Wyobraźmy sobie brak wsparcia nowej osoby na początku jej drogi w firmie - sama musi się odnaleźć w biurze, sama musi „wyczuć” relacje i niepisane reguły rządzące organizacją, sama musi znaleźć informacje o produktach, strukturze, osobach odpowiedzialnych za poszczególne sprawy. Jest to oczywiście możliwe, ale konsekwencje to zagubienie, brak poczucia przynależności, poczucie wyobcowania, a co za tym idzie - stres związany z „zorganizowaniem się” w nowym środowisku. Stres ten dotyczy nie tylko wysiłku, jaki nowy pracownik wkłada w wyważanie otwartych drzwi (szukanie informacji, które są dla innych dostępne od ręki), ale też z osamotnienia i braku wsparcia. A to prowadzi do niezadowolenia, a nawet odejścia z organizacji.
Dzięki poprawnie przeprowadzonemu procesowi wdrożenia asystentki czy sekretarki (która to funkcja jest przecież bardzo ważna dla sprawnego funkcjonowania na linii kierownictwo - pracownicy) cała organizacja osiąga następujące korzyści:
• stabilizacja - ludzie czują się pewnie, nie ma fluktuacji,
• pozytywna, proaktywna postawa pracowników - dobrze się znają i znają swoje zadania,
• integracja pracowników i zwiększenie poczucia przynależności do firmy,
• dobra atmosfera pracy i stosunki międzyludzkie,
• zadowolenie i większa motywacja pracowników,
• pełna efektywność nowo przyjętych pracowników w możliwie najkrótszym czasie,
• mniejsze napięcie i stres związany z podjęciem nowej pracy,
• wyższy poziom wydajności, jakości pracy i wyników ekonomicznych,
• dobra orientacja w potencjale i aspiracjach pracowników.
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest więc wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie pracownika do firmy, która oprowadzi nowicjusza, opowie o firmie i jej pracownikach, przedstawi go pozostałym osobom, będzie służyć pomocą w problemach wynikających z nowych obowiązków służbowych i udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące stanowiska pracy. Kim ma być opiekun? Ważne jest, aby wiedział, że jego praca w tym okresie jest równie istotna, jak wykonywanie codziennych obowiązków, że jest to funkcja w pewnym sensie wyróżniająca, bo związana z coachingiem i mentoringiem. Skoro najbardziej efektywną metodą adaptacji nowego pracownika jest wyznaczenie mu osobistego opiekuna, to tą osobą powinnaś być właśnie ty! Leży to także w twoim interesie. Masz okazję wypracować sobie dobre relacje, zyskać wsparcie i odciążenie w pracy, a także dodać sobie samej motywacji do pracy (odpowiedzialna funkcja). Warto poświęcić trochę wysiłku na pomoc nowej osobie, gdyż nie tylko zwiększysz swoje własne umiejętności, ale też możesz poprawić swoją pozycję w firmie (jesteś postrzegana jako osoba kompetentna i zaufana). Poniżej krótki przewodnik „wdrożeniowca” - postępując zgodnie ze wskazówkami, z pewnością wiele zyskasz, także w oczach swojego szefa.
Pierwszy dzień w pracy - zacznij od podstaw
Istotą adaptacji jest przekazanie nowej osobie wszelkich niezbędnych wiadomości, dzięki którym będzie mogła w efektywny sposób zrealizować powierzone zadania. Dlatego w dużej części osiągane podczas tego procesu rezultaty zależą od poziomu komunikacji, jaką prezentujesz. Najistotniejsze jest rozpoczęcie od spraw najbardziej ogólnych, a więc od tego, na czym polega „sens jej życia” w waszej organizacji. Każda osoba powinna wiedzieć, czemu służy praca, którą wykonuje, i jakie jest jej miejsce w odniesieniu do innych współpracowników.
Dobrze przygotowany pierwszy dzień wdrożenia ma niebagatelne znaczenie dla późniejszego funkcjonowania nowej osoby w firmie. Twoją rolą jest ułatwić koleżance wejście w firmę i przejęcie zadań, którymi ma się zająć na swoim stanowisku. Ważny jest również aspekt psychologiczny - pracownik, który szybko zorientuje się w strukturze firmy i sposobie jej funkcjonowania oraz pozna stawiane przed nim zadania nie odczuje stresu, który zawsze towarzyszy zmianie otoczenia zawodowego.
Możesz przygotować dla nowego pracownika tzw. pakiet na wejście, który będzie zawierał dane adresowe i telefoniczne, schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, dokładny opis stanowiska, a także informacje dodatkowe, dotyczące specyficznych procedur obowiązujących w danym miejscu pracy, na przykład kwestie odpowiedniego ubioru, kontaktów z klientem lub mediami. Tak przygotowane kompendium wiedzy to nieoceniona pomoc. Pozwoli skrócić czas adaptacji i ułatwi orientację w środowisku pracy. Sprawi, że nowa asystentka nie będzie miała problemów z zidentyfikowaniem osoby, którą ma w danej sytuacji poprosić o pomoc.
