REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca

Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca
Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników. Jaka jest w procesie wdrażania obowiązkowego modelu KSeF rola przedsiębiorców, a jaka biur rachunkowych (księgowych)? 

KSeF w Polsce - teraz dobrowolny, od lipca 2024 obowiązkowy

Krajowy system e-Faktur jest inicjatywą Ministerstwa Finansów, która ma na celu elektroniczne wystawianie, przesyłanie, przechowywanie, oznaczanie oraz weryfikowanie zgodności faktury. Dodatkowo, system służy do analizy i kontroli danych zawartych w dokumentach, wysyłki komunikatów dotyczących ich wystawiania, nadawania uprawnień dostępu. 

Korzystanie z KSeF jest dobrowolne od stycznia 2022 r. Od 1 lipca 2024 r. system ma stać się obowiązującym standardem i tym samym Polska będzie czwartym krajem Unii Europejskiej, po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii, które wdrożyło to rozwiązanie. W związku z nowym wymogiem pojawiają się pytania, kto powinien być odpowiedzialny za testowanie, a następnie wdrożenie KSeF do firm – biura rachunkowe czy sami przedsiębiorcy? 

REKLAMA

Wdrożenie KSeF - spore wyzwanie dla firm i biur rachunkowych

- Zdajemy sobie sprawę, że przygotowanie się do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur stanowi wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Na tym etapie na pewno warto ustalić kto będzie za ten proces odpowiedzialny. Chociażby po to, żeby sprawnie rozpocząć etap przygotowań i następnie wdrożenia niezbędnych zmian. Tak jak w przypadku wejścia w życie JPK, tak i teraz, trudności będą dotyczyły nie tylko samych firm i działów księgowych, ale również biur rachunkowych. Zanim przedsiębiorcy odczują pozytywne efekty zmian, czeka nas wyboisty okres przejściowy. Im później go rozpoczniemy, tym gorzej – mówi Michał Sieradzan, Product Manager Produktów Finansowych w Symfonii.

Obowiązki przedsiębiorcy

Testowanie, a następnie wdrożenie KSeF w Polsce, jest przede wszystkim obowiązkiem powstającym po stronie przedsiębiorców. To oni są odpowiedzialni za dostosowanie swoich systemów do jego obsługi w tym przekazywania elektronicznych faktur do KSeF i odbierania faktur z tego systemu. To od nich ustawodawca wymaga dostosowania się do nowych ram prawnych. Przedsiębiorcy muszą również zadbać o odpowiednie przygotowanie i zorganizowanie danych oraz procesu fakturowania, aby faktury elektroniczne mogły być sprawnie przesyłane i przechowywane zgodnie z wymogami KSeF. To, w wielu firmach, może oznaczać rewolucję.

Rola biura rachunkowego we wdrożeniu KSeF

Biura rachunkowe odgrywają równie kluczową rolę w całym procesie, jako bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie księgowości dla swoich klientów. Mogą one wspierać przedsiębiorców w implementowaniu systemu e-faktur w firmie, zapewniając np. doradztwo i pomoc techniczną. Mogą pomagać im również w konfiguracji systemów księgowych, szkolić personel przedsiębiorstwa w obsłudze systemu oraz zapewniać wsparcie w przypadku problemów. Przede wszystkim jednak powinny zadbać o właściwy podział obowiązków związanych z obsługą faktur między nimi a klientami.

Z drugiej strony, biura rachunkowe same powinny podjąć odpowiednie kroki, aby sprostać wymaganiom Krajowego Systemu e-Faktur. Ich obowiązkiem jest zaznajomienie się w pełni z zasadami i procedurami, aby skutecznie obsługiwać swoich klientów. Konieczne jest dostosowanie i aktualizacja oprogramowania księgowego, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w odpowiednim formacie. Ponadto, biura rachunkowe również muszą dbać o ciągłość szkoleń i doskonalenia swoich pracowników, aby zapewnić im niezbędne umiejętności i wiedzę związaną z KSeF. Od czego zacząć projekt przygotowania do KSeF? Odpowiedź jest prosta - od przejścia na cyfrowy model wymiany dokumentów pomiedzy biurem rachunkowym  a klientami. Jest to najważniejszy, pierwszy krok, który pozwoli jak najszybciej odejść od przetwarzania papieru, na rzecz obsługi klientów w modelu cyfrowym. Przepisy pozwalają już dziś na pracę na dokumentach cyfrowych i wg ekspertów należy z tej możliwości skorzystać. Drugim krokiem jest testowanie rozwiązań przeznaczonych do obsługi KSeF.

KSeF się opłaci?

