Równa płaca dla kobiet i mężczyzn – nowe obowiązki, nowe możliwości dla controllingu

• Nowe obowiązki dot. raportowania o wynagrodzeniach
• Kto powinien się tym zająć?
• Dane rozproszone – kluczowy problem
• Rola controllingu – strategiczna i wielowymiarowa
• Nowoczesne narzędzia IT – niezbędne wsparcie
• Strategia danych jako przewaga konkurencyjna

Nowe obowiązki dot. raportowania o wynagrodzeniach

W maju 2023 roku Parlament Europejski przyjął Dyrektywę 2023/970, nakładającą na pracodawców obowiązek raportowania informacji o różnicach w wynagrodzeniach między kobietami i mężczyznami oraz zapewnienia równej płacy za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Przepisy mają zacząć obowiązywać od 2027 roku i obejmą raportowanie danych za cały rok 2026. Nowe przepisy zmuszają firmy do dokładnej analizy struktury wynagrodzeń i wartościowania pracy. Ale to nie tylko kwestia spełnienia obowiązku – to okazja, by zbudować prawdziwie sprawiedliwe i nowoczesne środowisko pracy – mówi Paweł Musiał, ekspert z firmy Controlling Systems. Dla controllingu to ogromna szansa na rozwój – rola finansowego analityka ewoluuje w stronę partnera strategicznego, odpowiedzialnego za spójność i jakość danych, prognozowanie skutków zmian oraz zarządzanie ryzykiem.

Kto powinien się tym zająć?

Tradycyjnie to działy HR odpowiadały za struktury wynagrodzeń i opisy stanowisk. Jednak obecnie – z uwagi na zakres danych, które trzeba analizować i raportować – kluczową rolę zaczyna odgrywać dział controllingu, a zwłaszcza wyłaniający się coraz częściej profil controllera personalnego, który łączy kompetencje analityczne i kadrowe. Równość płacowa to obszar wymagający ścisłej współpracy między HR a controllingiem. HR dostarcza danych jakościowych, a controlling zapewnia narzędzia analityczne i budżetowe – tłumaczy Grzegorz Rawicz, specjalista Controlling Systems. Dobrze przygotowany proces wymaga planowania, wartościowania stanowisk, modelowania danych i oceny kosztów – to zadania, które tylko wspólnie mogą być wykonane skutecznie.

Dane rozproszone – kluczowy problem

Aby spełnić wymogi dyrektywy, firmy muszą analizować dane z wielu źródeł:
• systemów płacowych – zawierających informacje o wynagrodzeniach, składnikach płacowych, premiach, dodatkach,
• systemów kadrowych – dostarczających dane o stanowisku, płci, wykształceniu, stażu, wymiarze etatu,
• narzędzi do wartościowania stanowisk – uwzględniających kompetencje twarde i miękkie,
• systemów budżetowych – często nadal opartych na Excelu, które utrudniają zarządzanie spójnym budżetem wynagrodzeń.

Zgodnie z dyrektywą, luka płacowa nie może przekraczać 5% i musi być liczona na podstawie wiarygodnych i porównywalnych danych. Firmy zobowiązane są także do informowania pracowników o ich prawach do dostępu do informacji o wynagrodzeniach.

Rola controllingu – strategiczna i wielowymiarowa

W świetle nowych przepisów dział controllingu musi wykazać się nie tylko wiedzą finansową, ale również kompetencjami w zakresie HR, compliance i ESG. Jego zadania obejmują m.in.:
• przygotowanie analiz i raportów płacowych z uwzględnieniem różnic ze względu na płeć,
• tworzenie i monitorowanie wskaźników HR KPI (np. gender pay gap, mediany, percentyle),
• kontrolę zgodności z polityką wynagrodzeń i przepisami,
• współpracę z HR przy budowie matrycy wartości stanowisk,
• prognozowanie skutków finansowych zmian w strukturze wynagrodzeń (np. scenariusze wyrównania płac),
• udział w audytach wewnętrznych i zewnętrznych,
• dostarczanie danych do raportów ESG i integracja danych pozafinansowych z systemem informacji zarządczej.

Coraz więcej organizacji zauważa, że controlling personalny nie może być traktowany jako „dodatek” do controllingu finansowego. To integralna część systemu zarządzania, której znaczenie będzie rosło – komentuje Grzegorz Rawicz.

Nowoczesne narzędzia IT – niezbędne wsparcie

Sprostanie wymogom dyrektywy bez odpowiednich narzędzi informatycznych będzie niezwykle trudne. Dlatego Controlling Systems rozwija systemy umożliwiające:
• pobieranie danych z różnych źródeł i ich integrację w spójne hurtownie danych (data marts),
• automatyczne wyliczanie wskaźników wymaganych przez dyrektywę,
• planowanie etatów i wynagrodzeń z uwzględnieniem zmian stanowisk, awansów i struktury zatrudnienia,
• zaawansowane raportowanie na potrzeby instytucji zewnętrznych oraz zapytań pracowników,
• modelowanie kosztów i analizę scenariuszy budżetowych.

- Chcąc rzetelnie raportować dane i jednocześnie wykorzystać je do zarządzania organizacją, nie da się obyć bez narzędzi IT. Muszą one integrować dane HR z finansowymi, sprzedażowymi i produkcyjnymi – i to w czasie rzeczywistym – podkreśla Paweł Musiał.

Strategia danych jako przewaga konkurencyjna

Obszar wynagrodzeń to nie tylko koszt – to także istotny element strategii employer brandingowej, wpływający na zdolność firmy do przyciągania i utrzymywania talentów. Coraz więcej organizacji decyduje się na budowę centralnych hurtowni danych, które pozwalają na raportowanie nie tylko na potrzeby wewnętrzne, ale też wobec zewnętrznych organów kontrolnych. Firmy, które już dziś inwestują w controlling personalny, systemy planistyczne i integrację danych, będą gotowe nie tylko na 2027 rok, ale też na dalsze zmiany regulacyjne. Będą też miały przewagę w walce o najlepszych pracowników – podsumowuje Grzegorz Rawicz.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń to bezprecedensowe wyzwanie dla firm, które wymaga nie tylko zmian proceduralnych, ale również transformacji systemów zarządzania danymi. Controlling – we współpracy z HR i IT – może odegrać kluczową rolę w tym procesie, dostarczając narzędzi, wiedzy i struktur, które pomogą nie tylko spełnić wymogi prawne, ale też zbudować bardziej sprawiedliwe i konkurencyjne organizacje.