Czy opodatkować zwrot kosztów odwołanego urlopu

Anna Libera
rozwiń więcej
Zwrot kosztów odwołanego urlopu będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Pracodawca w związku z tym nie będzie musiał pobierać zaliczek jak od pozostałych przychodów ze stosunku pracy.

Przepis art. 152 par. 1 kodeksu pracy (k.p.) mówi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (...). Urlop to czas, w którym powinniśmy odpocząć, zrelaksować się i zapomnieć o obowiązkach służbowych i codziennych sprawach. Nie dziwi więc fakt, że wymarzony wypoczynek niejednokrotnie planowany jest z dużym wyprzedzeniem.

 

Jedną z najważniejszych spraw przy planowaniu urlopu jest ustalenie terminu wakacji. Mając ustalony termin, powinniśmy poinformować o nim naszego pracodawcę, bowiem zgodnie z treścią art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Jest on ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, pracodawca może przesunąć termin urlopu (art. 164 par. 2 k.p.). Pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeżeli funkcjonujące w zakładzie pracy związki zawodowe wyraziły na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. W przepisach nie ma jednak regulacji co do sposobu, w jaki miałoby dojść do porozumienia.

Ruszamy na wakacje

W końcu udaje nam się zaplanować wszystkie szczegóły wyjazdu, a pracodawca podpisał nasz wniosek urlopowy. Zanim jednak wyjedziemy, warto wiedzieć, że art. 167 par. 1 k.p. mówi, iż pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca ma zatem prawo zadzwonić na telefon komórkowy pracownika i poprosić go o przerwanie urlopu.

Analizując brzmienie wspomnianego artykułu, należy ponadto zauważyć, że muszą zostać spełnione dwa warunki: w zakładzie pracy zaistniały okoliczności, które wymagają obecności pracownika, oraz w chwili rozpoczynania urlopu okoliczności tych nie dało się przewidzieć. Do takich przyczyn zaliczyć można chorobę lub niespodziewaną podróż służbową współpracownika, gdyż są to wydarzenia niemożliwe do przewidzenia, które w znaczny sposób uszczuplają moce zespołu operacyjnego.

Wezwany musi wrócić

Choć pracodawca nie jest uprawniony do żądania od pracownika informacji dotyczących miejsca pobytu podczas urlopu oraz do nakazania zabrania służbowego telefonu komórkowego, to przepisy prawa pracy nie wymagają dla odwołania pracownika z urlopu żadnej szczególnej formy. Informacja o konieczności powrotu może zostać przekazana pracownikowi na piśmie, telefonicznie bądź elektronicznie.

Zazwyczaj pracownik, który podczas urlopu odbiera od pracodawcy telefon nakazujący mu powrót do pracy, jest przekonany, iż pracodawca nie ma prawa przerywać jego urlopu. Niestety, nawet jeżeli pracownik sądzi, że wymienione wcześniej dwa warunki nie zostały spełnione, czyli jego zdaniem okoliczności dało się przewidzieć bądź też firma powinna bez problemu dać sobie radę bez jego obecności, powinien dostosować się do prośby przełożonego. Co więcej, niewykonanie polecenia może zostać uznane przez pracodawcę za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

W takim przypadku, w zależności od stopnia winy, pracownikowi grozi odpowiedzialność porządkowa z art. 108 par. 1 k.p., który przewiduje, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: karę upomnienia; karę nagany.

Przerwanie urlopu

Pojawia się jednak pytanie: czy w związku z tym, że możliwość przerwania urlopu przez pracodawcę jest zagwarantowana prawem, fakt odwołania pracownika z wakacji pozostaje bez konsekwencji dla zakładu pracy?

Otóż zgodnie z treścią art. 167 par. 2 k.p. pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika, a pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Kluczowym jest zdeterminowanie bezpośredniej relacji pomiędzy poniesionymi przez pracownika kosztami a faktycznymi skutkami odwołania go z urlopu. Na tym tle dochodzi bowiem do nadinterpretacji w zależności od strony sporu pracownik - pracodawca.

