Jakie okoliczności mogą wpłynąć na powstanie nadpłaty składek ZUS? Kiedy płatnik może starać się o zwrot nienależnie opłaconych składek?
Płatnik składek uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego opłaca składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości różnicy między kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy, wykazanych w deklaracji rozliczeniowej, i kwotą wypłaconych ubezpieczonym zasiłków oraz przysługującego płatnikowi wynagrodzenia z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do tych świadczeń.
Należności z tytułu składek uiszcza się odrębnymi wpłatami na rachunki ZUS w NBP, w podziale na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
W przypadku gdy płatnik opłaci składki w wysokości wyższej, niż jest do tego zobowiązany, mamy do czynienia z nienależnie opłaconymi składkami, czyli tzw. nadpłatą składek. Stwierdzenie nadpłaty następuje w wyniku korekty dokumentu bądź dokumentów rozliczeniowych.
Często spotykanym przypadkiem stwierdzenia nadpłaty składek jest sytuacja, gdy płatnik dokonuje korekty złożonego za ubezpieczonego imiennego raportu miesięcznego, w którym wykazał zbyt wysoką podstawę wymiaru składek, a w konsekwencji zbyt wysokie składki.
PRZYKŁAD
Spółka z o.o. w raporcie ZUS RCA składanym za wrzesień 2006 r. za jednego z pracowników spółki w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględniła wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby w wysokości 500 zł, które jest wolne od składek na te ubezpieczenia.
Wykazana w raporcie ZUS RCA podstawa wymiaru składek wyniosła 2000 zł, tj. 1500 zł wynagrodzenie za pracę i 500 zł wynagrodzenie za czas choroby. Od tak ustalonej podstawy wymiaru płatnik naliczył następujące składki:
• ubezpieczenie emerytalne:
– płatnik składek – 195,20 zł (2000 zł x 9,76%),
– ubezpieczony – 195,20 zł (2000 zł x 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe:
– płatnik składek – 130 zł (2000 zł x 6,5%),
– ubezpieczony – 130 zł (2000 zł x 6,5%),
• ubezpieczenie chorobowe:
– ubezpieczony – 49 zł (2000 zł x 2,45%),
• ubezpieczenie wypadkowe:
– płatnik składek – 40 zł (2000 zł x 2,00%).
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 2000 – 195,20 – 130 – 49 = 1625,80
Składka na ubezpieczenie zdrowotne 1625,80 x 8,75% = 142,26 zł
W raporcie korygującym spółka wykazała składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru w wysokości 1500 zł:
• ubezpieczenie emerytalne:
– płatnik składek – 146,40 zł (1500 zł x 9,76%),
– ubezpieczony – 146,40 (1500 zł x 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe:
– płatnik składek – 97,50 zł (1500 zł x 6,5%),
– ubezpieczony – 97,50 zł (1500 zł x 6,5%),
• ubezpieczenie chorobowe:
– ubezpieczony – 36,75 zł (1500 zł x 2,45%),
• ubezpieczenie wypadkowe:
– płatnik składek – 30 zł (1500 zł x 2,00%).
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 1500 zł – 146,40 zł – 97,50 zł – 36,75 = 1219,35 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne 1219,35 zł x 8,75% = 106,69 zł
W wyniku korekty raportu ZUS RCA po stronie płatnika składek powstała nadpłata na ubezpieczenia:
• emerytalne 390,40 zł – 292,80 zł = 97,60 zł,
• rentowe 260 zł –195 zł = 65 zł,
• chorobowe 49 zł – 36,75 zł = 12,25 zł,
• wypadkowe 40 zł – 30 zł =10 zł,
• zdrowotne 142,26 zł – 106,69 zł = 35,57 zł.
Opłacając składki za październik 2006 r. płatnik pomniejszy dokonywane wpłaty o następujące kwoty:
• ubezpieczenia społeczne – 184,85 zł,
• ubezpieczenie zdrowotne – 35,57 zł,
• Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 12,75 (500 zł x (2,45% + 0,10%).
Ponadto płatnik zwrócił ubezpieczonemu sfinansowaną z jego środków część nadpłaty.
Gdy ubezpieczony przekroczy 73 560 zł
Przyczyną powstania nadpłaty składek poza błędnym ustaleniem podstawy wymiaru jest także przekroczenie przez ubezpieczonego, w danym roku kalendarzowym, kwoty trzydziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2006 r. – 73 560 zł) połączone z dalszym opłacaniem składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Płatnik składek po ustaleniu – na podstawie posiadanej dokumentacji płacowej – że ubezpieczony osiągnął tę kwotę, jest bowiem zobowiązany zaprzestać potrącania składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. ZUS nie jest już bowiem zobowiązany do bieżącego monitorowania tej wielkości i ma obowiązek poinformować płatnika o jej przekroczeniu przez ubezpieczonego tylko wówczas, gdy w wyniku własnych działań to ustali (np. w wyniku kontroli).
W przypadku gdy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe danego ubezpieczonego opłaca więcej niż jeden płatnik składek, na ubezpieczonym ciąży obowiązek zawiadomienia ich o osiągnięciu rocznej podstawy wymiaru składek. W miesiącu, w którym następuje przekroczenie kwoty rocznej podstawy, ubezpieczony ma prawo wskazać, który z płatników opłaci składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty poniżej tego progu. Konsekwencje błędnego zawiadomienia, powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ponosi ubezpieczony, który zobowiązany jest do uregulowania całego zadłużenia.
