Procedura postępowania przed Sądem Pierwszej Instancji obejmuje zasadniczo fazę pisemną oraz fazę ustną.
Postępowanie pisemne
Faza pisemna trwa zazwyczaj dłużej i ma na celu zebranie oświadczeń pisemnych stron i innych uczestników (np. interwenientów), dokumentów na poparcie ich tez i przedstawianych w pismach argumentów oraz zebranie innych materiałów potrzebnych do rzetelnego rozstrzygnięcia sprawy. Na tym etapie postępowania możliwe jest przeprowadzenie wstępnego dochodzenia. Prezes SPI wyznacza na początku sprawy sędziego sprawozdawcę (art. 13 Regulaminu), którego zadaniem jest śledzenie przebiegu sprawy i występowanie w procesie w charakterze sprawozdawcy. Sąd Pierwszej Instancji, obradując w składzie plenarnym (pełnym), a w składzie Izby, jeśli uzna się, iż jest to wymagane ze wzglądu na prawną trudność lub złożoność sprawy, jest w pracach wspomagany przez rzecznika generalnego, wyznaczonego przez prezesa SPI spośród sędziów SPI.
Na zakończenie procedury pisemnej, a w danym przypadku, po przeprowadzeniu środków dowodowych, następuje część ustna postępowania, gdzie sprawa jest rozpatrywana na posiedzeniu jawnym. Na rozprawie prezes, sędziowie i rzecznik generalny mogą zadawać pytania pełnomocnikom, doradcom i prawnikom stron, natomiast same strony nie mogą brać czynnego udziału w rozprawie. Na rozprawie może dojść do przesłuchania świadków i biegłych. Sędziowie obradują na podstawie projektu obrad sporządzonego przez sędziego sprawozdawcę. Na zakończenie procedury ustnej przedstawia swą opinię rzecznik generalny, po czym Sąd Pierwszej Instancji udaje się na naradę, po której zapada rozstrzygnięcie w sprawie, a następnie wyrok jest ogłaszany publicznie.
Koszty i bezpłatna pomoc prawna
Postępowanie przed SPI jest nieodpłatne, tzn. nie ma obowiązku uiszczania opłat sądowych i innych opłat, ale Sąd Pierwszej Instancji może zasądzić zwrot swych kosztów jeśli strona spowodowała wydatki, których można było uniknąć.
Kosztami, z jakimi musi liczyć się skarżący, są wydatki związane z: zastępstwem procesowym (np. wynagrodzenie adwokatów), kwotami należnymi świadkom oraz z usługami pocztowymi i telekomunikacyjnymi. Co do obowiązku poniesienia kosztów przy skargach bezpośrednich ponosi je strona przegrywająca (koszty własne oraz koszty pozostałych stron, pod warunkiem że przeciwnicy wystąpili o zwrot w swoich pismach procesowych). Szczegółowe rozwiązania, dotyczące kwestii kosztów, obciążających strony i ich zwrotu, reguluje art. 87 Regulaminu SPI.
Zgodnie z art. 94 Regulaminu SPI istnieje możliwość uzyskania bezpłatnej pomocy sądowej. Z wnioskiem o przyznanie takiej pomocy może wystąpić każdy uczestnik postępowania, który nie jest w stanie pokryć w części lub w całości kosztów postępowania. W celu wykazania braku odpowiednich środków należy złożyć do Sądu Pierwszej Instancji dokumenty potwierdzające ten fakt. Jeżeli wniosek o pomoc składany jest przed wniesieniem skargi, to należy w nim przedstawić przedmiot skargi w celu umożliwienia dokonania oceny jej zasadności przez Trybunał.
Wydając zarządzenie o przyznaniu pomocy prawnej, SPI obliguje osobę zwolnioną do wyboru prawnika, który będzie stronę zwolnioną reprezentował. Jeżeli osoba zwolniona nie dokonuje wyboru albo wybór jest niemożliwy do zaakceptowania przez SPI, szef kancelarii SPI przesyła odpis zarządzenia i wniosku o przyznanie pomocy prawnej do właściwego organu w danym państwie. Po otrzymaniu odpowiedzi SPI, sugerując się opinią organu, wyznacza z urzędu prawnika, który będzie działał w imieniu danej strony. Jeśli przyznano pomoc prawną, kasa SPI wypłaca zaliczki niezbędne do pokrycia kosztów.
