Najważniejsze zdarzenia w życiu każdego człowieka są zarejestrowane w aktach stanu cywilnego. Znajdują się w nich dane dotyczące tożsamości danej osoby, jak również dotyczące naszych przodków. Informacje zawarte w akcie odzwierciedlają historię życia konkretnego człowieka, jego pochodzenie oraz relacje rodzinne. Treść aktu wpływa także na prawa i obowiązki z zakresu prawa rodzinnego i spadkowego. Z tych powodów trzeba dbać o prawidłowość i aktualność danych zawartych w tym podstawowym dokumencie.
Jedną z najistotniejszych zasad, na której opiera się system rejestracji stanu cywilnego, jest zasada prawdy obiektywnej. Akta powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, gdyż stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, a ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Oznacza to, że do chwili wydania przez sąd orzeczenia o unieważnieniu aktu stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą, nie można zakwestionować jego ważności. Co do zasady w akcie stanu cywilnego nie można także dokonywać żadnych zmian po jego sporządzeniu (art. 28 prawa o aktach stanu cywilnego), jednak są pewne wyjątki. Na mocy przepisów szczególnych zmian może dokonać w formie decyzji administracyjnej kierownik urzędu stanu cywilnego oraz sąd w postępowaniu nieprocesowym, np.w przypadku błędnego lub nieścisłego zredagowania aktu (art. 31 prawa o aktach stanu cywilnego).
Sprostowanie danych
Najprostsze, oczywiste błędy pisarskie w akcie stanu cywilnego może sprostować kierownik urzędu stanu cywilnego (art. 28 prawa o aktach stanu cywilnego). Czynności tej dokonuje w formie decyzji administracyjnej. Organem upoważnionym do załatwienia takiej sprawy jest kierownik USC właściwy ze względu na miejsce sporządzenia aktu, który ma podlegać sprostowaniu. Sprostowania może dokonać zarówno na wniosek osoby zainteresowanej, jak i z urzędu. Wydanie decyzji o sprostowaniu oczywistego błędu pisarskiego powinno nastąpić po przeprowadzeniu postępowania dowodowego. Decyzja powinna wskazywać błąd oraz ustalać prawidłowe brzmienie wyrazów, które mają być wpisane do aktu. Powstaje jednak pytanie, jaki błąd ma charakter oczywisty? Oczywisty błąd pisarski to błąd ortograficzny, polegający na niedopisaniu litery w wyrazie, jak również wpis niezgodny z dokumentem stanowiącym podstawę sporządzenia aktu. Przykładowo błąd może polegać na wpisaniu imienia z pominięciem jednej z liter, np. Jadwig zamiast Jadwiga, lub na wpisaniu daty urodzenia dziecka niezgodnie z zaświadczeniem lekarskim stwierdzającym datę urodzenia. Natomiast błąd polegający na wpisaniu daty zdarzenia w miesiącu, który takiej daty nie ma (np. 31 lutego), podlega zmianie tylko w trybie sądowym. Zgodnie bowiem z art. 31 prawa o aktach stanu cywilnego to sąd dokonuje sprostowania w razie błędnego lub nieścisłego zredagowania aktu. Sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego przez kierownika USC nie może powodować istotnej zmiany treści aktu stanu cywilnego.
Uzupełnienie informacji
Jeśli akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo, należy go uzupełnić. Przykładowo akt może nie zawierać danych dotyczących rodziców. Uzupełnienie następuje w formie decyzji wydawanej przez kierownika na podstawie art. 36 prawa o aktach stanu cywilnego. Stosownie do tego przepisu kierownik wszczyna postępowanie w sprawie uzupełnienia aktu na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu. Zasadniczo decyzję o uzupełnieniu aktu wydaje kierownik właściwy według miejsca zamieszkania wnioskodawcy. W toku postępowania kierownik ustala brakujące dane, które powinny być wpisane w akcie. Jeśli decyzja stanie się ostateczna, kierownik przesyła ją do kierownika USC miejsca sporządzenia aktu, który dopiero na tej podstawie uzupełnia akt poprzez wpisanie w nim wzmianki dodatkowej. Aby kierownik dokonał uzupełnienia naszych danych w akcie, należy przedstawić dokumenty stwierdzające te dane, np. inne wcześniej sporządzone akta stanu cywilnego. Podstawą uzupełnienia np. aktu urodzenia dziecka może być akt małżeństwa jego rodziców, akt małżeństwa zaś można uzupełnić na podstawie aktów urodzenia osób zamierzających zawrzeć związek małżeński. W razie potrzeby dowodami mogą być również zeznania świadków oraz inne dokumenty urzędowe.
