Anna B., asystentka w firmie marketingowej, w ciągu ostatniego roku poszerzyła znacznie swoje kwalifikacje. Nauczyła się też drugiego obcego języka, dzięki czemu może porozumieć się z nowymi klientami, jakich pozyskało jej przedsiębiorstwo, angażując się w pewien projekt w Europie Zachodniej. Anna niewątpliwie otrzyma nowe zadania. Już opracowała plan, który wraz ze swoim zespołem zacznie wprowadzać w życie. Wszystko to sprawiło, że postanowiła wystąpić o podwyższenie jej dotychczasowej pensji.
W rozmowie z szefem przedstawiła mu swoją prośbę, opowiadając szeroko o swych najnowszych osiągnięciach. Ten wysłuchał, pochwalił, ale wniosek odrzucił. „Chciałbym dać pani więcej pieniędzy, jednak nasza sytuacja na rynku jest w tej chwili trudna. Dlatego nie mogę przyznać podwyżki, bardzo mi przykro” - usłyszała Anna. Bezradna i wściekła wyszła z gabinetu przełożonego, z trudem powstrzymując się, aby nie trzasnąć drzwiami. „Dlaczego nie udało mi się wynegocjować podwyżki? - myślała. - Co zrobiłam nie tak?”.
Znać swoją wartość to jedno, ale przedstawić swoje żądania w taki sposób, aby osiągnąć to, czego chcemy, to całkiem coś innego. Jeśli mamy przekonać szefa, który będzie miał kontrargumenty, lub może nawet zagrać nie fair, musimy być do takiej rozmowy doskonale przygotowane.
W tym celu należy:
• spisać na kartce wszystkie nasze osiągnięcia przemawiające za podwyżką,
• zastanowić się, a następnie zanotować, czy i w jaki sposób w przyszłości mogłybyśmy wziąć na siebie więcej obowiązków, większą odpowiedzialność, ważniejsze zadania,
• sprawdzić, jakie jest średnie wynagrodzenie w innych firmach na podobnym stanowisku i przy zbliżonej liczbie obowiązków,
• sporządzić listę interesujących nas świadczeń pozafinansowych, aby móc kontynuować rozmowę, jeśli zwiększenie pensji okaże się nierealne,
• do każdej z naszych umiejętności i każdego sukcesu dodać informację o tym, jaką konkretną korzyść przyniesie to firmie,
• zdefiniować dokładnie cele, jakie chcemy osiągnąć podczas tej rozmowy,
• przygotować się na ewentualne zastrzeżenia i kontrargumenty,
• uświadomić sobie, że nie występujemy z pozycji petenta, lecz osoby stawiającej uzasadnione żądania, których celowość potrafimy uzasadnić.
Ambitne zadania, lepsze pieniądze
Punktem wyjścia jest to, że chcemy lepiej zarabiać. Niewielu szefów zareaguje pozytywnie. Przedstawiając swoją prośbę mniej bezpośrednio i zwracając uwagę na zyski, jakie przedsiębiorstwo ma z naszej pracy, zwiększymy szansę na osiągnięcie zamierzonego celu. Warto więc zacząć rozmowę od zdania: „Chciałabym porozmawiać z panem o moim rozwoju zawodowym i perspektywach w naszej firmie”, czyniąc z kwestii podwyżki naturalnie nasuwający się wniosek.
Następnie warto przejść do omówienia roli, jaką możemy pełnić w firmie. Jeśli wyrazimy gotowość przejęcia większej liczby obowiązków lub zwiększonej odpowiedzialności, stanie się to uzasadnioną podstawą do wysunięcia roszczeń o wyższe zarobki. Jednocześnie należy przedstawić wszystkie ostatnie osiągnięcia, potwierdzone dokładnie datami i liczbami. Tu chodzi nie tylko o to, aby przedstawić siebie w korzystnym świetle, lecz przede wszystkim o wskazanie korzyści, jakie odniosłoby przedsiębiorstwo dzięki temu, że przejęłyśmy projekt X i chcemy przystąpić do zadania Y. Najważniejszą sprawą jest teraz osiągnąć consensus z szefem w kwestii naszych sukcesów i profitów, jakie ma z tego cała firma. Możemy powiedzieć na przykład: „Zgodzi się pan ze mną, że ostatni przeprowadzony przeze mnie projekt przyniósł nam znaczne oszczędności?”.
Nie bójmy się liczb
Gdy już osiągnęliśmy porozumienie, czas na wysunięcie żądań - wyrażonych w konkretnych liczbach. Na przykład tak: „Ze względu na moje osiągnięcia, o których przed chwilą mówiliśmy, uważam, że prośba o podwyżkę jest uzasadniona. Moja propozycja to zwiększenie wysokości pensji o X złotych”.