Obowiązkowa reprezentacja
W myśl art. 19 w związku z art. 53 Statutu Trybunału Sprawiedliwości reprezentacja osób fizycznych i prawnych przez radcę prawnego lub adwokata jest obowiązkowa, przy czym osoby te muszą być uprawnione do występowania przez sądami jednego z państw członków. Zasady obowiązkowej reprezentacji przez adwokata lub radcę prawnego nie stosuje się w przypadku postępowania w przedmiocie przyznania bezpłatnej pomocy sądowej. Dodatkowo uprawnionymi do występowania przed Trybunałem (reprezentowania stron) są prawnicy-nauczyciele akademiccy będący obywatelami państwa członkowskiego, jeśli prawo wewnętrzne państwa członkowskiego przyznaje im takie uprawnienia.
TRYB PRZYSPIESZONY
Zgodnie z art. 76a Regulaminu Proceduralnego skarżący może, z uwagi na szczególną pilność i okoliczności sprawy, złożyć wniosek o rozpoznanie sprawy w trybie przyspieszonym. Decyzja Sądu Pierwszej Instancji o rozpoznaniu sprawy w tym trybie skutkuje tym, że sprawa ta rozpatrywana jest w znaczącej mierze na procedurze ustnej i jest traktowana przez sam sąd w sposób priorytetowy. Ponieważ tryb przyspieszony opiera się w dużej mierze na procedurze ustnej, strona wnosząca o jego zastosowanie musi ograniczyć swoje pismo procesowe (skargę) do zwięźle sformułowanych zarzutów prawnych. Pismo takie nie powinno przekraczać, za wyjątkiem szczególnych okoliczności, 10-25 stron.
JĘZYK POSTĘPOWANIA
Zgodnie z art. 35 Regulaminu SPI językami postępowania są wszystkie języki urzędowe państw członkowskich, przy czym do jednej sprawy przypisany zostaje jeden język. Generalnie wyboru języka dokonuje autor skargi, chyba że:
l pozwanym jest państwo członkowskie albo osoba fizyczna lub prawna pochodząca z państwa członkowskiego - wówczas językiem postępowania jest język tego państwa;
l prezes Sądu Pierwszej Instancji na zgodny wniosek stron lub na wniosek strony po wysłuchaniu strony przeciwnej i rzecznika generalnego zgodzi się na wybór innego języka.
Wniesienie skargi
Skargę wnosi się bezpośrednio do Sądu Pierwszej Instancji bez pośrednictwa jakichkolwiek instytucji w Polsce w formie pisma skierowanego do sekretariatu tej instytucji.
Oryginał każdego pisma procesowego musi być podpisany przez pełnomocnika i złożony wraz z załącznikami w pięciu odpisach przeznaczonych dla Sądu Pierwszej Instancji i po jednym odpisie dla każdej ze stron postępowania. Artykuł 43 ust. 6 Regulaminu Proceduralnego SPI przewiduje, iż pisma procesowe, w tym skargi, mogą być składane drogą telefaksową lub za pomocą innego środka komunikacji używanego przez SPI, pod warunkiem jednak, że podpisany oryginał pisma procesowego wraz z towarzyszącymi załącznikami i odpisami zostanie złożony w kancelarii nie później niż w ciągu kolejnych dziesięciu dni. Innym środkiem komunikacji stosowanym obok faksu jest poczta elektroniczna. Podpisany oryginał po wniesieniu odpisu w formie zastępczej powinien być wniesiony bez żadnych poprawek lub zmian, nawet drobnych. W razie jakichkolwiek rozbieżności między podpisanym oryginałem a wcześniej złożonym odpisem, pod uwagę bierze się tylko oryginalny dokument oraz datę jego złożenia w sekretariacie sądu.
