W archiwach zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ubezpieczeni poszukują dokumentów pozwalających im podwyższyć otrzymywane emerytury lub renty oraz kapitał początkowy. Powodem dużego zainteresowania dokumentacją potwierdzającą okresy zatrudnienia oraz wysokość zarobków jest m.in. czekająca na podpis prezydenta nowelizacja ustawy regulującej sposób wypłaty świadczeń przez ZUS. Podstawą wymiaru składek za okres, kiedy nie ma dowodów potwierdzających wysokość zarobków, będzie kwota minimalnego wynagrodzenia.
Według Anny Bańkowskiej, posłanki Lewicy, która była autorką tego projektu, takie rozwiązanie pozwoli na podwyższenie wysokości świadczenia średnio o 50 zł miesięcznie. Osoby pragnące złożyć do ZUS wniosek w tej sprawie muszą udowodnić, że były zatrudnione.
Poszukiwanie dokumentów ułatwi specjalny wykaz wszystkich przepisów od 1951 roku, będących podstawą do zachowania lub zniszczenia dokumentacji płacowej oraz osobowej. Opracowanie zostało przygotowane dla GP przez ekspertów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Osoby występujące o ponowne przeliczenie renty, emerytury lub kapitału początkowego mogą na jego podstawie sprawdzić, czy ich dokumentacja została zniszczona zgodnie z prawem, czy też istnieje szansa na jej odszukanie.
Kolejki w archiwach
W tym roku do Centralnego Archiwum Spółdzielczości Pracy Delegatura Regionalna ZLSP w Krakowie wnioski o wystawienie zaświadczenia o wysokości zarobków złożyło dwa razy więcej osób niż w 2007 roku.
Podobnie jest w innych archiwach.
- Coraz więcej osób poszukuje dokumentów płacowych niezbędnych do potwierdzenia wysokości zarobków niezbędnych do ustalenia świadczenia - mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.
Wiele osób nie odszuka jednak dokumentacji płacowej, bo została zniszczona przez pracodawcę. W takiej sytuacji jest Janusz Pióro z Torunia, który od 1963 roku przez 37 lat pracował w Zakładach Odzieżowych Elana w Toruniu. Kiedy zaczął zbierać dokumentację płacową niezbędną do wyliczenia wysokości emerytury, okazało się, że pracodawca w majestacie prawa zniszczył dokumenty z 15 lat.
- Nie można odtworzyć pełnej wysokości zarobków właśnie z tego okresu, kiedy najwięcej zarabiałem. Oznacza to, że moje świadczenie jest niższe, niż to wynika z wysokości składek odprowadzonych od moich poborów - mówi Janusz Pióro.
Niestabilne prawo i złe praktyki
Archiwiści twierdzą, że powodem kłopotów z udowodnieniem prawa do świadczeń były ciągłe zmiany przepisów dotyczących zarówno przechowywania dokumentów, jak i udowadniania prawa do świadczeń.
- Na przykład w 1999 roku ustawodawca dał ubezpieczonym możliwość wyliczania emerytury z 20 dowolnie wybranych lat, nie biorąc jednak pod uwagę obowiązujących od lat 50. przepisów o przechowywaniu dokumentacji płacowej - mówi prof. Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów w Polsce.
Tłumaczy, że w efekcie ubezpieczeni uzyskali teoretyczne prawo do przedstawiania zarobków nawet z lat 60., ale faktycznie nie mogli z niego skorzystać.
Archiwiści zwracają też uwagę, że często firmy nie wywiązywały się ze swoich obowiązków i w efekcie ubezpieczeni nie mogą udowodnić prawa do świadczeń, które wynikają z faktycznie przepracowanych okresów.
Na przykład w latach 1983-1998 zasady naliczania rent i emerytur regulowała ustawa z 14 grudnia 1982 r. o zaopatrzeniu emerytalnym pracowników i ich rodzin (Dz.U. nr 40, poz. 267 z późn. zm.). A zgodnie z nią podstawą naliczenia wysokości emerytury lub renty były zarobki z ostatnich 12 miesięcy zatrudnienia lub z kolejnych 24 miesięcy (później z 36) z ostatnich 12 lat pracy.
- Ze względu na szalejącą wówczas inflację jako podstawę ustalenia wysokości rent i emerytur wybierano ostatni rok zatrudnienia - dodaje Jarosław Porazinski.
Obowiązujące wówczas rozporządzenie ministra nauki, szkolnictwa wyższego i techniki z 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 41, poz. 216) nakazywało przetrzymywanie dokumentów przez 12 lat. Teoretycznie było to wystarczające. Jednak w okresie transformacji, kiedy likwidowano zakłady państwowe oraz każdego miesiąca upadały setki prywatnych firmy, przepis ten nie zawsze był respektowany. Dodatkowo powstały prywatne archiwa zakładane przez przypadkowe osoby. Złe przechowywanie dokumentacji pracowniczej spowodowało, że wiele dokumentów zniszczono.
100 lat w archiwum
Sytuacja w latach 90. była na tyle trudna, że od 1 stycznia 2003 r. wprowadzono obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej przez 50 lat.
Archiwiści twierdzą jednak, że obowiązek przechowywania tych dokumentów przez pół wieku, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, jest stanowczo za długi.
Według nich w skrajnych przypadkach, stosując ten przepis, dokumentację płacową przechowywałoby się nawet 100 lat. Twierdzą więc, że w czasach kiedy ZUS prowadzi indywidualne konta emerytalne, okres przechowywania dokumentacji płacowej powinien wynosić 50 lat, licząc od jej daty wytworzenia.
Nowe zasady przeliczania rent i emerytur
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Zasady przechowywania dokumentacji płacowej i osobowej od 1951 roku
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
BOŻENA WIKTOROWSKA
bozena.wiktorowska@infor.pl