Do wyboru są właściwie tylko dwa sposoby utrzymania odpowiedniej czystości w biurze:
• zatrudnienie do sprzątania własnego pracownika,
• zlecenie sprzątania firmie zewnętrznej.
Odkąd modny stał się outsourcing, a sektor usług czystościowo-porządkowych znacznie się rozwinął, to drugie rozwiązanie wybierane jest przez firmy znacznie częściej.
Kogo wybrać?
Na polskim rynku działają dwa rodzaje przedsiębiorstw świadczących usługi w zakresie utrzymania czystości w biurze:
• duże, z udziałem kapitału zagranicznego (Impel, Metro, CleanUp, Polman),
• małe, rodzinne, zatrudniające po kilka osób.
Dyrekcja administracyjna danej firmy sama musi podjąć decyzję, którą z nich zatrudnić. Oczywiście, wszystko zależy od potrzeb. W przypadku biur o powierzchni do 500 m2 można wybrać małą firmę sprzątającą lub dużą, profesjonalną, natomiast w przypadku biur większych - o powierzchni przekraczającej 500 m2 - lepiej wybrać którąś ze znanych, dużych firm sprzątających.
Zalety i wady dużej firmy
Jeżeli do sprzątnięcia jest parę tysięcy metrów kwadratowych biura, do tego teren przed budynkiem i parking na kilkaset samochodów, to lepiej się nie wahać i skorzystać z oferty wielkiej firmy. Zapewni ona nie tylko dobrą organizację pracy, ale również - co bardzo ważne w tym przypadku - fachowe usługi.
Podłogi zostaną wymyte nie przy użyciu szczotki i zwykłej szmaty, lecz profesjonalnym zestawem z mopem i przy zastosowaniu odpowiednich środków chemicznych, dobranych do rodzaju czyszczonych powierzchni.
Dużą firmę czyszczącą stać na wydajny, bardzo drogi sprzęt, dlatego spory parking przed biurowcem będzie mógł być posprzątany stosunkowo szybko, przy użyciu specjalnego kombajnu sprzątającego. Firma taka zadba też o teren przed budynkiem, a w zimie - odśnieży go.
Duża firma sprzątająca bez problemu zaoferuje nam również usługi specjalistyczne: alpiniści umyją elewację budynku lub zewnętrzne, nieotwierane części okien, jej pracownicy zadbają też o wywiezienie śmieci.
I kolejny plus - większe firmy mają przeważnie wprowadzony system zarządzania jakością, np. ISO 9000. Gwarantuje on odpowiednią jakość usług oraz to, że umowa będzie zawierała usługi i ceny przedstawione w ofercie.
Duże firmy mają także wady
Cena wyczyszczenia jednego metra typowej powierzchni z pewnością będzie znacznie większa niż ta sama usługa wykonana przez małą rodzinną firmę. Dokładność sprzątania też może okazać się mniejsza niż w przypadku małej firmy sprzątającej - wszystko będzie precyzyjnie obliczone i z pewnością zostanie wykonane zgodnie z umową, ale nie powinniśmy spodziewać się zbytniego dopracowania szczegółów. W ofercie dużych firm znaleźć można nawet pojęcie „odkurzania punktowego” - to wiele wyjaśnia.
Zalety i wady małej firmy
Powierzenie sprzątania niewielkiej firmie jest z pewnością bardzo dobrym rozwiązaniem gdy zarządza się biurem o powierzchni poniżej 500 m2.
Małe firmy są, po pierwsze - tańsze, po drugie - bardziej elastyczne jeśli chodzi o szczegóły umowy. Z reguły sprzątają też dokładniej niż duże. Pomimo ustaleń zawartych w umowie, dotyczących zakresu usług, pracownik małej firmy posprząta pomieszczenie tak, żeby wyraźnie było czysto, pracownik dużej firmy natomiast wykona tylko wyszczególnione w umowie, ściśle określone czynności. Na małą firmę będzie więc można liczyć również w przypadku drobiazgów wykraczających poza umowę, bez konieczności podpisywania dodatkowych aneksów; chodzi o drobne naprawy, zrobienie porządku w szafce, odśnieżenie terenu przed wejściem.
Rozwiązanie mieszane
Chcąc dobrze zorganizować sprzątanie biura, do tego jeszcze po optymalnych kosztach, warto rozważyć zastosowanie wariantów mieszanych.
Utrzymanie porządku na korytarzach i w biurach można powierzyć dużej korporacji sprzątającej, której pracownicy zabezpieczą podłogi woskiem, profesjonalnie wyczyszczą marmury, a z garażu sprawnie usuną plamy oleju.
Do sprzątania miejsc wymagających większej dokładności, a więc np. gabinetu dyrektora, pokoju spotkań czy pokoju z pamiątkami firmy lepiej zaangażować małą rodzinną firmę, dzięki temu pomieszczenia te zostaną potraktowane z należytą starannością. Natomiast tzw. serwis dzienny, czyli opiekę nad toaletami w czasie godzin pracy, awaryjne, nagłe sprzątanie i usuwanie plam, czyszczenie szklanych drzwi i okien można zlecić personelowi zatrudnionemu w firmie.
Co znajdziemy w ofercie?
Zakres usług świadczonych przez firmy sprzątające najczęściej podzielony jest na dwie części:
• pierwsza - to typowe usługi, zawarte w umowie; przy ich ustalaniu warto się dowiedzieć, czy firma ma odpowiedni sprzęt (np. do zamiatania dużego terenu na zewnątrz potrzebna jest zamiatarka, a do odśnieżania - kombajn),
• druga - zawiera usługi specjalne; część z nich wykonują tylko wybrani pracownicy, posiadający dodatkowe umiejętności i uprawnienia; np. okna i elewacje na zewnątrz budynku myją najczęściej alpiniści.
Do czynności pozwalających utrzymać codzienną czystość w biurze należą m.in.:
• zamiatanie, odkurzanie i zmywanie podłóg,
• opróżnianie koszy,
• przecieranie na mokro mebli, obudowy komputera i monitora,
• mycie parapetów, kaloryferów, wycieranie klamek,
• w łazienkach: mycie urządzeń sanitarnych i luster, opróżnianie koszy, mycie podłóg.
Do czynności specjalistycznych, okresowych należą m.in.:
• mycie okien,
• pranie wykładzin dywanowych,
• prace techniczne i interwencyjne,
• krystalizacja posadzek marmurowych,
• nakładanie powłok polimerowych,
• maszynowe czyszczenie garaży i magazynów.
Ile kosztuje czystość?
Czyste biuro to spory koszt. Jeżeli do sprzątania zatrudnimy pracownika własnej firmy, sami zdecydujemy, ile będziemy za to płacić. Małe firmy sprzątające dostosują zapewne swoją ofertę do naszych potrzeb i zaproponują nam w miarę przystępną cenę od razu za całą usługę. Duże firmy stosują skomplikowane cenniki, w których każda czynność czy zadanie ma swoją cenę. Dopiero w oparciu o te cenniki, po zapoznaniu się z potrzebami klienta, przygotowują ofertę.
Stawki dzienne za utrzymanie czystości 1 m2 to średnio:
• powierzchnie biurowe - 0,08 zł
• powierzchnie produkcyjne - 0,06 zł
• klatki schodowe, korytarze - 0,06 zł
• sanitariaty - 0,11 zł
Stawki miesięczne za utrzymanie czystości 1 m2 kształtują się natomiast następująco:
• powierzchnie biurowe - od 1,60 zł do 2,42 zł
• powierzchnie produkcyjne - od 1,40 zł do 1,98 zł
• klatki schodowe, korytarze - od 1,10 zł do 1,98 zł
• sanitariaty - od 2,20 zł do 2,40 zł.
Małgorzata Szafarz,
portal biurowy Nowe Biuro