W przypadku przesłania dokumentacji pocztą elektroniczną, akceptuje się wyłącznie zeskanowany odpis podpisanego oryginału. Zwykły plik elektroniczny, lub plik zawierający podpis elektroniczny, jak też wygenerowana przez komputer podobizna podpisu, nie spełniają wymogów art. 37 ust. 6 Regulaminu. Przesłane w omawiany sposób dokumenty powinny być zeskanowane w rozdzielczości 300 DPI i, w miarę możliwości, przedłożone w formacie PDF (obrazy i tekst), przy użyciu oprogramowania Acrobat lub Readiris 7 Pro.
Składając skargę, strona, zgodnie z art. 38 ust. 2 regulaminu, może wyrazić zgodę na doręczanie jej dokumentów do Sądu Pierwszej Instancji za pośrednictwem faksu lub innego technicznego środka komunikacji. Oświadczenie takie musi wskazywać numer faksu i/lub adres poczty elektronicznej, na który sekretariat może wysyłać stronie dokumenty do doręczenia. Komputer adresata musi posiadać oprogramowanie odpowiednie do otrzymywania i wyświetlania wiadomości wysyłanych przez sekretariat, które będą spełniały takie same wymogi, jak przy przesyłaniu dokumentów do SPI.
Pisma procesowe i inne dokumenty wnoszone przez strony muszą być przedłożone w taki sposób, aby możliwe było ich elektroniczne przetwarzanie przez Trybunał, a zwłaszcza skanowanie dokumentów i stosowanie techniki rozpoznawania pisma.
Przygotowanie do przetwarzania
Możliwość korzystania ze wspomnianych technik wymaga spełnienia następujących warunków:
l papier musi być biały, bez linii, formatu A4, z tekstem na jednej stronie kartki;
l kartki pism procesowych oraz, w stosownym przypadku, załączników, muszą być połączone w sposób umożliwiający łatwe ich oddzielenie (nie mogą być spięte lub połączone na stałe z użyciem kleju, zszywek, itp.);
l tekst musi być napisany powszechnie używaną czcionką (taką jak np. Times New Roman, Courier lub Arial), o rozmiarze co najmniej 12 punktów w odniesieniu do głównej części tekstu i co najmniej 10 punktów w odniesieniu do przypisów, z odstępem półtora wiersza oraz z marginesami górnym, dolnym, lewym i prawym wynoszącymi co najmniej 2,5 cm;
l kartki pisma procesowego muszą być kolejno ponumerowane w prawym górnym rogu. Ponumerowane muszą być także wszystkie kartki załączników do pisma procesowego, tak aby możliwe było sprawdzenie, czy wszystkie kartki załączników zostały należycie zeskanowane.
Na pierwszej stronie pisma procesowego muszą znajdować się następujące informacje:
l tytuł pisma procesowego (skarga, odpowiedź na skargę, replika, duplika, wniosek o dopuszczenie do sprawy w charakterze interwenienta, wniosek interwencyjny, uwagi w przedmiocie wniosku interwencyjnego, zarzut niedopuszczalności itd.);
l numer sprawy (C /...), jeżeli został on już podany przez sekretariat;
l oznaczenie strony skarżącej i pozwanej;
l oznaczenie strony, w imieniu której pismo procesowe jest wnoszone.
Każdy ustęp pisma procesowego musi być ponumerowany.
Wszystkie skargi muszą zawierać elementy przewidziane w art. 44 Regulaminu. Na początku każdej skargi muszą znajdować się:
l nazwisko lub nazwa i adres zamieszkania lub siedziba strony skarżącej;
l nazwisko i status pełnomocnika strony skarżącej;
l oznaczenie strony lub stron, przeciwko której lub którym wnoszona jest skarga;
l oświadczenia określone w art. 44 ust. 2 regulaminu (wskazanie adresu do doręczeń w Luksemburgu i/lub wyrażenie zgody na doręczenia za pośrednictwem faksu lub innych technicznych środków komunikacji).
Przedstawienie zarzutów
Skarga musi zawierać na początku lub na końcu dokładne określenie wnioskowanego rozstrzygnięcia (np. orzeczenie stwierdzające nieważność wskazanego środka lub przyznające określoną kwotę odszkodowania). W przypadku skargi o unieważnienie do skargi musi być dołączona kopia zaskarżonego aktu, zawierająca jego wyraźne oznaczenie.
