Organizujemy wycieczki dla pracowników i ich rodzin. Są one finansowane z ZFŚS. Wycieczki są częściowo odpłatne dla pracowników i w całości dla osób obcych. Faktura, którą otrzymujemy od firmy turystycznej, jest wystawiona w sposób ryczałtowy: „ilość osób x kwota”. Moja wątpliwość dotyczy obowiązku doliczenia do dochodów każdego pracownika ryczałtowej kwoty i odprowadzenia podatku dochodowego – zgodnie ze stanowiskiem urzędu skarbowego. Czy jest to słuszne?
Nie jestem w stanie prawidłowo przypisać kosztów wycieczki każdemu uczestnikowi, choćby z tego względu, że pokoje hotelowe nie były dla wszystkich jednakowego standardu (od 1-osobowych do 4-osobowych). Nie wszyscy uczestnicy wycieczki korzystali równo ze wszystkich atrakcji. Czy w świetle tego przypisanie hipotetycznych przychodów każdemu pracownikowi i opodatkowanie byłoby prawidłowe?
Jeżeli nie istnieje możliwość wykazania, jakiej wartości świadczenie otrzymał poszczególny pracownik, pracownicy nie zostaną obciążeni podatkiem dochodowym. Natomiast świadczenia poniesione na rzecz pracowników, których wartość można przyporządkować konkretnemu pracownikowi, stanowią dla niego przychód i podlegają opodatkowaniu. Dlatego też bardzo ważne jest, aby każdy rodzaj świadczenia był rozpatrywany indywidualnie.
Temat świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na rzecz pracowników nieustannie powraca w pytaniach Czytelników kierowanych do redakcji „MONITORA księgowego”. Możliwe świadczenia są tak różnorodne, że każdorazowo mogą powstawać wątpliwości co do kwalifikowania ich lub nie do przychodów opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Przypomnijmy, że za przychody ze stosunku pracy uważa się nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, ale i wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty przekazane pracownikowi przez pracodawcę. Opodatkowaniu podlegają także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof). Tak więc do przychodów pracownika należy zaliczać w zasadzie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać jako pracownik.
Nie zawsze jednak jest możliwe określenie wysokości świadczeń przypadających na poszczególne osoby. Świadczenia, które z racji sposobu ich dostarczenia kierowane są do grupy osób, np. do wszystkich pracowników, i jednocześnie nie jest możliwe przyporządkowanie wartości przychodu przypadającego na każdą osobę w stosunku do otrzymanych świadczeń, nie mieszczą się w pojęciu zdefiniowanego przychodu. Nie może być przychodem takie świadczenie, które nie może być przypisane danej osobie.
Takie stanowisko niezmiennie zajmuje zarówno Ministerstwo Finansów, jak i organy podatkowe w interpretacjach publikowanych na stronach internetowych Ministerstwa Finansów. O ile wyrażona wyżej sama zasada jest powszechnie uznawana przez organy podatkowe, o tyle możliwości i sposób przyporządkowania świadczenia pracownikowi są przez nie różnie interpretowane. Dla przykładu:
1) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie nr PBB3-077/437/2003 z 5 lutego 2004 r. stwierdził: (…) Zatem kwota wynikająca z faktury za zakupioną przez pracodawcę wycieczkę winna być rozdzielona na biorących w niej udział uczestników. Otrzymane przez pracowników świadczenie stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
2) Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie w piśmie nr PUS.I/423/36/2004 z 31 marca 2004 r. wyjaśnia: (…) Z przedstawionego przez jednostkę stanu faktycznego wynika, że spółka ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dofinansowała wypoczynek dla swoich pracowników i ich rodzin. Koszt dofinansowania został ustalony w sposób ryczałtowy. W świetle obowiązujących przepisów, w zależności od okoliczności spełnienia świadczenia, o którym mowa w pytaniu, w jednej sytuacji może powodować powstanie przychodu u pracownika, a w innej nie. Przesłanką rozstrzygającą jest tu sposób, w jaki podmiot zapewniający i finansujący świadczenie (zakład pracy) adresowane do pewnej grupy osób rozliczy się z podmiotem faktycznie organizującym świadczenie (np. z ośrodkiem). W sytuacji gdy podmiot organizujący świadczenie (ośrodek, zakład gastronomiczny) wystawi zakładowi pracy rachunek, w którym koszt imprezy rozpisany zostanie na poszczególne osoby, u każdej z nich powstanie wówczas przychód. Z kolei w przypadku, w którym wystawiony zostanie rachunek określający łączną odpłatność na rzecz ogółu osób korzystających ze świadczenia, przychód nie powstanie. Zatem w każdej sytuacji, gdy nie będzie możliwe zindywidualizowanie świadczenia na poszczególnych uczestników imprezy, świadczenie to nie będzie stanowiło dla nich przychodu.
Pomijając fakt, że tak różne interpretacje są naruszeniem prawa, należy stwierdzić, iż w przypadku finansowania świadczeń należy każdorazowo indywidualnie oceniać, czy przyporządkowanie ich konkretnemu pracownikowi jest możliwe, czy też nie. W opisanym przez Państwa przypadku należy przeanalizować, czy poszczególne rodzaje kosztów ponoszone w związku z organizowaną wycieczką mogą być przyporządkowane poszczególnym pracownikom.
Oto przykładowe sposoby analizy tego problemu:
1. Koszty przejazdu
Jeżeli wycieczka była organizowana jednym autokarem, to koszt wynajęcia tego autokaru można podzielić na ilość uczestników. Jeżeli były to dwa autokary o zróżnicowanym standardzie, a tym samym różnych cenach ich wynajęcia, i jednocześnie nie wiadomo, jakim autokarem jechali poszczególni pracownicy, to przyporządkowanie świadczenia poprzez zsumowanie kosztów i podzielenie ich przez liczbę uczestników nie wydaje się prawidłowym działaniem.
2. Koszty noclegów
Jeżeli wszyscy pracownicy nocowali np. w pokojach dwuosobowych o takiej samej cenie, każdemu z pracowników można przyporządkować świadczenie w wysokości połowy ceny pokoju. Jeżeli pokoje hotelowe są o różnym standardzie, a pracownicy nie mają wpływu na to, w jakim pokoju będą spać (wybór jest przypadkowy), świadczenia nie powinny być indywidualizowane przez prosty podział łącznych kosztów ich wynajęcia.
Zagrożenia
Urząd skarbowy może domagać się w toku kontroli przedstawienia odpisu książki meldunkowej prowadzonej przez hotel ze wskazaniem, który z pracowników, w jakim pokoju spał.
3. Dodatkowe atrakcje
Jedna z dodatkowych atrakcji wycieczki to możliwość jazdy konnej. Wykupiono łącznie 8 godzin jazdy konnej. Część pracowników (nie wiadomo, jaka) skorzystała z tego świadczenia, a część poszła na wycieczkę w góry. W takiej sytuacji nie jest możliwe przyporządkowanie wartości świadczenia poszczególnym pracownikom.
Biorąc pod uwagę rozbieżności w interpretacjach organów podatkowych, jedynym bezpiecznym wyjściem w Państwa sytuacji wydaje się zwrócenie do właściwego dla Was urzędu skarbowego z wnioskiem o interpretację przepisów w tej konkretnej sytuacji. We wniosku powinni Państwo przedstawić szczegółowy opis sytuacji oraz swoją opinię. Mogą Państwo również powołać się na korzystne dla Was interpretacje innych urzędów skarbowych (np. przywołaną powyżej).
• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
Halina Kędziora
właściciel biura rachunkowego, doradca podatkowy