Nie ma wątpliwości, że Krajowy system e-Faktur stanowi wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Obowiązek testowania i wdrożenia może wywołać obawy związane z początkowymi kosztami związanymi z implementacją systemu, czasem i zmianami w organizacji pracy. Jednak poprawa efektywności, oszczędność środków i zwiększenie bezpieczeństwa danych są korzyściami, które przeważają nad trudnościami. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe powinny zdobyć odpowiednią wiedzę, śledzić aktualne informacje i być gotowe na skuteczne wdrożenie KSeF, aby maksymalnie wykorzystać potencjał systemu i spełnić wymagania Ministerstwa Finansów.

- Mimo wciąż pojawiających się  wątpliwościach, co do terminu wdrożenia KSeF, zarówno przedsiębiorstwa, jak i biura rachunkowe, powinny odpowiednio wcześniej zaangażować się w proces testowania systemu. Nawet, jeśli czeka nas zmiana w harmonogramie wdrożenia, to ostatecznie jest to system, w którym wszyscy będziemy zobowiązani operować. Nie można więc odkładać procesu testowania na później. Pozwoli to na identyfikację i rozwiązanie problemów przed wdrożeniem go na większą skalę. Umożliwi to również dostosowanie procesów, procedur wewnętrznych, a także szkoleń pracowników, co przyczyni się do skutecznego wprowadzenia KSeF w firmie – dodaje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Ważne

Należy pamiętać, że obowiązek testowania i wdrożenia KSeF może różnić się w zależności od specyfiki branży i skali działalności. Ważne, aby podejść do tego procesu indywidualnie, uwzględniając specyficzne wymagania i przepisy obowiązujące w danej branży, aby zapewnić skuteczne i zgodne z prawem wdrożenie KSeF.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA

Przed czym ubezpieczenie OC chroni biuro rachunkowe? Czy księgowi ubezpieczają się na zbyt niskie sumy?

Biura rachunkowe i firmy księgowe najczęściej wybierają ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej z sumami gwarancyjnymi na poziomie od 50 do 100 tys. zł – podaje Leadenhall Insurance. W ramach polisy ubezpieczyciel przejmuje od księgowych finansową odpowiedzialność za nieprawidłowości i uchybienia, które popełniają podczas obsługi swoich klientów. Do najbardziej kosztownych pomyłek należą błędy w deklaracjach podatku VAT - poszkodowani klienci mogą obciążyć księgowych odsetkami naliczonymi przez Urząd Skarbowy.

Zapobieganie praniu pieniędzy. Oto niezbędne procedury AML dla biur rachunkowych

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu polega m.in. na stosowaniu tzw. środków bezpieczeństwa finansowego oraz przestrzeganiu wymaganych w tym zakresie procedur. Pierwszym ze stosowanych środków bezpieczeństwa jest identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości. Dokonanie tych czynności należy udokumentować.

Jak rozwinąć swoje biuro rachunkowe? 9 pomysłów, które sprawią, że w Twoim biurze pojawi się więcej Klientów

Otworzyłeś biuro rachunkowe lub kancelarię podatkową i masz mało klientów? Jesteś nowy w swojej miejscowości, nikt Cię nie zna, konkurencja od lat działa prężnie, a Ty chciałbyś w końcu zacząć zarabiać? Sprawdź, co możesz zrobić by rozruszać swoją działalność. Przygotowaliśmy niezbędnik z podpowiedziami dla właścicieli biur rachunkowych i kancelarii podatkowych, w którym znajdziesz pomysły na to, co zrobić, by zyskać nowych klientów.

Obowiązek sporządzania i aktualizacji ogólnej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

Każde biuro rachunkowe powinno znać i rozumieć ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, które może wystąpić w związku z charakterem oraz zakresem prowadzonej przez siebie działalności. Temu celowi służy tzw. ogólna ocena ryzyka. Co ważne dokument ten należy nie tylko sporządzić ale też aktualizować dostosowując go do zmieniających się okoliczności, nie rzadziej niż co dwa lata.

REKLAMA

Nawet milion złotych kary. Tych zasad muszą przestrzegać biura rachunkowe

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzący księgi podatkowe znajdują się na liście jednostek obowiązanych do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa o AML). Wiąże się to z szeregiem obowiązków, z których nie każde biuro zdaje sobie sprawę

Uproszczone procedury. Kiedy biuro rachunkowe może je stosować?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy  przewiduje łagodniejsze reguły identyfikacji i weryfikacji klientów w ściśle określonych przypadkach. Są to okoliczności, w których ryzyko wystąpienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu jest znacząco ograniczone, jeżeli nie całkowicie wyeliminowane. "Uproszczenie" nie zwalnia biura z obowiązków nałożonych przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA