Urlop wypoczynkowy może zostać nieudzielony w roku, w którym pracownik nabył do tego urlopu prawo, z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (np. konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy) lub z przyczyn leżących po stronie pracownika (np. choroba pracownika w okresie zaplanowanego urlopu). Niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy przechodzi na rok następny i od 1 stycznia następnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym.
Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 31 marca następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik przynajmniej rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu 31 marca danego roku.
PRZYKŁAD
Pracownik ma 15 dni zaległego urlopu. Na prośbę pracodawcy zgodził się wykorzystać 7 dni urlopu do 31 marca 2010 r., a pozostałe 8 dni w kwietniu br. Taką sytuację należy uznać za naruszenie zasady nakazującej rozpoczęcie wykorzystywania zaległego urlopu w terminie do końca pierwszego kwartału kolejnego roku. W analizowanej sytuacji zasada ta mogłaby być uznana za zachowaną, jeżeli pracownik rozpocząłby wykorzystywanie 15 dni zaległego urlopu najpóźniej 31 marca br., ale bez dzielenia tego urlopu na części.
WAŻNE!
Pracownik nie musi wykorzystać całego zaległego urlopu do 31 marca kolejnego roku, wystarczy, że rozpocznie korzystanie z tego urlopu 31 marca.
Należy również pamiętać, że niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie do końca pierwszego kwartału kolejnego roku nie powoduje utraty przez pracownika prawa do zaległego urlopu.
Udzielanie urlopu zaległego
Urlopu zaległego należy udzielać tak samo jak zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli wyłącznie na dni pracy pracownika (art. 1542 § 1 Kodeksu pracy). Urlop wypoczynkowy przeliczamy na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin. Zatem pracownikowi, któremu udzielono zaległego urlopu wypoczynkowego, należy odpisać z puli urlopowej tyle godzin urlopu, ile miał do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu wypoczynkowego.
Urlop wypoczynkowy jest najczęściej udzielany w pełnych dniach. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pozostała pracownikowi do wykorzystania część urlopu wypoczynkowego jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym ma być udzielony urlop wypoczynkowy. W takim przypadku można udzielić pracownikowi urlopu na część dnia pracy (art. 1542 § 4 Kodeksu pracy). Jeżeli więc pracownikowi pozostały np. 4 godziny urlopu wypoczynkowego, a pracuje np. po 6 godzin na dobę, to w takim przypadku można udzielić mu urlopu jedynie na część dnia pracy, a na pozostałe 2 godziny pracownik przyjdzie do pracy.
Jednak pracownikowi nie można udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego na część dnia pracy, jeżeli nabył on prawo do urlopu za kolejny rok.