związanej z działalnością gospodarczą. Zamierzam więc prowadzenie rozliczeń podatkowych, sporządzanie deklaracji dla ZUS oraz wypełnianie innych obowiązków powierzyć biuru rachunkowemu. Chciałbym oczywiście, żeby dokumentacją mojej firmy zajmowało się solidne i odpowiedzialne biuro. W jaki sposób mogę się upewnić, że wybrałem rzeczywiście dobre, i jaką powinienem podpisać z nim umowę – pyta pan Bartłomiej.

Przed podpisaniem umowy pan Bartłomiej powinien możliwie dokładnie i wszechstronnie zbadać biuro rachunkowe, z którym zamierza rozpocząć współpracę. Przede wszystkim sprawdzić legalność działania biura, czyli poprosić o jego dokumenty rejestracyjne. Następnie dowiedzieć się, czy zatrudnia ono dobrych specjalistów, przykładowo – posiadających certyfikat księgowy.

Wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy (świadectwo kwalifikacyjne) znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jeżeli natomiast biuro twierdzi, że zatrudnia doradców podatkowych, to taką informację można zweryfikować w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych.

Jednak przedsiębiorcy szukający biura rachunkowego muszą pamiętać, że 10 sierpnia 2014 r. weszły w życie przepisy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych. Wprowadziły dereglamentację usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że czynności te może wykonywać każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był karany za ściśle określony katalog przestępstw, czyli m.in. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi czy za przestępstwo skarbowe.

Osoba taka musi także posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest zatem wymagane posiadanie żadnych uprawnień. Jednak osoby posiadające certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie dotychczasowych przepisów, mogą się nimi nadal posługiwać w celu potwierdzania kwalifikacji zawodowych.

Przed podpisaniem umowy warto jeszcze zorientować się, jaką opinią cieszy się biuro rachunkowe. Należy też upewnić się, jakie ma doświadczenie, w tym jak długo działa na rynku. Koniecznie trzeba odwiedzić siedzibę biura rachunkowego, a w rozmowie z jego przedstawicielami można też zapytać, czy wykorzystują oni przy obsłudze swoich klientów przedsiębiorców licencjonowane programy księgowe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Uzyskanie tych wszystkich informacji pozwoli na wyrobienie sobie opinii o konkretnym biurze rachunkowym. Jeżeli będzie pozytywna, to przedsiębiorca musi zawrzeć z biurem pisemną umowę o świadczenie usług.

Większość biur dysponuje własnym wzorem umowy. Stanowi ona zazwyczaj punkt wyjścia do zredagowania jej zapisów tak, aby jak najlepiej odpowiadały indywidualnym potrzebom przedsiębiorcy – przyszłego klienta biura rachunkowego.

Zatem w pierwszej kolejności należy dokładnie określić strony umowy. Ich dane muszą być bardzo precyzyjne. Może to mieć bowiem znaczenie w przypadku ewentualnych sporów. Dalej trzeba ustalić, co jest przedmiotem umowy. Przykładowo, biuro rachunkowe zobowiązuje się do prowadzenia i przechowywania ewidencji podatkowej, sporządzania deklaracji PIT, a także deklaracji dla ZUS w sposób staranny i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podstawą do wykonywania tych czynności będą dokumenty i informacje dostarczane przez przedsiębiorcę. W jego interesie będzie zatem, aby później dostarczał w terminie wszystkie faktury. Przedsiębiorca powinien być przygotowany, że w umowie będą wyszczególnione terminy, w jakich musi dostarczać konkretne dokumenty. Przedsiębiorca powinien dopilnować, żeby w umowie znalazł się zapis zobowiązujący biuro do zachowania w tajemnicy przekazywanych mu danych i informacji.

Czy zlecając prowadzenie rachunkowości biuru rachunkowemu, należy posiadać politykę rachunkowości

Nieodzowną częścią umowy jest wysokość wynagrodzenia biura za wykonywaną pracę. Określany jest też termin, w którym co miesiąc przedsiębiorca powinien dokonywać płatności. Niekiedy umowy przewidują podwyższenie wynagrodzenia, jeżeli przedsiębiorca będzie dostarczał z opóźnieniem dokumenty służące do rozliczeń.

Umowy zawierają też zapis określający, w jakich przypadkach każda ze stron może zażądać zmiany postanowień umowy, przykładowo – na skutek znaczącej zmiany zakresu działalności przez klienta przedsiębiorcę. Pan Bartłomiej powinien też zwrócić uwagę, żeby w umowie był zapis, w którym biuro rachunkowe zobowiąże się do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe m.in. z niewłaściwego wykonania wziętych na siebie zobowiązań. Biuro powinno też oświadczyć, że ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

Przedsiębiorca może udzielić przedstawicielowi biura rachunkowego pełnomocnictwa do reprezentowania go – przykładowo – przed organami podatkowymi.

