Przede wszystkim wszelkie uzgodnienia dotyczące kupna materiałów, kontroli ich zużycia oraz rozliczeń należy zawrzeć w umowie pisemnej. Powinna ona uwzględniać, iż rozliczenie kosztów zakupu materiałów następuje wyłącznie na podstawie faktur okazanych przez wykonującego.
Zamawiający zamiast ustanowienia zaliczki może wybrać bezpieczniejsze dla siebie rozwiązanie i zastrzec w umowie, że sam zakupi potrzebne materiały albo nabędzie je wykonawca za swoje pieniądze, a wydatki z tego tytułu wliczone zostaną do ogólnej kwoty należnej za przeprowadzenie remontu.
Jeżeli jednak zdecydujemy się na ustanowienie zaliczki to pamiętajmy, że wykonawca z pieniędzy wpłaconych na jej poczet powinien rozliczyć się okazując faktury za zakup materiałów. Niewykorzystaną na zakupy kwotę musi zwrócić właścicielowi albo zaliczyć na poczet należności za wykonywane prace. W gestii zamawiającego leży sprawdzanie na bieżąco, jakie materiały i w jakiej ilości zostały rzeczywiście zużyte.
Zwrot zaliczki
Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu zaliczki, jeżeli nie zakupi uzgodnionych materiałów, odstąpi od umowy albo nie rozpocznie prac remontowych. Zamawiający może domagać się jedynie zwrotu kwoty na jaką opiewała zaliczka. Nie należy bowiem mylić zaliczki z zadatkiem, który zabezpiecza wykonanie umowy i upoważnia do żądania jego podwójnej wartości.
Zobacz serwis: Nieruchomości
W sytuacji gdy wykonawca odmawia zwrotu zaliczki zamawiający może wnieść w tej sprawie pozew do sądu. Właściwy do rozpoznania sprawy jest wydział cywilny sądu rejonowego, w którego okręgu pozwany (wykonawca) ma miejsce zamieszkania. Natomiast jeżeli stroną pozwaną jest osoba prawna, pozew należy skierować do sądu, w którego okręgu ma on swoją siedzibę.
Zobacz również serwis: Konsument i umowy
Pozew powinien zawierać żądanie zwrotu zaliczki, sumę na jaką opiewa, a także zasądzenie od pozwanego na rzecz powoda kosztów procesu. W uzasadnieniu należy wskazać dowody na potwierdzenie zasadności żądania, np. zeznania świadków, kopia umowy zawartej z wykonawcą o wykonanie prac remontowych, kopie pism z wzywających do zwrotu zaliczki.