Nie powinni Państwo obniżać diety o ten posiłek. Zmniejszenie diety o śniadanie dotyczy sytuacji, w których pracodawca zapewnił je pracownikowi (bezpośrednio lub pośrednio) podczas podróży służbowej. Tak jednak nie było w przypadku Państwa pracownika.
Użyte w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych określenie „zapewnione bezpłatne wyżywienie" odnosi się jedynie do posiłków zagwarantowanych pracownikowi przez pracodawcę:
- bezpośrednio (przez np. wykupienie posiłków, rozliczenie posiłków na podstawie przedstawionych rachunków) lub
- pośrednio (przez np. zapewnienie posiłków w ramach opłaty za konferencję, zaproszenie pracownika na obiad przez kontrahenta pracodawcy).
Diety nie należy zatem obniżać o posiłki, które pracownik sam sobie zapewnił (w tym przypadku nie można mówić o bezpłatnym wyżywieniu) lub skorzystał z nich np. u swojej rodziny w miejscowości, do której udał się w delegację. W obu tych przypadkach zapewnienie wyżywienia nie jest w jakikolwiek sposób powiązane z pracodawcą. Nadal więc istnieje w tych sytuacjach obowiązek pracodawcy do wypłaty diety przewidzianej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży.
Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF.
Od 1 marca 2013 r. kwotę diety za czas podróży służbowej na terenie kraju należy zmniejszać o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia (§ 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).
Obniżenie diety o zapewnione posiłki dotyczy sytuacji, kiedy pracodawca zagwarantował je pracownikowi podczas podróży służbowej.
Zasady obniżania diety o otrzymane posiłki należy stosować także w razie zapewnienia ich w cenie usługi hotelowej. Obniżenie diety należy obliczać od pełnej kwoty diety, tj. od 30 zł. Bez znaczenia pozostaje, że pracownik otrzymał posiłek w dobie, za którą przysługuje niepełna dieta (§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).
Maria P. była w podróży służbowej od 7 stycznia od godz. 7.00 do 9 stycznia do godz. 14.00. Pracownica miała zapewnione 3 śniadania w cenie usługi hotelowej. Do rozliczenia kosztów wyjazdów służbowych pracodawca stosuje przepisy rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. Maria P. powinna otrzymać diety w łącznej wysokości 75 zł, tj. 2 pełne doby x 30 zł + 1/2 doby x 30 zł, obniżone o zapewnione śniadania, tj. o 7,50 zł za każdą dobę, w której miała zapewniony posiłek, czyli o 22,50 zł. Pracownica powinna otrzymać diety w wysokości 52,50 zł (75 zł - 22,50 zł).
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Wyjazd służbowy rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej w poleceniu wyjazdu jako miejscowość rozpoczęcia podróży. Dojazd, np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania pracownika nie jest jeszcze delegacją, a zatem nie można rozliczyć kosztów tego dojazdu w ramach świadczeń z tytułu podróży służbowej.
Pracownik wysłany przez Państwa w delegację spożył posiłek w domu. W tym czasie nie był jeszcze w podróży służbowej. Ponieważ nie zapewnili Państwo pracownikowi śniadania, nie można w tej sytuacji mówić o obniżeniu diety, gdyż posiłek ten był spożywany poza czasem trwania delegacji. Jeżeli w tych okolicznościach zapewniliby Państwo pracownikowi śniadanie, to i tak nie wpłynęłoby to na kwotę należnej mu diety. Obniżenie diety dotyczy bowiem posiłków zapewnionych pracownikowi przez pracodawcę (w tym w usłudze hotelowej) w trakcie podróży służbowej.
Podstawa prawna:
- art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662
- § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167