W umowie trzeba określić termin jej obowiązywania. Może być ona zawarta na czas nieokreślony lub też określony. Ważnymi postanowieniami są warunki wypowiedzenia umowy (przykładowo – z zachowaniem trzymiesięcznego terminu) oraz termin i warunki zwrotu wszelkich dokumentów w przypadku wypowiedzenia umowy.

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

Jak wspomnieliśmy, nie można wykluczyć, że między stronami mogą powstać spory. Dlatego umowa musi określać sąd właściwy do rozstrzygania takich ewentualnych sporów.

Umowę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Umowa powinna zawierać

● precyzyjne dane stron, czyli biura rachunkowego i przedsiębiorcy – klienta,

● zobowiązanie biura do prowadzenia i przechowywania konkretnych dokumentów przedsiębiorcy,

● zobowiązanie biura do zachowania w tajemnicy otrzymywanych informacji,

● wysokość wynagrodzenia przysługującego biuru rachunkowemu,

● przypadki, w których każda ze stron może zażądać zmiany postanowień umowy,

● zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy,

● termin obowiązywania umowy,

● warunki jej wypowiedzenia,

● określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna:

Art. 76a ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (Dz.U. poz. 768). Par. 1–6 rozporządzenia ministra finansów z 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 234, poz. 1576).

Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego – książka z aktualizacjami w serwisie online

Zawiera zestaw 96 aktualnych instrukcji objaśniających wybrane procedury podatkowe, księgowe, kadrowe oraz z dziedziny prawa cywilnego i gospodarczego. Instrukcje w serwisie są powiązane z kalkulatorami, formularzami, wskaźnikami, materiałami wideo i aktami prawnymi.