Nie ulega jednak wątpliwości, że zwrotowi będą podlegały udokumentowane rachunkami (fakturami) wydatki poniesione przez pracownika na noclegi (hotele, ośrodki wczasowe), wyżywienie, podróż powrotną (bilety kolejowe, lotnicze itp.) i inne, jeżeli nie będzie możliwe uzyskanie ich zwrotu w związku z odwołaniem pracownika z urlopu. Wydatki poniesione np. na zakup odzieży czy sprzętu sportowego nie będą zatem podlegały zwrotowi.

Do wyjaśnienia pozostaje jednak kwestia kosztów poniesionych na członków rodziny, podróżujących z odwołanym pracownikiem. Otóż przede wszystkim należy podkreślić, iż urlop wypoczynkowy ma służyć zregenerowaniu sił pracownika. Stąd wykazanie bezpośredniego związku kosztów rodziny z przerwaniem wakacji pracownika budzi wielkie wątpliwości.

Bez podatku

Co zrobić z otrzymaną kwotą? Zasadniczo odpowiedź na to pytanie nie powinna nastręczać zbyt wielu trudności pracownikowi odwołanemu z urlopu. Jednak z punktu widzenia podatnika mogą pojawić się pewne wątpliwości. Czy świadczenie na rzecz pracownika w postaci zwrotu bezpośrednich kosztów związanych z odwołaniem go z urlopu jest jego przychodem i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym?

Otóż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z podatku są odszkodowania, ustalane w oparciu np. o kodeks pracy. Zwrot kosztów jest rekompensatą za odwołanie z urlopu, jasno wynikającą z przepisów, stąd nie jest on opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot bezpośrednich kosztów poniesionych przez pracownika odwołanego z urlopu nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy, więc tym samym nie stanowi też podstawy do naliczenia składek ZUS. Pracownik nie może żądać od pracodawcy zwrotu pośrednich kosztów związanych z planowanym wypoczynkiem. Gdyby jednak pracodawca zwrócił je pracownikowi, dokonane wypłaty powinny wówczas zostać oskładkowane. Takie świadczenie stanowi bowiem dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Podobnie będzie z wypłatą pracownikowi świadczenia pieniężnego jako rekompensaty za odwołanie go z planowanego urlopu. Od takiej wypłaty również należne byłyby składki ZUS.

Urlop za rok

Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi urlopu w przysługującym wymiarze jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny. To właśnie z tego powodu pracodawcy na początku każdego roku masowo wysyłają pracowników na zaległe urlopy.

ANNA LIBERA

firma księgowa Open Profit Drejling i wspólnicy

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

 
Infor.pl
Kupujesz przez internet od osoby prywatnej? Możesz mieć obowiązek podatkowy – skarbówka patrzy!
13 cze 2025

Coraz więcej Polaków robi zakupy online, także od osób prywatnych. Niewielu z nich zdaje sobie jednak sprawę, że w niektórych przypadkach muszą zapłacić podatek PCC. Fiskus ma nowe narzędzia do weryfikacji transakcji – a konsekwencje mogą być kosztowne. Ekspertka Monika Piątkowska wyjaśnia, kiedy należy zachować szczególną ostrożność.

ZUS: Te emerytki po 65 urodzinach będą miały z urzędu podwyższoną emeryturę. Więcej nawet o kilkaset złotych miesięcznie po przeliczeniu
13 cze 2025

ZUS informuje, że kobiety pobierające okresową emeryturę kapitałową po osiągnięciu męskiego powszechnego wieku emerytalnego (65 lat) będą miały z urzędu przeliczone świadczenie. Na przeliczeniu mogą zyskać nawet kilkaset złotych miesięcznie.

ZUS zakończył wysyłkę listów [Waloryzacja i trzynaste emerytury]
13 cze 2025

13 czerwca 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że zakończył coroczną wysyłkę listów do emerytów i rencistów. W kopercie znajdują się dwie decyzje: o marcowej waloryzacji oraz trzynastej emeryturze.