Ważne!
Jeśli akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo, należy go uzupełnić
Odtworzenie aktu
Istnieje także możliwość odtworzenia aktu stanu cywilnego (art. 34 ust. 1 prawa o aktach stanu cywilnego). Aby odtworzyć akt, trzeba wykazać istnienie kilku przesłanek, po pierwsze, że akt został kiedyś sporządzony, po drugie należy udowodnić zaginięcie lub zniszczenie całości lub części księgi stanu cywilnego, w której znajdował się sporządzony akt i po trzecie trzeba wykazać, że nie zachował się odpis tego aktu. Nie można więc odtworzyć treści aktu, jeżeli niemożliwe jest ustalenie faktu sporządzenia aktu oraz urzędu, który akt sporządził. Jeżeli zostaną dowiedzione wymienione przesłanki, właściwy do wydania decyzji w sprawie jest kierownik USC według miejsca zamieszkania wnioskodawcy, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej.
PRZYKŁAD: ODTWORZENIE UPROSZCZONE
Jeśli z jakichś powodów nie zachował się akt stanu cywilnego danej osoby, np. z powodu zaginięcia, a osoba ta dysponuje odpisem skróconym tego aktu, możliwe jest wtedy tzw. uproszczone odtworzenie aktu. Warunkiem zastosowania takiego trybu jest przedstawienie odpisu aktu stanu cywilnego. Wówczas na podstawie odpisu kierownik odtwarza w formie decyzji treść aktu. W tej sytuacji kierownik nie przeprowadza postępowania dowodowego. Postępowanie takie może zostać wszczęte na wniosek lub z urzędu. W tym trybie odtwarza się akty jedynie na podstawie odpisów wydanych przez urzędy stanu cywilnego od 1 stycznia 1945 r. oraz sprzed tej daty, wydane przez świeckie urzędy stanu cywilnego. Inne dokumenty, wydane przez osoby prowadzące wyznaniową rejestrację stanu cywilnego przed dniem 1 stycznia 1946 r., nie mają bowiem mocy dokumentu urzędowego (art. 87 ust. 1 prawa o aktach stanu cywilnego).
W toku postępowania należy uzyskać zaświadczenie z urzędu właściwego do sporządzenia aktu odtworzonego, stwierdzające zaginięcie lub zniszczenie księgi oraz o braku odpisów z tych ksiąg, przyjąć oświadczenie od wnioskodawcy, że nie występował on ani inna osoba mająca prawa wnioskodawcy o odtworzenie aktu w postępowaniu sądowym ani w postępowaniu administracyjnym. Postępowanie w tym trybie wszczyna się na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwa lub z urzędu. Regułą jest wszczęcie postępowania na wniosek strony.
Odtworzenie treści polega na ustaleniu danych, które zgodnie z obowiązującym prawem podlegają wpisowi do aktu. Nie ustala się danych, które dawniej wpisywano do akt, tj. daty chrztu, nazwisk chrzestnych, zawodu rodziców.
PRZYKŁAD: ODTWORZENIE AKTU ZAGRANICZNEGO
Jeżeli akt stanu cywilnego został sporządzony za granicą, a uzyskanie odpisu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami, kierownik może odtworzyć jego treść na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu (art. 35 prawa o aktach stanu cywilnego). W toku postępowania dowodowego kierownik powinien ustalić: nastąpienie zdarzenia za granicą, zarejestrowanie go w zagranicznych księgach stanu cywilnego i niemożność uzyskania odpisu aktu lub poważnych trudności z jego uzyskaniem. Odtworzenie treści aktu sporządzonego za granicą jest pozostawione uznaniu kierownika, ponieważ zagraniczna księga stanu cywilnego z reguły istnieje, a jedynie uzyskanie odpisu z tej księgo jest utrudnione lub napotyka poważne trudności. Właściwy do wydania decyzji w sprawie odtworzenia aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą jest kierownik urzędu stanu cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Ostateczna decyzja staje się podstawą do odtworzenia aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą.
