Płatnicy składek są odpowiedzialni za prawidłowość danych, jakie przekazują do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych. Dane te mają wpływ na prawa i obowiązki płatnika i ubezpieczonego w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, dlatego płatnicy na bieżąco muszą korygować dokumenty, w których podali nieprawidłowe informacje (art. 41 ust. 6–7b oraz art. 47 ust. 3–3b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa o sus). Aby zapewnić rzetelność dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych przez płatników składek, nałożono na nich dodatkowo obowiązek corocznego sprawdzania dokumentów rozliczeniowych. Płatnicy muszą sprawdzić dokumenty złożone za cały rok do końca kwietnia następnego roku (art. 41 ust. 7 ustawy o sus). Weryfikacja dotyczy tylko dokumentów rozliczeniowych – tj. raportów składkowych (ZUS RCA lub ZUS RZA) i raportów świadczeniowych (ZUS RSA). Na mocy art. 47 ust. 3b ustawy o sus obowiązek ten rozciąga się również na deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
W razie stwierdzenia, że jakiś dokument został sporządzony nieprawidłowo, płatnik składek ma 7 dni na złożenie dokumentu korygującego zawierającego wszystkie prawidłowe dane. W praktyce oznacza to, że korekta dokumentu złożonego za 2009 r. powinna zostać złożona najpóźniej 7 maja 2010 r. (tj. 7. dnia po upływie terminu na sprawdzenie dokumentów).
Więcej: Do końca kwietnia trzeba sprawdzić i poprawić dokumenty złożone w ZUS za 2009 r.