Jedną z funkcji sekretarki jest serwowanie napojów i słodyczy osobom oczekującym na spotkanie z szefem i podczas spotkań w jego gabinecie.
Napoje chłodzące
Takie napoje jak woda czy soki serwujemy schłodzone. Ich właściwa temperatura powinna wynosić 8-10°C. Jednak zanim przyniesiemy napój, powinniśmy zapytać gościa czy życzy sobie, aby był on chłodny, trafiają się bowiem osoby, które zimnych płynów nie tolerują. Takim gościom serwujemy napoje w temperaturze pokojowej, czyli 16-18 °C.
Nie należy stawiać na stole napojów w butelkach i kartonach. Wyjątkiem jest napój gazowany, który musi być w szklanej butelce, ale po nalaniu go do szklanki gościa, butelkę należy zabrać.
W sekretariacie muszą być przynajmniej dwa gatunki wody mineralnej: gazowana i niegazowana. Gościom proponujemy wybór gatunku i pytamy, czy ma być gazowana czy nie. Wodę niegazowaną serwujemy wyłącznie w szklanych karafkach do wody, które stawiamy na stole po nalaniu wody do szklanki (lub do specjalnego kieliszka). Napoje chłodzące podajemy i nalewamy (prawą ręką) stojąc z prawej strony gościa.
Co można zaproponować do picia oprócz wody? Wiele napojów znajdujących się na rynku nie spełnia kryteriów jakości, jakie stawia etykieta. Zatem napoje typu coca-cola, sprite oraz soki sporządzone z koncentratu soku i wody nie wchodzą w grę. Możemy je podać tylko tym gościom, którzy wyraźnie o nie poproszą. Pozostałym należy podać naturalne soki owocowe lub napój z soku wyciśniętego ze świeżej pomarańczy albo cytryny czy limonki oraz wody mineralnej i syropu cukrowego. Na stole stawiamy je w dzbankach. Możemy też podać tzw. moktail (mocktail) - koktajl bezalkoholowy ozdobiony podobnie jak koktajl alkoholowy.
Napoje gorące
Kawa powinna być wysokiej jakości, najlepiej z ciśnieniowego ekspresu. Do wyboru kawa jasno- i ciemnopalona oraz kawa bezkofeinowa.
Kawę należy kupować w ziarnach i mielić ją w zależności od potrzeb. Można też kupować kawę mieloną, ale w jak najmniejszych opakowaniach, a po otwarciu trzymać ją w szczelnie zamkniętym pudełku nie dłużej niż dwa dni, inaczej zwietrzeje i będzie niesmaczna.
Do kawy trzeba mieć dwa serwisy - serwis do kawy „dużej” i serwis do kawy „małej” (do niego musimy mieć także małe łyżeczki). Kawa „mała”, typu espresso, powinna być mocna i esencjonalna.
Do kawy można podać prawdziwą śmietankę lub mleko, podgrzane (w żadnym wypadku nie z lodówki) i podane w dzbanuszku od serwisu.
Do kawy podajemy cukier w kawałkach, który wyjmuje się z cukiernicy specjalnymi szczypcami. Dlaczego etykieta tak nakazuje? Być może rację ma Brillat-Savarin, legendarny francuski smakosz z XIX wieku, który twierdził w swoim słynnym dziele pt. „Fizjologia smaku albo Medytacje o gastronomii doskonałej”, że kawa słodzona cukrem sypkim staje się mdła, traci wiele ze swojego wspaniałego smaku.
Procedura serwowania kawy jest dość specyficzna. Podajemy ją w filiżankach lub nalewamy z dzbanka do filiżanki. Kawę w filiżance powinno się podawać z lewej strony gościa i na tacy. Gość sam powinien ją z tej tacy zdjąć. Pustą filiżankę stawiamy z prawej strony gościa i z tej strony nalewamy kawę. Są dwie dopuszczalne techniki jej nalewania. Możemy podnieść filiżankę ze stołu, zrobić jeden krok do tyłu i nalać kawę z dzbanka do trzymanej w ręku filiżanki albo nalewać prawą ręką kawę do filiżanki stojącej na stole trzymając lewą rękę serwetką pomiędzy filiżanką kawy a gościem.
Etykieta podpowiada takie techniki serwowania kawy również z tego względu, że eliminują wypadki, jakie mogą się zdarzyć, gdy manipulujemy naczyniami z gorącym napojem.
Do kawy podajemy tylko kruche ciasteczka i czekoladki - nigdy ciastka. W wielu podręcznikach savoirvivre'u czy etykiety biznesu znajdujemy informację, że ciasteczka i czekoladki, szczególnie z gorzkiej czekolady, podnoszą smak kawy, a ciastka, szczególnie te z kremem, go zabijają. Ciasteczka i czekoladki serwujemy na półmisku, a jeszcze lepiej na ozdobnej paterze. Nie podajemy żadnych deserowych sztućców. Te słodkości je się po prostu ręką.
Jeżeli gość zażyczy sobie herbatę, nie serwujemy herbaty ekspresowej. Najlepiej dysponować kilkoma gatunkami czarnej i zielonej herbaty sypkiej.
Są trzy metody podawania herbaty: zaparzoną w dzbanku; podajemy dodatkowo dzbanek wrzątku (aby gość, który lubi słabszą herbatę mógł ją rozcieńczyć) albo podajemy esencję w imbryczku i wrzątek w dzbanku. Ten ostatni sposób jest najlepszy, gdyż pozwala gościowi na skomponowanie sobie takiej herbaty jaką lubi.
Woda do herbaty powinna być najwyższej jakości, najlepiej niegazowana, nisko zmineralizowana woda mineralna. Herbatę zaparzamy w małym czajniczku rozgrzewając go uprzednio wrzątkiem, wsypując do niego odpowiednią liczbę łyżeczek herbaty (przynajmniej jedną na osobę + jedną), zalewając wrzątkiem. Na stół podajemy czajniczek oraz porcelanowy dzbanek z gorącą wodą, która została zagotowana po raz pierwszy do drugiego stopnia wrzenia (pierwszy stopień: pojawiają się bąbelki; drugi stopień: woda na chwilę bieleje; trzeci stopień: pojawiają się wielkie bąble). Herbatę goście nalewają sobie sami.
Na specjalnym talerzyku przygotowujemy cytrynę w plasterkach obraną ze skórki z widelczykiem oraz w jednym dzbanuszku mleko, a w drugim śmietankę. Dla gości z Austrii, południowych Niemiec, Wielkiej Brytanii podajemy dzbanek gorącego mleka, którym często zalewają esencję herbacianą.
Do herbaty podaje się ciastka i torty na odpowiednich półmiskach czy paterach (powinny być przy nich położone łopatki do tortu i ciast oraz szczypce do ciastek). Na paterze piętrowej, złożonej z trzech talerzyków, umieszczamy na górze ciastka mniejsze, niżej większe. Na dolnym talerzyku możemy umieścić dla ozdoby (i do jedzenia) różnorodne owoce. Do ciastek suchych podajemy widelczyki, a do ciastek z kremem i o konsystencji zbliżonej do kremu - łyżeczki. Pamiętajmy, że do niektórych ciastek, takich jak napoleonki, używa się zarazem łyżeczki i widelca, a do ciastek, w skład których wchodzi ciasto francuskie, również nożyki deserowe. Wszystkie porcjowane desery podane na indywidualnych talerzykach serwujemy z prawej strony gościa.
Stanisław Krajski