Treść aktu zaginionego lub zniszczonego odtwarza się wraz ze wzmiankami dodatkowymi wpisanymi do aktu. Postępowanie dowodowe opiera się głównie na dowodach z przesłuchania stron i świadków oraz dowodach z dokumentów (aktach stanu cywilnego, świadectw szkolnych, dokumentów tożsamości, zaświadczeń, wypisów z księgi wieczystej).
Wykreślenie informacji z aktu
Akt stanu cywilnego może zawierać jedynie dane wymagane przez prawo; w szczególności w aktach nie można zamieszczać danych naruszających dobra osobiste. Ponadto akt nie może zawierać danych kolidujących z postanowieniami konstytucji oraz innymi ustawami, przykładowo dotyczy to informacji o wyznawanej religii, narodowości oraz czy stanie zdrowia. Zakres danych zawartych w aktach stanu cywilnego szczegółowo określają przepisy. Kierownik urzędu stanu cywilnego ma wiec obowiązek na podstawie art. 18 ust. 2 prawa o aktach stanu cywilnego dokonać skreślenia danych niezgodnych z prawem na wniosek osób zainteresowanych, organów państwowych lub z urzędu. Wykreślenie to następuje w formie decyzji administracyjnej.
PRZYKŁAD: ODWOŁANIE OD DECYZJI
W przypadku gdy rozstrzygnięcie kierownika USC będzie niekorzystne dla danej osoby, ma ona prawo wnieść odwołanie od decyzji administracyjnej. Na decyzje kierownika USC należy skarżyć się do wojewody, który jest organem II instancji w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego. Wojewoda jest organem upoważnionym do zmiany, uchylenia lub unieważnienia decyzji kierownika urzędu stanu cywilnego. Wojewoda rozstrzyga również spory o właściwość między kierownikami urzędów stanu cywilnego w tym samym województwie. Odwołanie wnosi się do wojewody za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, czyli za pośrednictwem kierownika USC. Należy to zrobić w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie, od dnia jej ogłoszenia stronie.
Ważne!
Najprostsze, oczywiste błędy pisarskie w akcie stanu cywilnego może sprostować kierownik urzędu stanu cywilnego
Wpisanie zagranicznego aktu
Akt stanu cywilnego sporządzony za granicą może zostać wpisany do polskich ksiąg na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu. Transkrypcji aktu stanu cywilnego można dokonać zarówno gdy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim, jak również gdy jest cudzoziemcem. W ten sposób można wpisać do polskich ksiąg stanu cywilnego akty sporządzone za granicą bez względu na datę ich sporządzenia, zatem również akty dotyczące osób zmarłych. Transkrypcja aktu zagranicznego wymaga wydania decyzji przez kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
PRZYKŁAD: PISOWNIA ZAGRANICZNYCH NAZWISK
W przypadku transkrypcji aktu zagranicznego obowiązuje bezwzględny zakaz wprowadzania jakichkolwiek zmian w treści aktu. Niedopuszczalna jest zwłaszcza praktyka dostosowywania brzmienia obcych imion i nazwisk do zasad polskiej pisowni. Taki pogląd wyraził również Sąd Najwyższy w swym postanowieniu z 8 sierpnia 2003 r., V CK6/02. Decyzje dotyczące tak delikatnych kwestii, jak imię czy nazwisko, które należą do kategorii dóbr osobistych, podlegają szczególnej kontroli pod względem ich zgodności z art. 8 ust. 1 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności z 1950 roku oraz z art. 47 konstytucji. Każde naruszenie tych przepisów oznacza niezgodną z prawem ingerencję władzy publicznej w sferę stanu cywilnego określonej osoby.
Odmowa dokonania transkrypcji następuje w formie decyzji. W polskim prawie nie ma obowiązku dokonania transkrypcji aktów zagranicznych dotyczących obywateli polskich. Zagraniczne akty stanu cywilnego, np. dotyczące polskich obywateli, są bowiem dokumentami urzędowymi i posiadają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi, jednak należy przedstawiać w ich przypadku tłumaczenia.
Ewa GrĄczewska-Ivanova
ewa.graczewska-ivanova@infor.pl
Podstawa prawna
l Ustawa z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688).