Za datę stwierdzenia nadpłaty składek w związku z przekroczeniem rocznej podstawy wymiaru składek uważa się datę otrzymania przez ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących. Jeżeli równocześnie z dokumentami korygującymi płatnik złożył wniosek o zwrot składek, od tej daty biegnie 30-dniowy termin dla ZUS na dokonanie ich zwrotu.
Jeżeli pomimo przekroczenia kwoty trzydziestokrotności płatnik nadal potrącał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powinien złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące.
W przypadku gdy ubezpieczony ma dwóch lub więcej płatników i nie poinformował ich o osiągnięciu rocznej podstawy, na skutek czego nadpłacili oni składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty ograniczenia. Dlatego konieczne jest proporcjonalne ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty trzydziestokrotności.
Dla ubezpieczonego osiągającego przychody u płatników A i B w różnej wysokości, prawidłową podstawę wymiaru składki za dany miesiąc ustala się w następujący sposób – od sumy przychodów ubezpieczonego u obydwu pracodawców (tj. od początku roku do miesiąca przekroczenia kwoty trzydziestokrotności) odejmuje się kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok. Kwota różnicy stanowi kwotę przekroczenia. Następnie kwotę przekroczenia ustala się proporcjonalnie na płatników A i B, przy zastosowaniu następującego wzoru:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
gdzie:
X – kwota przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek w danym miesiącu u pracodawcy A lub B.
Kwotę przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek u pracodawcy B można ustalić także odejmując od kwoty przekroczenia ogółem kwotę przekroczenia u pracodawcy A, czyli bez stosowania poniższego wzoru.
PRZYKŁAD
Od stycznia do lipca 2006 r. pracownik osiągnął przychód stanowiący podstawę wymiaru składek w wysokości 70 000 zł. W sierpniu br. pracownik otrzymał u płatnika A 6000 zł, a u płatnika B 4000 zł. Ponieważ ubezpieczony nie poinformował płatników o osiągnięciu rocznej podstawy wymiaru składek, składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały opłacone od całego otrzymanego w tym miesiącu przychodu.
Pracodawca A naliczył składki w następującej wysokości:
• ubezpieczenie emerytalne:
– płatnik składek – 585,60 zł (6000 zł x 9,76%),
– ubezpieczony – 585,60 zł (6000 zł x 9,76%),
• ubezpieczenie rentowe:
– płatnik składek – 390 zł (6000 zł x 6,5%),
– ubezpieczony – 390 zł (6000 zł x 6,5%),
• ubezpieczenie chorobowe:
– ubezpieczony – 147 zł (6000 zł x 2,45%),
• ubezpieczenie wypadkowe:
– płatnik składek – 120 zł (6000 zł x 2,00%),
• ubezpieczenie zdrowotne:
– ubezpieczony – [(6000 zł –585,60 zł – 390 zł – 147 zł) x 8,75%] = 426,77 zł.
Podstawa wymiaru składek za sierpień br. u płatnika A powinna wynosić:
80 000 zł – 73 560 zł = 6440 zł – kwota przekroczenia ogółem w sierpniu br.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawa wymiaru składek u płatnika A – 2136 zł (6000 zł – 3864 zł).
Kwota przekroczenia u płatnika B – 2576 zł (6440 zł – 3864 zł).
Podstawa wymiaru składek u płatnika B – 1424 zł (4000 zł – 2576 zł).
Płatnik A dokonał korekty dokumentów rozliczeniowych za sierpień, w których skorygował składki w następującej wysokości:
płatnik A:
• ubezpieczenie emerytalne:
– płatnik składek – 208,47 zł,
– ubezpieczony – 208,47 zł,
• ubezpieczenie rentowe:
– płatnik składek – 138,84 zł,
– ubezpieczony – 138,84 zł,
• ubezpieczenie zdrowotne:
– ubezpieczony – 481,75 zł.
Nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosiła odpowiednio 754,26 zł i 502,32 zł.
Niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne wyniosła 54,98 zł (481,75 zł – 426,77 zł).
Po odjęciu niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne płatnik A nadpłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 1201,60 zł.
O kwotę powstałej nadpłaty płatnik pomniejszył bieżącą wpłatę składek na ubezpieczenia społeczne, a także zwrócił ubezpieczonemu sfinansowaną przez niego część nadpłaty.
Zwrot składek
W myśl art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nienależnie opłacone składki podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku na poczet przyszłych składek. Jeżeli płatnik nie ma zaległych lub bieżących zobowiązań wobec ZUS, może złożyć wniosek do ZUS o zwrot składek. Wniosek należy złożyć po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek. Nienależnie opłacone składki nie podlegają jednak zwrotowi, jeżeli stanowią nie więcej niż 5 proc. najniższego wynagrodzenia. Zwrotu nienależnie opłaconych składek nie można także dochodzić, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło 5 lat. Zwrotowi podlegają również nienależnie opłacone składki przekazane do otwartego funduszu emerytalnego.
Niezależnie od przyjętego przez płatnika składek sposobu rozliczenia nadpłaty, tj. zaliczenie na poczet przyszłych składek lub ich zwrotu, płatnik zobowiązany jest zwrócić stosowną część nadpłaty ubezpieczonemu.
Podstawa prawna:
• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.).
Magdalena Kostrzewa
Magdalena Kostrzewa