Sezon na wynajem mieszkań dla studentów 2025 rozpoczęty. Mniej ofert, wyższe ceny, większy popyt
13 cze 2025

W maju liczba wyszukiwań mieszkań na wynajem na Otodom przekroczyła 1,1 mln. Zainteresowanie lokalami „studenckimi”, „blisko uczelni” czy „na studia” wzrosło aż o 83% rok do roku. Najczęściej poszukiwane są mieszkania dwupokojowe z budżetem do 3 tys. zł miesięcznie.

Umiarkowany stopień niepełnosprawności – sprawdź, ile możesz zyskać w 2025 r.
13 cze 2025

Masz umiarkowany stopień niepełnosprawności? Być może nie zdajesz sobie sprawy, ile przywilejów Ci przysługuje – od dodatkowych dni wolnych w pracy, przez znaczące dofinansowanie turnusów rehabilitacyjnych, aż po specjalne świadczenia i kartę parkingową. Sprawdź, jak skorzystać z tych rozwiązań w 2025 roku i nie pozwól, by brak informacji kosztował Cię realne pieniądze.

Wiemy o ile wzrosną emerytury i renty w 2026 r. Rząd podał wskaźnik waloryzacji świadczeń – podwyżka jeszcze niższa, niż w tym roku
13 cze 2025

12 czerwca br. Rada Ministrów przyjęła propozycję zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2026 r., która będzie teraz przedmiotem negocjacji z Radą Dialog Społecznego. Jeżeli zaproponowana wysokość zwiększenia zostanie przyjęta jako ostateczna – wiemy już jaka będzie minimalna kwota podwyżki świadczeń emerytalno-rentowych od 1 marca 2026 r.

4806 zł minimalnej pensji w 2026 roku? Rząd ujawnia plany, związki żądają więcej – gorący spór o wynagrodzenia
13 cze 2025

Rada Ministrów przedstawiła już propozycję, która może wpłynąć na portfele milionów Polaków. Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku ma wynieść 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. To o 140 zł więcej niż obecnie, czyli zaledwie 3-procentowa podwyżka. Nie wszyscy są zadowoleni – związki zawodowe żądają znacznie większego wzrostu, a pracodawcy ostrzegają przed negatywnymi skutkami gospodarczymi.

Można dostać blisko 6 tysięcy złotych. Polacy rzucili się na nowe świadczenie. Wypłaty ruszą niebawem. Ciągle jeszcze przyjmują wnioski
13 cze 2025

To nowe pieniężne świadczenie to już prawdziwy hit. Lawina wniosków o przyznanie wdowiej renty spadła na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W całej Polsce złożono ich już przeszło 900 tys. Maksymalna kwota jaką można otrzymać to ponad 5,6 tys. zł brutto. Wypłaty ruszą już niebawem, z początkiem lipca. ZUS ostrzega przed popełnianiem błędów w wypełnianiu dokumentów, bo może się to skończyć nieprzyznaniem świadczenia.

[Minimalne wynagrodzenie 2026] Rada Ministrów proponuje 4 806 zł brutto i 31,40 zł stawki godzinowej od 1 stycznia 2026 r.
13 cze 2025

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę ma wzrosnąć do 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa – do 31,40 zł. To propozycja Rady Ministrów, która trafi teraz pod obrady Rady Dialogu Społecznego.

[Propozycja Rady Ministrów] Od 1 marca 2026 r. najniższa emerytura 1 970,98 zł brutto. Wskaźnik waloryzacji emerytur i rent w 2026 r.
13 cze 2025

W czwartek, 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2026 r. Jak wynika z informacji opublikowanej przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, rząd zaproponuje Radzie Dialogu Społecznego, by wskaźnik waloryzacji emerytur i rent w 2026 r. wyniósł 20 proc. realnego wzrostu przeciętnego wynagrodzenia w 2025 r.

pokaż więcej
Proszę czekać...