Podatnicy, którzy podlegają obowiązkowi rejestracji VAT, a nie mają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania w Polsce, muszą wyznaczyć przedstawiciela podatkowego. Nie jest to ich prawo, ale obowiązek.
Ustawa o VAT jest dość skomplikowana i wymaga od podatników dużej uwagi w stosowaniu jej przepisów. Obowiązki podatkowe są liczne a niewywiązywanie się z nich grozi poważnymi konsekwencjami, również karnymi skarbowymi. Jednym z takich obowiązków jest konieczność ustanowienia przedstawiciela podatkowego.
Kto może być przedstawicielem
Zgodnie z art. 15 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) określona kategoria podatników musi ustanowić przedstawiciela podatkowego. Przypomnijmy, że podatnikiem VAT są, co do zasady, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Jeżeli podatnik nie posiada siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania na terytorium kraju (czyli Polski), a podlega obowiązkowi zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, musi mieć przedstawiciela podatkowego.
Z ustawy o VAT wynika, że przedstawicielem podatkowym może być osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, posiadająca siedzibę na terytorium kraju. Przedstawicielem podatkowym może być również osoba fizyczna, ale ona także musi mieć stałe miejsce zamieszkania na terytorium kraju.
Dodatkowe warunki dotyczące ustanowienia przedstawiciela podatkowego w VAT wskazuje rozporządzenie ministra finansów z dnia 16 kwietnia 2004 r. w sprawie przedstawiciela podatkowego (Dz.U. nr 66, poz. 609). Przepisy te określają nie tylko dodatkowe warunki, jakie musi spełniać podmiot, który może być ustanowiony przedstawicielem podatkowym, ale także tryb jego ustanawiania oraz zakres czynności, jakie może on wykonywać.
Przed ustanowieniem przedstawiciela podatkowego trzeba sprawdzić, czy kandydat spełnia odpowiednie warunki. Wszystkie muszą być spełnione łącznie. Osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, osoba fizyczna może zostać ustanowiona jako przedstawiciel podatkowy, jeżeli:
• jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny;
• przez ostatnie 24 miesiące terminowo rozliczała VAT oraz inne podatki stanowiące dochód budżetu państwa;
• przez ostatnie 24 miesiące – osoba fizyczna będąca podatnikiem, a w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi – osoba będąca wspólnikiem, członkiem władz zarządzających, głównym księgowym, nie podlegała odpowiedzialności na podstawie ustawy Kodeks karny skarbowy za popełnienie przestępstwa skarbowego;
• jest uprawniona do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.
Umowa ustanowienia przedstawiciela podatkowego musi spełniać odpowiednie wymogi. W szczególności powinna zawierać nazwę lub imię i nazwisko podatnika, adres jego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania za granicą. Potrzebne też będą dane identyfikacyjne podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym. Do niezbędnych danych przedstawiciela podatkowego należy numer identyfikacji podatkowej (NIP), nazwa lub imię i nazwisko, adres jego siedziby lub w przypadku osób fizycznych adres miejsca zamieszkania. Konieczny będzie też adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja i ewidencja podatnika dla celów VAT.
WAŻNE
Odpis umowy wraz z kopią zaświadczenia o spełnieniu warunków do bycia przedstawicielem należy złożyć do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
ul. Jagiellońska 15, 03-719 Warszawa
tel. (022) 511 35 00, fax. 511 35 02
www.izba-skarbowa.waw.pl/USWSrodmiescie2/
3 KROKI
Jak ustanowić przedstawiciela
1 Należy upewnić się, że kandydat na obowiązkowego przedstawiciela spełnia wszystkie wymagane kryteria.
2 Zawarcie umowy notarialnej. Stronami umowy będą podatnik oraz podmiot spełniający kryteria wymienione w przepisach ustawy o VAT i wykonawczych.
3 Przyszły przedstawiciel podatkowy musi przedłożyć podatnikowi zaświadczenie organu podatkowego o spełnieniu określonych warunków.
Jakie obowiązki ma przedstawiciel
Przedstawiciel podatkowy obowiązany jest do wypełniania obowiązków podatnika, z którym wiąże go umowa. Dotyczy to m.in. obowiązku rozliczania VAT. Ponadto przedstawiciel w zastępstwie podatnika prowadzi i przechowuje dokumentację oraz ewidencję dla potrzeb tego podatku, musi również podejmować inne czynności wynikające z przepisów VAT, ale w tym przypadku obowiązek taki ciąży na przedstawicielu, jeśli został wymieniony w umowie.
Przedstawiciel podatkowy, który przestaje spełniać warunki niezbędne do występowania w roli przedstawiciela, musi pisemnie powiadomić o tym podatnika, dla którego został ustanowiony.
Bardzo istotny jest zakres odpowiedzialności przedstawiciela podatkowego. Odpowiada on solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe podatnika, którego reprezentuje.
CO TO JEST DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA WEDŁUG USTAWY O VAT
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
JAKIE KRYTERIA MUSI SPEŁNIAĆ KANDYDAT
Z dokumentu wystawionego przez organ podatkowy musi wynikać, że kandydat:
• posiada siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania na terytorium kraju,
• jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• przez ostatnie 24 miesiące nie był karany za popełnienie przestępstwa skarbowego,
• jest uprawniony do zawodowego wykonywania doradztwa lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
KIEDY NIE MA OBOWIAZKU USTANAWIANIA PRZEDSTAWICIELA
Przepisy wykonawcze określają też przypadki, kiedy przedstawiciel nie jest konieczny. Kwestię tę reguluje rozporządzenia ministra finansów z dnia 15 kwietnia 2004 r. w sprawie przypadków, w których nie ma konieczności ustanawiania przedstawiciela podatkowego (Dz.U. nr 66, poz. 608).
Zgodnie z jego treścią obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego nie występuje w przypadku, gdy podatnikiem wykonującym czynności podlegające opodatkowaniu VAT jest podmiot posiadający siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności lub stałe miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego Wspólnoty Europejskiej.
Aleksandra Tarka
aleksandra.tarka@infor.pl