Od początku 2011 roku firmy mogą korzystać z faktur elektronicznych w dowolnym formacie pliku. Ustawodawca wymaga potwierdzenia wiarygodności dokumentu oraz pisemnej zgody między stronami na wymianę faktur w formie elektronicznej. Firma Sage - oferująca system Symfonia z aplikacją e-Dokumenty - dostrzega co najmniej 5 powodów, dla których warto korzystać z e-Faktur.
1. Oszczędność finansowa
Korzystanie z faktur papierowych wiąże się z kosztami takimi jak zakup papieru, tonera, kopert oraz opłatami pocztowymi. Przechowywanie faktur - z zakupem segregatorów, teczek, dodatkowych szafek na ich składowanie czy wynajmowaniem pomieszczeń na archiwum dokumentów. Do tych kosztów należy również doliczyć czas, który potrzebny jest na przygotowanie faktury, podpisanie jej, zapakowanie i wysłanie drogą tradycyjną, co wiąże się również ze spędzeniem przez pracownika pewnej ilości czasu na poczcie. - Koszt związany z wysłaniem i wydrukowaniem faktury papierowej zależy od ilości faktur. Oczywiście im ich więcej, tym koszt jednostkowy mniejszy. Szacuje się, że całkowity koszt faktury papierowej waha się od 2 zł - 4,50 zł - mówi Katarzyna Noras - redaktor portalu rachunkowo-finansowego TaxFin.pl. Czas ten jest o tyle cenniejszy, jeżeli pracujemy we własnej, jednoosobowej firmie i osobiście zajmujemy się również wysyłaniem faktur. Dzięki e-Fakturze ograniczamy go do przygotowania i wysłania faktury poprzez e-mail, co można zrobić nie odchodząc od biurka.
Jeżeli firma wystawia miesięcznie 10 faktur w formie papierowej, ponosi koszt kilkudziesięciu złotych. Suma ta znacznie wzrasta, jeśli miesięcznie firma wystawia 50 lub 100 faktur. Może to być nawet kwota rzędu kilku tysięcy złotych.
Do końca ubiegłego roku potencjalnych użytkowników faktur elektronicznych mogły zniechęcać koszty związane z wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych - EDI. Stanowiło to barierę nie do przejścia zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Programy z linii Symfonia 2012 wraz z aplikacją e-Dokumenty umożliwiają podpisywanie e-Faktur pieczęcią elektroniczną, która tak samo potwierdza ważność dokumentu. Aplikacja umożliwia także opcję korzystania z podpisu kwalifikowanego.
2. Oszczędność materiałów
Rezygnacja z faktur papierowych ma wymiar nie tylko finansowy, ale także ekologiczny. Wpływa to również pozytywnie na wizerunek firmy, która staje się bardziej proekologiczna. Oszczędzamy materiały takie jak papier, tonery, ale i czas potrzebny na dostarczenie dokumentu. Archiwizacja e-Faktur wiąże się oczywiście z pewnymi kosztami (nośnik, sprzęt, prąd), ale z ekologicznego punktu widzenia e-Faktura jest "zdrowsza" dla środowiska.
3. Łatwiejsze księgowanie
E-faktur nie trzeba przepisywać do systemów workflow czy innych rozwiązań do organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, co skraca czas pracy nad nimi, a tym samym koszty. W celu dalszego usprawnienia pracy można wdrożyć mechanizmy, które wspierają automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych. - Z reguły firmy prowadzące księgowość wymagają przeskanowania dokumentów, więc w przypadku e-faktury stanowi to ułatwienie dla samego podatnika - zauważa Katarzyna Noras.
4. Łatwiejsze ewidencjonowanie obiegu e-Faktur
Przedsiębiorstwo oraz jego współpracownicy i klienci stają się niezależni od poczty, która dostarcza tradycyjne faktury. Zdarzają się przypadki, że w momencie, gdy firma wystawi błędną fakturę, której odbiorca nie przyjmie, a tym samym nie zapłaci, działania podejmowane w celu uzyskania właściwej faktury mogą zajmować kilka tygodni, a w skrajnych przypadkach nawet miesięcy. Posługując się e-Fakturą, takie kłopoty można rozwiązać błyskawicznie. Ponadto, łatwo można udokumentować nadanie i odebranie faktury. Szybsze przekazanie dokumentu wiąże się również z szybszą płatnością, zwłaszcza jeśli firma uzależnia zapłatę za fakturę datą jej wpłynięcia. Unikamy również przypadków zagubienia faktury przez pracownika lub na poczcie, co wiąże się z oczekiwaniem na duplikat oraz stratami poniesionymi w związku z opóźnieniami.
5. Ułatwiona archiwizacja i dostęp do faktur
Archiwizacja faktur wiąże się niejednokrotnie z potrzebą ich przeglądania, wyszukania informacji, co w sytuacji np. kontroli w firmie jest nie tylko uciążliwe, ale i stresujące. Ewidencja elektroniczna daje możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz segregowania ich, filtrowania, przeglądania według różnych kryteriów, np. jeśli szukamy faktur od jednego z partnerów lub dotyczących określonego produktu. Archiwizacja dokumentów papierowych nie daje takich możliwości.
Dodatkowymi problemami w archiwizacji papierowej jest zanikanie druku, które następuje nawet w okresie zobowiązania podatkowego, czyli przed upłynięciem pięciu lat, co fizycznie uniemożliwia przedstawienie takiej faktury w razie sytuacji konfliktowych, jeśli nie mamy jej w bazie elektronicznej.
Programy z linii Symfonia pozwalają przedsiębiorcom unikać tego typu problemów. Ponadto, jak mówi Renata Kotecka, analityk biznesowy z firmy Sage: "e-Dokumenty pracują na bazie danych MySQL, która zapewnia użytkownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa". Obecnie ważność e-Faktury w Urzędzie Skarbowym potwierdzić może nie tylko podpis elektroniczny, ale również stworzona przez firmę Sage pieczęć elektroniczna. Pieczęć elektroniczna jest częścią Symfonii 2012, opłaty pobierane są za limit dokumentów zapisanych w bazie MySQL. Klient może dokupywać limity poczynając od 500 e-faktur. Pakiet 500 kosztuje 229 zł netto, Pakiet 1000 - 390 zł, Pakiet 5000 - 890 zł, Pakiet 10000 - 1390 zł. Dokupienie każdego nowego stanowiska użytkownika kosztuje 19,90 zł.
Rozwój technologii informatycznych obejmuje coraz szersze kręgi życia i pracy. Pomoc jaką oferują nam nowoczesne rozwiązania, staje się nie tylko możliwością, ale koniecznością. W coraz szybciej funkcjonującym świecie nie można pozwolić sobie na marnowanie czasu i pieniędzy. E-Faktury są jednym z rozwiązań, które pomagają nadążać za nieustannymi zmianami.