Przez pojęcie kadry kierowniczej rozumie się pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy, czyli tzw. wyższą kadrę kierowniczą, oraz kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, czyli tzw. niższą kadrę kierowniczą.
Przez pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych (art. 128 § 2 pkt 2 k.p.). Zarządzającym zakładem pracy jest więc jego prezes, dyrektor, jak również wieloosobowy zarząd spółki z o.o. lub spółki akcyjnej.
Natomiast Kodeks pracy nie definiuje pojęcia „kierownik”. Przyjmuje się, że jest to pracownik, którego głównym przedmiotem pracy jest organizowanie i kierowanie procesem pracy w wyodrębnionej komórce organizacyjnej (np. działu, wydziału, sekcji), bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników i rodzaj powierzonych zadań. Istotne znaczenie ma wyodrębnienie danej jednostki w strukturze organizacyjnej zakładu, które powinno znaleźć odzwierciedlenie w aktach organizacyjnych, układzie zbiorowym, regulaminie organizacyjnym czy uchwale zarządu. Wykaz kierowników powinien być zawarty w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Umowa o pracę nie należy do takich aktów.
Więcej: Zasady ustalania czasu pracy osób zarządzających zakładem pracy