Wielu pracowników boi się podawać konkretne kwoty, jednak jeśli podamy przedział od - do, kolejna runda negocjacji będzie dotyczyła wyłącznie tej dolnej granicy, nigdy górnej! Motto, jakie należy przyjąć podczas tego rodzaju rozmowy brzmi: zadbaj o własne interesy, ale nie zapominaj przy tym o interesach drugiej strony.
Możliwie często używajmy więc argumentów podkreślających obustronne korzyści rozwiązania, o jakie nam chodzi. Możemy powiedzieć na przykład: „Dzięki ubiegłorocznym projektom udało mi się doprowadzić do znacznych oszczędności. Chętnie nadal będę się w nie angażowała. Firmie się to opłaci, chciałabym więc, żeby opłaciło się i mnie osobiście”.
Rozmowa na temat podwyżki nie może być monologiem, lecz dialogiem dwóch stron. Oznacza to, że choćby nasze argumenty i przemawiające na naszą rzecz fakty były nie wiadomo jak przekonujące, może zdarzyć się, że szef - który wie o nie najlepszej kondycji przedsiębiorstwa albo po prostu jest dziś w złym humorze - pozostanie niewzruszony niczym głaz. Ale nawet to nie oznacza jeszcze, że poniosłyśmy porażkę. W takiej sytuacji starajmy się podkreślić wszystko, co nas łączy: podobne oceny i opinie, wspólne nadzieje na rychłą poprawę, te same cele, do jakich zmierzamy. Posłuży temu zdanie w rodzaju: „ale oboje zgadzamy się przecież co do tego, że...”. Warto też włączyć szefa w poszukiwanie innych rozwiązań, pytając: „jakie w takim razie widzi pan sposoby załatwienia tej sprawy?”.
Ustępujmy natomiast w kwestiach, na których nam mniej zależy. Możemy na przykład zrezygnować z obiecanego nam już dawno miejsca na parkingu, jeśli w najbliższej perspektywie rysuje się szansa na upragnioną podwyżkę.
Metoda ping-ponga
Warto zawsze mieć w zanadrzu ukryty argument, który przyjdzie nam z pomocą w sytuacji, gdy negocjacje przybiorą charakter walki wręcz. Szef chce, żebyśmy zaczęły wdrażać nowy projekt, priorytetowy dla firmy, sam tymczasem zwleka z decyzją o zwiększeniu naszych zarobków? Dajmy mu do zrozumienia, że rozpoczniemy pracę niezwłocznie, gdy tylko otrzymamy dodatkową motywację.
Niektórzy przełożeni chwytają się wtedy metod niezbyt fair. Warto przygotować się na argumenty stosowane najczęściej w podobnych sytuacjach i zbić je jeden po drugim, przedstawiając przy okazji swoje mocne strony i korzyści, jakie daje to firmie.
Oto kilka przykładów:
• „Musimy niestety oszczędzać” - mówi przełożony. Nasza reakcja: „Doskonale to rozumiem, panie dyrektorze. Projekt, który udało mi się wdrożyć dwa tygodnie temu, pozwoli naszej firmie zaoszczędzić X złotych rocznie. Czy nie powinnam otrzymać za to gratyfikacji?”.
• Szef: „Ze względu na niewielki zakres pani obowiązków nie mogę niestety przyznać podwyżki”. Nasza reakcja: „Jak już wspomniałam, chętnie podejmę się nowych zadań, myślę, że mogłabym wziąć odpowiedzialność za...”.
• Szef: „Dlaczego miałbym podwyższyć pensję akurat pani, a nie koledze X?”. Nasza reakcja? Nie dajmy się sprowokować i nie pozwólmy sobie na dezawuowanie pracy innych. Zamiast tego jeszcze raz podkreślmy nasze własne osiągnięcia.
• Szef: „Niestety, nie mogę zaproponować pani więcej niż... złotych”. Nasza reakcja: „Nie wydaje mi się to sumą zadowalającą. Sądzę, że powinniśmy poszukać innego rozwiązania”. Tu możemy wymienić świadczenia pozamaterialne (lepsze ubezpieczenie, poszerzony pakiet opieki medycznej, bezpłatny kurs językowy), na jakich nam zależy.
• Szef: „W tej chwili sytuacja naszej firmy nie jest najlepsza, umówmy się na tę rozmowę za pół roku”. Nasza reakcja: „Chciałam już wcześniej poprosić pana o podwyżkę, czekałam z tym, aż ukończę ostatni projekt. Myślę, że możemy wrócić do sprawy, zanim przystąpię do projektu X, na którym szczególnie zależy naszemu prezesowi”.
• Szef: „Pani zarobki są już i tak wyższe niż w innych firmach”. Nasza reakcja: „Przygotowałam zestawienie, z którego wynika, że u konkurencji na podobnym stanowisku zarabia się znacznie lepiej”.
