Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF w biurze rachunkowym

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF w biurze rachunkowym / Shutterstock

Wdrożenie systemu KSeF w biurze rachunkowym może napotkać różne wyzwania. Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF w biurze rachunkowym

W tabeli przedstawiamy najczęstsze błędy, które mogą wystąpić w tym procesie.

LP

Błędy przy wdrożeniu 
KSeF

Opis

1.

2.

3.

1. Niewystarczające zrozumienie 
przepisów
niewłaściwe zrozumienie przepisów dotyczących e-faktur i KSeF może prowadzić do nieprawidłowego wdrożenia systemu, co może skutkować problemami związanymi z prawidłowością dokumentów i konsekwencjami prawnymi.
2.Błędny wybór oprogramowaniawybór niewłaściwego oprogramowania, które nie spełnia wymogów KSeF lub nie jest zintegrowane z systemem, może prowadzić do problemów z wystawianiem i odbiorem e-faktur oraz utrudnić komunikację z innymi podmiotami.
3.Niewystarczające szkolenie 
personelu
jeśli pracownicy biura rachunkowego nie są odpowiednio przeszkoleni, mogą mieć trudności z obsługą systemu e-faktur i popełniać błędy w jego obsłudze.
4.Nieaktualizowanie procedurniedostosowanie procedur księgowych i rachunkowych do wymogów e-faktur może prowadzić do problemów z kontrolą i przechowywaniem dokumentów oraz do niezgodności z obowiązującymi przepisami.
5.Niewłaściwe zabezpieczenie 
danych
słabe zabezpieczenia danych w biurze rachunkowym mogą prowadzić do przypadkowego wycieku poufnych informacji zawartych w e-fakturach, co może skutkować naruszeniem 
prywatności i konsekwencjami prawnymi.
6.Nieprzeprowadzenie testówniedokładne testowanie systemu e-faktur przed wdrożeniem może prowadzić do problemów z jego działaniem, gdy system zostanie uruchomiony na większą skalę.
7.Brak monitorowania i aktualizacjijeśli biuro rachunkowe nie monitoruje na bieżąco działania systemu e-faktur i nie aktualizuje oprogramowania oraz nie śledzi zmian w przepisach dotyczących e-faktur, może to prowadzić do problemów z funkcjonowaniem systemu oraz do niezgodności z obowiązującymi przepisami.

Aby uniknąć tych błędów, ważne jest odpowiednie przygotowanie się do wdrożenia systemu e-faktur i skorzystanie z pomocy profesjonalnego dostawcy oprogramowania i doświadczonego zespołu wdrożeniowego.

Ważne

Nie wystawiaj faktur w imieniu klienta bez przygotowania odpowiednich zapisów w umowie o świadczenie usług. Nie decyduj także samodzielnie o księgowaniu faktur z KSeF! W KSeF mogą być dostarczone dokumenty bez związku z prowadzoną działalnością klienta i bez jego akceptacji, a także bez opisu. Takie dokumenty nie powinny być przekazane do biura rachunkowego.

Artykuł pochodzi z książki: Gorące tematy dla biur rachunkowych” 

 

oprac. Paweł Huczko
rozwiń więcej
Biura rachunkowe
​Błędy księgowości, które mogą kosztować Cię więcej, niż myślisz. Jak ich uniknąć​?
28 kwi 2025

Prowadzenie księgowości to jedno z najważniejszych zadań w każdej firmie. Niestety, nawet drobne pomyłki mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane w księgowości oraz sposoby ich unikania.​

Webinar: Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci? + certyfikat gwarantowany
10 kwi 2025

Praktyczny webinar „Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci?” poprowadzi Radosław Kowalski, doradca podatkowy i doświadczony szkoleniowiec. Ekspert przeprowadzi uczestników przez proces windykacji w biurze rachunkowym, wskaże, jak ograniczyć ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami oraz omówi skuteczne strategie dochodzenia należności. Każdy z uczestników szkolenia otrzyma imienny certyfikat, roczny dostęp do retransmisji wydarzenia oraz materiały dodatkowe.

Etyka w zawodzie księgowego. Dlaczego jest taka ważna?
02 kwi 2025

Etyka w zawodzie księgowego, to nie tylko zestaw zasad do przestrzegania, ale także fundament, na którym opiera się zaufanie i profesjonalizm całej branży. Księgowi, którzy działają etycznie, nie tylko chronią interesy swoich klientów, ale także przyczyniają się do stabilności i przejrzystości systemu finansowego jako całości.

Za brak wdrożenia KSeF odpowie przedsiębiorca a nie księgowy. A ponad 65% MŚP w Polsce nawet nie wie o co chodzi
31 mar 2025

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.

Jakich wartości dodanych często nie doceniają klienci biur rachunkowych?
02 kwi 2025

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie każda minuta ma znaczenie, biura rachunkowe oferują swoim klientom znacznie więcej niż tylko tradycyjne usługi księgowe. Niestety, wielu przedsiębiorców nie jest świadomych wszystkich wartości dodanych oferowanych przez Biura, szczególnie tych niemierzalnych jak doświadczenie, odpowiedzialność czy zaufanie. Wartości, które mogą znacznie ułatwić życie i przyspieszyć rozwój ich firm. Wartości, które potrafią przekształcić codzienną rutynę firmy w coś znacznie bardziej komfortowego i efektywnego, W tym artykule przyjrzymy się temu, o czym często nie wiedzą i czego najczęściej nie doceniają klienci biur rachunkowych.

Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe dla swojego biznesu? 10 czynności do wykonania
22 sty 2025

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to jedno z najważniejszych zadań dla każdego przedsiębiorcy. W końcu dobra księgowość to nie tylko porządek w dokumentach, ale także bezpieczeństwo finansowe i możliwość efektywnego planowania przyszłości.

Nowy INFORLEX, czyli fachowa wiedza i nowoczesna funkcjonalność
10 gru 2024

INFOR prezentuje najnowszą odsłonę INFORLEX, fachowej bazy wiedzy dla specjalistów z firm i biur rachunkowych oraz sektora publicznego. Autorzy postawili na nowoczesny design, intuicyjną obsługę i pomocne dla użytkowników funkcjonalności.

AI (sztuczna inteligencja) już teraz automatyzuje branżę księgową. Jak?
01 paź 2024

Dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji (AI) ma bardzo duży wpływ również na księgowość. Automatyzacja procesów finansowych staje się nieodzownym elementem zarówno w biurach księgowych, jak i w samych firmach będących ich klientami, niezależnie od wielkości. Dzięki AI możliwe stało się nie tylko zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale również wsparcie księgowych w bardziej zaawansowanych analizach, redukcja błędów oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych 2024: Kluczowe Wydarzenie Branży Księgowej w Targach Kielce
03 wrz 2024

Już po raz piaty Targi Kielce będą gospodarzem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, jednego z najważniejszych spotkań dla branży księgowej w Polsce. Wydarzenie trwające od 26 do 27 września co roku przyciąga właścicieli biur rachunkowych, doradców podatkowych, księgowych i ekspertów, którzy mają okazję uczestniczyć w prelekcjach, panelach dyskusyjnych i warsztatach poświęconych najnowszym wyzwaniom branży.

Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym od 25 września 2024 r. Nowe procedury i obowiązki bez względu na liczbę pracowników?
24 wrz 2024

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.(Dz.U. z 2024 r., poz. 928) zacznie obowiązywać już 25 września tego roku. Biura rachunkowe i inne podmioty, których dotyczy ustawa mają więc niewiele czasu na zapoznanie się z przepisami i wdrożenie wynikających z nich procedur. Co koniecznie trzeba wiedzieć?

pokaż więcej
Proszę czekać...