W sprawie rozpatrywanej przez sąd, obowiązki zaniedbała księgowa zatrudniona w jednej ze spółek. Była odpowiedzialna za odbiór korespondencji oraz za księgowość. Gdy jednak do spółki wpłynęła decyzja wójta o wysokości podatku od nieruchomości, pracownica zataiła to przed pracodawcą. Nie informowała również o kolejnych pismach w tej sprawie, a całą dokumentację zabierała do domu.
Sprawa wyszła na jaw po roku, księgowa przyznała się, ale nie umiała wyjaśnić powodów swojego działania.
W tej sytuacji spółka złożyła odwołanie od decyzji wójta wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do jego wniesienia. Spółka, jako podstawę, wskazała art. 162 § 2 Ordynacji podatkowej (O.p.)
Spółka argumentowała, że pracownica nie dopuściła się zwykłego zaniedbania swoich obowiązków, tylko celowo ukryła informacje. Nawet gdyby spółka jako podatnik zachowała najwyższą staranność, nie mogła wiedzieć o decyzji wójta i odwołać się od niej w terminie.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze odmówiło przywrócenia terminu do wniesienia odwołania. Uzasadniło to tym, że spółka musiałaby uprawdopodobnić brak swojej winy w sprawie, bo tego wymaga art. 162 O.p. Tymczasem pracownikiem, który spowodował uchybienie terminu była księgowa zatrudniona w spółce, a zatem osoba, która nie mogła się tłumaczyć brakiem wiedzy co do skutków prawnych i finansowych związanych z niedochowaniem terminu do wniesienia odwołania od decyzji.
Podobnego zdania był Wojewódzki Sądu Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim. Jego zdaniem spółka nie uprawdopodobniła braku swojej winy. Okoliczności sprawy nie wskazują też na to, że termin został niedotrzymany na skutek zdarzeń wyjątkowych czy szczególnych, których nie można było uniknąć i które mogłyby usprawiedliwiać działanie pracownika spółki.
Skargę spółki oddalił również Naczelny Sąd Administracyjny. Zwrócił uwagę na to, że to spółka jako podatnik ponosi odpowiedzialność za dobór osób, którym powierza prowadzenie swoich spraw.
Zdaniem NSA, o braku winy można byłoby mówić w sytuacji, gdyby na przykład podatnik lub jego pełnomocnik zachorowali i to uniemożliwiałoby podjęcie działań nie tylko osobiście przez podatnika, ale i przez jego reprezentanta. Jako inny przykład sąd podał klęskę żywiołową lub inną katastrofę.
Nie można jednak przyjąć - zdaniem NSA - że podatnik nie ponosi winy, gdy przyczyną niedotrzymania terminu była "działalność lub brak działania osób, którymi podmiot się posługuje".
"Za brak należytego działania przedstawiciela danej osoby prawnej, w tym osoby upoważnionej do odbioru korespondencji (...) odpowiedzialność ponosi bowiem sama strona. Powoływanie się więc w tym przypadku na celowe zaniedbanie pracownika spółki, które zostało przyznane przez danego pracownika w stosownym oświadczeniu, nie daje podstaw do uznania, że zachodzi brak winy w uchybieniu terminu" - stwierdził NSA w wyroku z 25 października 2011 r. (sygn. II FSK 731/10).
"Wybór pracowników, jak i ustanawianie pełnomocników, jest sprawą wewnętrznej organizacji danego podmiotu gospodarczego i odpowiedzialności za podejmowane w tym zakresie decyzje nie można przenosić na inne osoby fizyczne lub prawne" - podsumował sąd.