• Szef: „Dzisiaj pani chce więcej, a jutro będę miał kolejkę następnych!”. Nasza reakcja: „Sądzę, że to, o czym rozmawialiśmy, nie ma nic wspólnego z moimi kolegami. Poza tym kwestię moich zarobków traktuję jako poufną”.
Jak rozpoznać zagrożenie?
Wypowiedziane słowa to tylko ułamek informacji, jakie uzyskałyśmy podczas rozmowy. Zdając sobie z tego sprawę, obserwujmy mowę ciała naszego szefa. Dzięki temu wychwycimy w porę wysyłane sygnały ostrzegawcze, w przypadku gdy przełożony poczuje gniew lub będzie chciał odejść od właściwego tematu. Typowe oznaki wymagające naszej szybkiej reakcji to opuszczona głowa, dłonie zwinięte w pięści, rozbiegany wzrok, uniesienie brwi, bawienie się przedmiotami na biurku, zaciśnięcie warg.
Jak wtedy reagować? Poprośmy o precyzyjne wyjaśnienie: „Co dokładnie ma pan na myśli?”. Wciągnijmy przełożonego z powrotem do rozmowy, prosząc go o ocenę: „Jakie korzyści pańskim zdaniem mógłby mój pomysł przynieść firmie?”. Przejdźmy do tematu, który zapewni znalezienie porozumienia: „Zgodzi się pan ze mną, że ten plan otworzy naszej firmie nowe perspektywy w dziedzinie....?”.
W najlepszym razie zdobędziemy to, o co nam chodziło: podwyżkę lub niewielkie zwiększenie pensji plus świadczenia dodatkowe. Jeśli sytuacja przybierze korzystny dla nas obrót, nie odprężajmy się jeszcze, lecz poprośmy, aby szef określił dokładny termin, kiedy to nastąpi. Powtórzmy to, co powiedział, aby uniknąć jakichkolwiek nieporozumień.
Mimo wszelkich starań, perfekcyjnego przygotowania argumentów i rozsądnego prowadzenia negocjacji może być jednak i tak, że szef nie zaakceptuje nawet naszych minimalnych żądań. Co wtedy zrobić? Na pewno nic nam nie da gniewna reakcja - ale również bierne pogodzenie się z losem. Na taką sytuację warto mieć przygotowane kontrpropozycje. Na przykład takie:
„Jeżeli, jak wymaga tego projekt X, będę musiała wziąć na siebie większą odpowiedzialność, jak zostanie mi to wynagrodzone?”.
Gdy przełożony i w tym przypadku nie zechce wyjść nam naprzeciw, pozostaje zakończyć rozmowę i dać sobie trochę czasu na przemyślenie opcji, jakie mamy do dyspozycji. Wciąż jeszcze istnieją przynajmniej dwie:
1. Stwierdzamy, że podczas tego spotkania nie zaprezentowałyśmy wszystkich swoich atutów. Wówczas należy umówić się na kolejne, na którym zapytamy, co możemy zrobić, aby w dającej się przewidzieć przyszłości uzyskać jednak podwyżkę zarobków.
2. Dochodzimy do wniosku, że w tej firmie nie ma już dla nas żadnych perspektyw. W takim przypadku trzeba zacząć dyskretnie rozglądać się za nowym miejscem pracy albo... porozmawiać ze zwierzchnikiem naszego szefa. Na pytania, czy jest szansa, aby ta droga przyniosła efekty, a jeśli tak, to czy należy wcześniej poinformować przełożonego o swoim zamiarze, musimy same znaleźć odpowiedź popartą analizą sytuacji w naszym przedsiębiorstwie.
Wnioski nie zawsze wyrażone w pieniądzu
Wyciągnięcie wniosków z odbytej rozmowy jest ważne nie tylko wtedy, gdy nie przebiegła ona po naszej myśli. Taka refleksja przyda się w każdym przypadku - pomoże nam nauczyć się eksponować mocne strony i zniwelować słabości. Dzięki temu następne takie spotkanie będzie dla nas łatwiejsze i bardziej owocne. Postawmy sobie kilka pytań i zastanówmy się dobrze nad każdą odpowiedzią:
• Jak uzyskane rezultaty mają się do celu, jaki chciałyśmy osiągnąć? Co udało się nam uzyskać?
• Które z użytych argumentów okazały się przydatne, a które trafiły w pustkę? Dlaczego?
• W których momentach należało zareagować inaczej? Jaka reakcja byłaby lepsza?
• Jaką korzyść odniosłyśmy z tego spotkania?
Koniecznie zanotujmy sobie rezultat naszych przemyśleń. Przyda się do następnych rozmów służbowych - nie tylko w sprawie podwyżki.
Barbar Hubal