Do każdej skargi musi zostać załączone podsumowanie zarzutów oraz głównych argumentów na ich poparcie w celu ułatwienia redagowania komunikatu ogłaszanego w Dzienniku Urzędowym, określonego w art. 24 ust. 6 Regulaminu, przygotowywanego przez sekretariat. Streszczenie, o którym mowa, nie może przekraczać dwóch stron.
Zgodnie z art. 44 ust. 6 Regulaminu jeśli wspomniane dokumenty nie zostaną przedstawione, wówczas szef Kancelarii wyznacza skarżącemu rozsądny termin dla usunięcia wad, a gdy te nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie, Sąd Pierwszej Instancji decyduje, czy zaistniałe braki formalne są podstawą do odrzucenia skargi czy też nie.
Po petitum w skardze musi następować krótki opis okoliczności prowadzących do powstania sporu. Argumenty prawne należy przedstawiać i łączyć z poszczególnymi zarzutami, których dotyczą. Zaleca się, aby argumenty lub grupy argumentów poprzedzać podsumowaniem odpowiedniego zarzutu. Każdy wskazany przez skarżącego dowód powinien zostać wyraźnie i dokładnie wskazany w sposób jednoznacznie identyfikujący okoliczności, których istnienie ma dowodzi
Biorąc pod uwagę interesy samych skarżących, ich przeciwników procesowych oraz mając na uwadze właściwe działanie wymiaru sprawiedliwości pisma procesowe muszą koncentrować się na zasadniczych zagadnieniach sprawy i być możliwie krótkie, co ma na celu maksymalne skrócenie postępowania. Zaleca się, aby skargi nie były dłuższe niż 20 stron. W sprawach obejmujących szczególnie skomplikowane zagadnienia prawne i stany faktyczne te maksymalne rozmiary dokumentów mogą być przekraczane.
ADRES SEKRETARIATU SPI
Sekretariat Sądu Pierwszej Instancji
Bd Konrad Adenauer
L-2925 Luxembourg
Tel./faks: (352) 43 03 21 00
e-mail: ECJ.Registry@curia.eu.int
POŚWIADCZENIE PEŁNOMOCNIKA
Wraz ze skargą lub oddzielnie pełnomocnik strony musi przedstawić poświadczenie, że jest uprawniony do występowania przed sądem państwa członkowskiego lub innego, które jest stroną Porozumienia Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a jeśli skarżącym jest osoba prywatna, należy złożyć również statut lub aktualny wyciąg z rejestru spółek lub stowarzyszeń albo inny dowód potwierdzający podmiotowość prawną skarżącego oraz dowód prawidłowego udzielenia pełnomocnictwa.
ZAŁĄCZNIKI DO SKARGI
Jako załączniki do skargi, a w późniejszej fazie postępowania do innych pism procesowych, można składać jedynie takie dokumenty, które zostały wymienione w jego treści i są niezbędne do jego udowodnienia lub zilustrowania. Wraz z pismem należy dołączyć spis załączników, który powinien zawierać takie dane, jak: numer załącznika w sposób wskazujący na pismo procesowe, w którym jest przedkładany (dla skargi będzie to oznaczenie A.1, A.2 etc., dla odpowiedzi na skargę B.1, B.2 etc) opis dokumentu (np. skarga), datę wystawienia, autora i adresata oraz liczbę stron, odesłanie do strony i akapitu pisma, w którym dokument jest wymieniony.
Jeśli pismo procesowe zawiera więcej niż 10 załączników, które z kolei są dłuższe niż 3 strony, do spisu załączników musi być dołączony apendyks (opis załączników). W apendyksie nie powinno się jednak umieszczać wzmianki o załącznikach w postaci wyroków, wypowiedzi doktryny lub przepisów prawnych, które powinny być oddzielone od pozostałych załączników. Każde odesłanie w tekście pisma do złożonego załącznika musi określać odpowiedni numer załącznika i określać pismo, przy którym załącznik został złożony.