Dlatego przedsiębiorcy, których obowiązek wprowadzenia PPK obejmie od przyszłego roku, już powinni ruszać z przygotowaniami. Zadań stojących przed pracodawcami jest na tyle dużo, że powinni także możliwie szybko rozejrzeć się za instytucją finansową, której powierzą zarządzanie PPK. Najlepiej taką, która dysponuje odpowiednim potencjałem i wystarczająco dużą liczbą doradców, by służyć radą i wsparciem na każdym etapie tego skomplikowanego procesu.
Warto też rozpisać sobie harmonogram zadań, realizując go krok po kroku. Pomocą może służyć nasz przewodnik.
1. Zaplanuj budżet
Jeszcze przed uruchomieniem PPK pracodawcy muszą zaplanować budżet i uwzględnić w nim dodatkowe koszty związane z wpłatami na rzecz zatrudnionych, którzy zdecydują się na oszczędzanie w ramach PPK. Jeśli pracodawca postanowi finansować tylko podstawową składkę (1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika), to najpóźniej od czerwca 2020 roku musi powiększyć fundusz wynagrodzeń o mniej więcej 1,5 proc.
"Mniej więcej", ponieważ do PPK zapisuje się tylko pracowników w wieku 18-55 lat. Starsi (do 70 lat) mogą zostać objęci programem, jeśli wyrażą taką wolę. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik ma pełen etat czy tylko część, czy jest zatrudniony na umowę o pracę czy umowę zlecenie. Najprostszą dla pracodawców metodą, by sprawdzić, kto zostanie objęty programem, jest ustalenie, czy za pracownika płacą obowiązkowe składki do ZUS. Jeśli tak - to muszą się liczyć z tym, że będą na jego rzecz odprowadzać także wpłaty do PPK.
W budżecie trzeba ponadto uwzględnić ewentualne koszty przebudowy systemu kadrowo-płacowego, a być może także opłacenia osoby, która będzie koordynować cały proces związany z PPK.
2. Przygotuj system kadrowo-płacowy
Do obowiązków pracodawców będzie należeć m.in.: zgłaszanie pracowników do PPK, prawidłowe i terminowe naliczanie oraz przekazywanie wpłat, przekazywanie dyspozycji składanych przez pracowników, prowadzenie wymaganej przez prawo dokumentacji, jej archiwizacja, dostarczanie na czas wymaganych informacji pracownikom, instytucjom prowadzącym PPK i organom nadzorczym. Te obowiązki obciążą pracodawców na lata, ponieważ stan załogi będzie się zmieniał (trzeba będzie wypisywać odchodzących z pracy i zapisywać nowych), zatrudnieni będą mogli rezygnować z oszczędzania i do niego wracać, zmieniać wysokość swoich wpłat itp. To rodzi mnóstwo dodatkowych obowiązków.
W uporaniu się z nimi może pomóc instytucja zarządzająca PPK. A jeśli dysponuje odpowiednimi narzędziami, które udostępnia klientom, będzie dla nich tym większym wsparciem. W przypadku PZU taką rolę pełni bezpłatny internetowy serwis e-PPK, który umożliwia zawieranie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, a także bieżącą obsługę planów (jego możliwości opisujemy na str. 4-5). Serwis e-PPK można zintegrować z większością używanych w Polsce systemów kadrowo-płacowych. Jeśli pracodawcy zdecydują się na inne rozwiązanie, będą musieli zadbać o aktualizację swoich systemów tak, by prawidłowo naliczały wszelkie zobowiązania związane z PPK. Niektórzy dostawcy oprogramowania aktualizują swoje produkty na potrzeby PPK bezpłatnie, inni oczekują wynagrodzenia.
3. Zadbaj o informacje dla pracowników
Pracownicze plany kapitałowe pomyślano tak, by jak najmniej angażować pracownika. To pracodawca bierze na siebie cały ciężar organizacyjny: obligatoryjnie zapisuje do PPK wszystkich zatrudnionych w wieku od 18 do 55 lat, za których opłaca obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne. Od pracowników zależy jednak, czy zdecydują się na oszczędzanie.
Dlatego pracodawca musi im dostarczyć możliwie pełne informacje o zasadach funkcjonowania pracowniczych planów kapitałowych. Powinien im uświadomić, że odkładane pieniądze mają w przyszłości uzupełniać ich emeryturę z ZUS. Najkorzystniejsze warunki oszczędzania dotyczą więc tych, którzy wypłacą pieniądze po ukończeniu 60. roku życia. Mogą je podjąć wcześniej, tracąc jednak m.in. dopłaty od państwa.