Przekaż więc podstawowe informacje:
• polityka firmy - strategia biznesowa
• procesy i procedury
• standardy pracy w firmie
• misja, wizja i wartości firmy
• struktura firmy: skład zarządu, struktura strategicznych działów i ich celów, produkty i usługi
Pamiętaj także o tzw. kulturze organizacji. Są to wzorce, które obowiązują pracowników w zachowaniach względem siebie i klientów zewnętrznych. Wpływają one na rzeczywiste zachowania dużo bardziej niż oficjalne regulaminy. Chodzi o tak z pozoru nieistotne kwestie jak sposób porozumiewania się, podejście do pracy, a nawet ilość godzin nadliczbowych, które powinno się spędzać w pracy. W niektórych firmach pomimo wykonania swoich zadań pozostaje się jeszcze w pracy, ponieważ nie wypada tak „wcześnie” (czy przed szefem) wychodzić. Jeśli takie reguły istnieją w twojej firmie, przekaż je koniecznie!
Usiądźcie i porozmawiajcie. Opowiedz o specyfice firmy, ludziach, kulturze organizacyjnej, co wolno, a czego nie wypada robić, wspomnij o dress-code, jeśli taki w firmie jest przestrzegany, o zasadach zwracania się do innych pracowników, omów sposób obchodzenia imienin czy Bożego Narodzenia. Wspomnij, czy mówicie sobie na ty, czy zachowujecie hierarchię służbową, jak długa może być przerwa na lunch. Podaj przydatne wskazówki (kopiarka w biurze często się zacina, jeśli drukujesz ważną prezentację, lepiej użyć tej w korytarzu), przekaż kilka praktycznych rad (szef nie lubi, gdy pukamy do drzwi, możemy wchodzić bez pukania, inni zawsze pukają) opowiedz anegdotkę z życia firmy (mieliśmy kiedyś awarię systemu, dyrektorzy zabrali nas na lunch, dowiedziałam się, że nasz szef bardzo lubi pączki, czasem więc przynoszę mu razem z kawą pączka, to pomaga na jego humory), wskaż wyjątki od reguł (wszyscy mówimy sobie na ty, ale do administratora budynku zawsze zwracamy się „panie Januszu”), opowiedz parę słów o każdej ważniejszej osobie w firmie.
Pamiętaj, że dla nowej osoby jesteś „guru” od wszystkiego. Wczuj się w rolę mentora, nauczyciela, pamiętaj jednak o życzliwości i byciu pomocną. Jeśli masz do czynienia z osobą z doświadczeniem biurowym, prawdopodobnie nie będziesz musiała poświęcać zbyt wiele czasu na pracę z nową osobą, bo ona wie, co robić, a jeśli ma wątpliwości, wie, o co pytać. Jeżeli jednak zatrudniona osoba dopiero rozpoczyna karierę zawodową, musisz przygotować się na pełne zaangażowanie w proces wdrożenia.
System małych kroków
Nie spiesz się. Wyobraź sobie, że pierwszy raz kogoś zapraszasz do siebie. Niech oswoi się z przestrzenią. Wbrew pozorom, takie kwestie jak pokój socjalny, kuchnia, toaleta, pora przerwy na lunch i sprawy „ludzkiego” funkcjonowania są na tym etapie ważniejsze od pracy. Najpierw postaraj się więc, aby nowa osoba się „zadomowiła”, poczuła swobodnie w firmie. Oprowadź ją po biurze, pokaż sale konferencyjne, biura zarządu, kserokopiarki i urządzenia, szafy z materiałami biurowymi. Następnie pokaż jej miejsce pracy i pozostaw czas na jego zagospodarowanie. Pamiętaj, że dla „nowej” wszystko jest nieznane i musi ona wchłonąć bardzo dużo „metawiedzy” (wiedzy nadrzędnej, odgórnego, całościowego spojrzenia na organizację jako całość) naraz. Jej mózg w pewnym momencie może być przeładowany informacjami, dlatego chwila spokoju jest potrzebna, aby dobrze „przyswoić” to, co ważne.
Czas przy biurku może być poświęcony na zapoznanie ze źródłami dodatkowych informacji o firmie, takich jak intranet i strony www, dokumentacja, regulaminy i procedury, narzędzia systemowe. Wskaż je i pozostaw czas na ich przejrzenie. Jednocześnie powinnaś być cały czas w pobliżu, aby mogła dopytać o szczegóły. Na etapie „zagospodarowania biurka” warto również przekazać nowej pracownicy listę telefonów wewnętrznych z nazwiskami pracowników, funkcjami, jakie pełnią i numerami pokoi. Jeżeli będzie współpracować z firmami zewnętrznymi, również należy wskazać kontakt do nich - wraz z nazwiskiem osoby odpowiedzialnej.
Pierwszy dzień pracy nie powinien być zbyt przeładowany. W zasadzie jest to czas na oswojenie i zapoznanie się z firmą. Lepiej nie dawać jeszcze poważnych zadań do wykonania nowej osobie. Może jednak wykonać jakieś mniej istotne zadania, jak porządkowanie dokumentacji. Poproś więc koleżankę o posegregowanie i opisanie faktur, ale przy okazji pokaż system ich opisu, jaki stosujecie, zapoznaj ze specyfiką obiegu dokumentów (te faktury idą od razu do księgowości, a te najpierw do podpisu w dziale X).
Maria Chylińska