Teraz 17% taniej!
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Biura rachunkowe
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ceny usług księgowych. Za co płacę księgowej i dlaczego tak drogo?
    Od czego zależy cena usług księgowych? Co wpływa na wysokość wynagrodzenia dla księgowej, czy biura rachunkowego?
    III Ogólnopolska Konferencja Księgowych, Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców
    III Ogólnopolska Konferencja Księgowych, Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców, to kontynuacja działań wspierających dialog, wymianę doświadczeń, budowanie relacji oraz przekazywanie wiedzy z zakresu usług księgowych. Wydarzenie odbędzie się 6 października 2022 r. - Wrocław, Hala Stulecia.
    Biuro rachunkowe - jak współpracować z trudnym klientem
    W praktyce biura rachunkowego zdarza się co jakiś czas tzw. trudny klient. Jaki jest właściwie ten trudny klient - zdenerwowany, arogancki, irytujący? To ten, który krzyczy, szantażuje? A może ten leniwy albo ten, który ciągle Cię o coś prosi? Mogę wymieniać i wymieniać, bo wiem, że każdy z nas inaczej definiuje trudnego klienta. Jakie są typy "trudnych klientów"? Jak współpracować z trudnymi klientami?
    Wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego - jak ustalić
    Jak ustalić wynagrodzenie za usługi biura rachunkowego? Co wziąć pod uwagę kalkulując cenę usługi dla klienta? Liczbę dokumentów? Czasochłonność poszczególnych czynności (np. wystawiania faktur)? A może najlepiej ustalić wynagrodzenie ryczałtowo? Jak wycenić usługi dodatkowe?
    Globalnie czy lokalnie – o przyszłości branży rachunkowej podczas MKBR
    Trzecie spotkanie pod szyldem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, które odbędzie się w Targach Kielce już 26 i 27 października 2022 roku, to najważniejsze jesienne wydarzenie przedstawicieli biur rachunkowych i ludzi związanych z sektorem księgowości.
    Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT
    Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?
    Regulacja (np. certyfikacja) zawodu księgowego. Co myślą sami księgowi?
    Certyfikacja zawodu księgowego jest odpowiedzią na zapotrzebowanie branży, co podkreśla Ministerstwo Finansów. Przez resort rozważane są trzy scenariusze: pełna regulacja, profesjonalizacja zawodu oraz brak zmian obecnego stanu z uwzględnieniem pewnych korekt. Obecnie trwają prekonsultacje społeczne. A co sądzi o tym sama branża?
    Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu – bezpłatne webinarium 23 sierpnia 2022 roku
    INFORAKADEMIA zaprasza biura rachunkowe na bezpłatne webinarium „Jak chronić klientów biur rachunkowych przed niekorzystnymi zmianami Polskiego Ładu” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 23 sierpnia 2022 roku. Polecamy!
    Księgowe poszukiwane od zaraz. Powodem Polski Ład
    Księgowe, kadrowe, specjaliści podatkowi to obecnie najbardziej poszukiwane osoby na rynku pracy. Chwilowo można nawet zaryzykować tezę, że więcej firm obecnie poszukuje właśnie tych specjalistów, a nie np. informatyków. Księgowe mogą liczyć na dobre oferty pod kątem organizacyjnym i finansowym. Jedyne oczekiwania pracodawców dotyczą znajomości i umiejętności opanowania Polskiego Ładu i bieżących nowelizacji.
    Biura rachunkowe nie chcą testować KSeF-u
    Zero faktur przesłanych do Krajowego Systemu eFaktur, dwanaście wprowadzonych tokenów – to efekty kilku tygodni testowania KSeF. Księgowi przyznają, że nie mają czasu na to, by zapoznawać się z nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów.
    Czy księgowi są skazani na nadgodziny? Przemęczeni pracownicy biur rachunkowych myślą o zmianie pracy
    Czy praca w księgowości jest możliwa bez nadgodzin? 60% ankietowanych nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, a 65% respondentów ma ich co miesiąc przynajmniej 40. 15% pracuje tak dużo, że nadgodzin nawet nie liczy. W praktyce oznacza to, że wiele księgowych co najmniej przez tydzień pracuje… za darmo. Do tego dochodzą ciągłe zmiany w przepisach, galopuje Nowy Ład, a Klienci dokładają swoje. Nic dziwnego, że 58% respondentów w ostatnim czasie myśli o zmianie zawodu.
    Zakaz świadczenia usług księgowych, audytowych i doradztwa podatkowego dla podmiotów rosyjskich od 4 czerwca 2022 r. Umowy trzeba rozwiązać najpóźniej 5 lipca
    Z uwagi na agresją zbrojną Rosji na Ukrainę, w dniu 3 czerwca 2022 r. Unia Europejska przyjęła już szósty pakiet sankcji i ograniczeń wobec Rosji. Rozporządzenie Rady (UE) 2022/879 z 3 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 833/2014 dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zawiera m.in. zakaz świadczenia - bezpośrednio lub pośrednio - usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania oraz usług public relations na rzecz rządu rosyjskiego oraz osób prawnych, podmiotów i organów mających siedzibę w Rosji. Zakaz ten obowiązuje od 4 czerwca 2022 r.
    Księgowe perypetie, czyli jak Polski Ład namieszał
    Dzień Księgowego, przypadający na 9 czerwca, w tym roku jest szczególny, ponieważ Polski Ład wywołał spore zamieszanie w branży. Wielu księgowych stanęło przed najtrudniejszym zadaniem - wyjaśnieniem swoim klientom, jak to możliwe, że zarobią więcej, ale w kieszeni zostanie im mniej. Sieć OSCBR drugi rok z rzędu sprawdziła, jakie zabawne sytuacje przytrafiają się w biurach rachunkowych. Wbrew panującym stereotypom, praca w tym zawodzie nie zawsze jest nudna.
    Ponad 3/4 biur rachunkowych chce przywrócenia licencji zawodu księgowego
    Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zrzeszająca 1700 podmiotów, przeprowadziła badanie na temat licencji zawodu księgowego. Prawie 77% biur rachunkowych uważa, że jej przywrócenie będzie miało pozytywny wpływ na branżę.
    Wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych - odpowiedzialność księgowego, jak rozmawiać z klientem
    Oprócz samej treści umowy o świadczenie usług księgowych bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności biura rachunkowego ma sposób, w jaki jest ona wykonywana. Duża część klientów zainteresowana jest głównie zapisami dotyczącymi ceny, a niekoniecznie dokładnie studiuje treść umowy. Jak kontaktować się z klientem? Jak reagować, gdy klient nie płaci, czy oczekuje usług wykraczających poza umowę? Jak odmawiać klientowi uwzględniania wątpliwych kosztów uzyskania przychodów? Jaką odpowiedzialność może ponieść księgowy pomagając klientom uniknąć płacenia długów, zaciągnąć kredyt na postawie nierzetelnych dokumentów, czy wystawić fakturę lub inny dokument poświadczający nieprawdę?
    Polski Ład - nowa szansa dla polskiej księgowości?
    Polski Ład a księgowość. Czy dobry księgowy może pomóc w amortyzacji negatywnych skutków Polskiego Ładu, a odpowiednie decyzje, obejmujące m.in. przekształcenie dotychczasowej działalności w spółkę, zastosowanie ulgi podatkowej, przesuwanie kosztów czy też wykorzystanie estońskiego CIT-u, przyniosą przedsiębiorcom korzyści? Jak firmy mogą poradzić sobie ze skutkami nowego rządowego programu?
    Biura rachunkowe podnoszą ceny i mają więcej klientów
    Według Krajowej Izby Biur Rachunkowych usługi księgowych podrożały już nawet o 30%, a mimo to branża odczuwa coraz większy napływ klientów. To efekt paniki wywołanej wprowadzeniem Polskiego Ładu, który wszedł w życie nawet pomimo faktu, że organizacje zrzeszające środowiska księgowych zgłaszały do Ministerstwa Finansów zastrzeżenia odnośnie zbyt obszernych przepisów i zdecydowanie zbyt krótkiego czasu na ich wdrożenie w życie.
    Ubezpieczenie dla księgowych i biur rachunkowych
    Zmiany w podatkowo-składkowe w ramach programu rządowego Polski Ład, jakie weszły w życie od początku 2022 roku spowodowały liczne wątpliwości odnośnie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Ewentualne błędy i odpowiedzialność karno-skarbowa księgowych, będą pojawiać się przez najbliższe miesiące, ale także nawet dopiero za kilka lat. To budzi niepokój księgowych, którzy szukając zabezpieczenia przed takim ryzykiem, mogą skorzystać z ubezpieczenia ochrony karno-skarbowej (czy prawno-podatkowej). Systematycznie wzrasta liczba zapytań o taką ochronę. Dziś to różnica, która oscyluje w okolicach 60% w porównaniu z II kwartałem 2021 r.
    Usługi księgowe - rezygnacja z kasy fiskalnej
    Usługi księgowe a kasa fiskalna. Czy podatnik świadczący usługi księgowe, który mimo braku obowiązku stosowania kasy w prowadzonej działalności gospodarczej, dobrowolnie rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w kasie oraz nie przekroczył kwoty uprawnionej do korzystania ze zwolnienia ze stosowania kasy, może zrezygnować z kasy rejestrującej?
    Czego przedsiębiorcy oczekują od biur rachunkowych?
    Większość przedsiębiorców (60%) uważa, że współpraca z biurem rachunkowym może odbywać się zdalnie – wynika z analizy portalu Oferteo.pl. Wśród usług, jakich najczęściej poszukują, jest prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie deklaracji podatkowych.
    Pieniądze dla firm – czy musi być tak drogo?
    Każdy dyrektor finansowy, księgowa, czy właściciel firmy stara się optymalizować koszty obsługi finansowania działalności firmy. Chodzi nie tylko o sam koszt kapitału, a więc cenę kredytu, leasingu, czy faktoringu, ale także o pracę, którą należy wykonać, aby uzyskać finansowanie i je obsłużyć. W wielu przypadkach uzyskanie środków wiąże się z dużym nakładem tak nielubianej „papierkowej roboty”. Podpowiadamy, co można zautomatyzować, żeby odciążyć pracowników księgowości.
    Kongres MKBR w Targach Kielce – udane spotkanie nowoczesnych biur rachunkowych i księgowych
    Ponad 300 uczestników wzięło udział w II Międzynarodowym Kongresie Biur Rachunkowych, który trwał od 26 do 27 października w Centrum Kongresowym Targów Kielce. Księgowi wysłuchali ponad 20 wykładów i wzięli udział w 10 różnych warsztatach. To jedyne wydarzenie w Polsce, które daje możliwość rozwoju biurom rachunkowym, a ich właścicielom poznanie narzędzi do wzmacniania biznesu.
    Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?
    Księgowość. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkami sprawozdawczości rachunkowej i podatkowej. Często wielu przedsiębiorców chce się skupić na swoich obszarach biznesowych, a kwestie księgowe powierzyć innemu podmiotowi. Wybór dostawców usług księgowych na rynku jest duży. Można się również zdecydować na zatrudnienie własnej księgowej. A może alternatywą będzie księgowość on-line? Podejmując decyzję, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy każdego z rozwiązań.
    Czy biuro rachunkowe musi udzielić komornikowi informacji o klientach?
    Biuro rachunkowe a komornik. Wielu właścicieli biur rachunkowych dostaje od komornika wezwanie do złożenia wyjaśnień / udzielenia informacji o klientach swojego bura. Podstawą prawną na którą powołują się komornicy to art. 761 kodeksu postępowania cywilnego. Dostając takie wezwanie zastanawiają się, czy powinni udostępniać informacje dotyczące majątku i dochodu swoich klientów. W wezwaniu od komornika możemy przeczytać, iż wzywa on do udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania oraz że za nieuzasadnioną odmowę udzielenia informacji może zostać nałożona grzywna do 2000,00 zł. Czy księgowi mogą odmówić komornikowi uzasadniając to tajemnicą zawodową lub nawet Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO? Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania właścicieli biur rachunkowych w tym zakresie.
    Nowoczesny księgowy w dobie cyfryzacji – konferencja 8-9 października w Warszawie
    Zmiany w podatkach i nieuchronna cyfryzacja biur rachunkowych