Pracownicy powinni się także dowiedzieć, że jeśli mają mniej niż 55 lat, zostaną zapisani do planu z automatu, a starsi mają taką możliwość, jeśli wyrażą ochotę. Pracownikom należy ponadto uświadomić, że wpłaty do PPK będą potrącane z ich pensji - zależnie od decyzji oszczędzających może to być od 2 do 4 proc. wynagrodzenia brutto. Jeśli zdecydują się ponosić te koszty, pracodawca z własnej kieszeni dopłaci im minimum 1,5 proc. wynagrodzenia brutto, a może nawet 4 proc. Przystąpienie do programu budżet państwa wynagrodzi każdemu pracownikowi dodatkową, tzw. powitalną wpłatą w wysokości 250 zł i później co roku "premią" po 240 zł. Ważną informacją dla załogi jest także to, że własna wpłata pracownika będzie obliczana od wynagrodzenia brutto, a potrącana z pensji netto i że wpłata od pracodawcy zostanie potraktowana jako dodatkowy przychód, od którego pracownik zapłaci podatek.
Obowiązek informacyjny wobec załogi pracodawcy mogą wypełniać sami, np. organizując zebrania i prelekcje, ale mogą też skorzystać z gotowych materiałów i szkoleń oferowanych przez niektóre instytucje zarządzające Planami. Mogą to być szkolenia e-learningowe, które proponuje np. PZU. Kończą się testem i wydaniem pracownikom certyfikatów, które dla pracodawców są potwierdzeniem, że dopełnili swoich obowiązków i przekazali załodze wymaganą wiedzę.
4. Wybierz zarządzającego
Ustawa o PPK stanowi, że pracowniczymi planami kapitałowymi mogą zarządzać towarzystwa funduszy inwestycyjnych, towarzystwa funduszy emerytalnych i zakłady ubezpieczeń. W praktyce wybór jest ograniczony do 20 instytucji, które uzyskały stosowne uprawnienia i znalazły się w ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR).
Wybór instytucji zarządzającej PPK to ważna decyzja, ponieważ od niej może zależeć, jaki ciężar codziennych obowiązków związanych z prowadzeniem PPK spadnie w przyszłości na samych pracodawców, a jaką część zadań przejmie ta instytucja. Od wyboru będzie też zależeć, jakie zyski z zainwestowanego kapitału uda się osiągnąć w przyszłości.
Dlatego podejmując decyzję o tym, komu powierzyć w swojej firmie prowadzenie PPK, warto kierować się wiarygodnością i doświadczeniem instytucji zarządzającej. Trzeba mieć na uwadze dotychczasowe wyniki funduszy zarządzanych przez tę instytucję, jej stabilność i rynkową pozycję.
5. Skonsultuj wybór z załogą
Instytucję finansową, która będzie zarządzać pracowniczym planem kapitałowym, pracodawcy muszą wybrać w porozumieniu z pracownikami. Ustawa o PPK zobowiązuje pracodawców do konsultacji z działającą w firmie organizacją związkową, a jeśli jej nie ma - z reprezentacją załogi. Czas na uzgodnienia jest limitowany - w przypadku firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników termin upływa 24 marca 2020 r. Jeśli pracodawca nie dogada się z załogą, ma wolne ręce. Decyzje o wyborze instytucji zarządzającej PPK może podjąć samodzielnie.
6. Podpisz umowę o zarządzanie
Na podpisanie umowy o zarządzanie PPK pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 osób mają czas do 24 kwietnia 2020 r. Zawartość umowy jest precyzyjnie opisana w ustawie o PPK. Powinna określić m.in.: warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez pracodawcę i pracownika, wysokość wynagrodzenia za zarządzanie i innych opłat obciążających pracownika, warunki zmiany i wypowiedzenia umowy.
Umowy mogą być zawierane online. Tę wygodną możliwość oferuje np. serwis e-PPK, dostępny pod internetowym adresem ppk.pzu.pl/umowa/start, w którym podpisanie umowy jest zatwierdzane kodem przesyłanym SMS-em.
7. Zgłoś pracowników
Do 11 maja 2020 r. firmy, które obowiązek organizacji PPK obejmie 1 stycznia, muszą podpisać z wybraną instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz swoich pracowników. W praktyce oznacza to ich zgłoszenie jako uczestników programu. Nie ma konieczności zawierania umów dla każdego pracownika z osobna - wystarczy załącznik z listą przystępujących do PPK. Ci, którzy zdecydują się na współpracę z PZU, mają możliwość zawierania umów o prowadzenie PPK i zgłaszania pracowników online poprzez serwis e-PPK.
Obligatoryjny zapis do PPK dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę i umów zleceń, ale umów o dzieło - już nie. Ograniczeniem jest tylko wiek pracownika (od 18 do 55 lat) i jego staż w firmie - musi być dłuższy niż trzy miesiące. Zapisowi do PPK podlegają również zatrudnieni cudzoziemcy.