Pracodawcy żądają rachunków potwierdzających zakup wakacyjnych wyjazdów. Bez tego nie chcą wypłacać pieniędzy. Czy to jest zgodne z prawem?

W imieniu redakcji serwisów internetowych Grupy Infor, a także ich Czytelników, zwracam się do Państwa na podstawie przepisów ustawy z 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe z wnioskiem o udzielenie odpowiedzi na pytanie sformułowane na podstawie przedstawionego poniżej zagadnienia.

Jak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. W praktyce nie budzi wątpliwości to, że to pracodawca podejmuje decyzję o tym, jaką formę przybierze prowadzona przez niego działalność socjalna i jakiego rodzaju usługi i świadczenia będą w tym zakresie dostępne dla osób uprawnionych. Jedną z możliwych do wprowadzenia form działalności socjalnej pracodawcy są usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku, które w praktyce przybierają najczęściej formę świadczeń pieniężnych nazywanych potocznie wczasami pod gruszą. I znów, nie budzi wątpliwości to, że to pracodawca decyduje o wysokości i częstotliwości wypłaty takiego świadczenia. Tym co jednak od lat budzi duże kontrowersje jest to, czy pracodawca może uzależnić wypłatę tego świadczenia od przedłożenia mu rachunku potwierdzającego skorzystanie przez osobę uprawnioną z określonych form wypoczynku zorganizowanego. W przestrzeni publicznej funkcjonuje wiele publikacji, w których taka możliwość jest potwierdzana, jednak na tym tle nasuwają się poważne wątpliwości, które można sprowadzić do pytania, czy wspieranie przez pracodawców zorganizowanych form wypoczynku niedostępnych dla osób będących w najtrudniejszej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej można uznać za zgodne z celem działalności socjalnej pracodawcy, a tym samym dopuszczalne na gruncie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych?

Skoro zgodnie z wolą ustawodawcy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), to czy można uznać za dopuszczalne zapisy regulaminu, które z założenia odbierają dostęp do świadczenia osobom, które pozostając w najtrudniejszej sytuacji i nie mogą pozwolić sobie na skorzystanie ze zorganizowanych form wypoczynku dostępnych na rynku komercyjnym i organizują go we własnym zakresie, czy to korzystając z powszechnie dostępnej bazy noclegowej, czy też z możliwości spędzenia czasu na rodzinnej działce, a nawet pozostając w domu i organizując sobie aktywny wypoczynek jak najmniejszym kosztem finansowym?

Jak wynika ze stanowiska Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie dofinansowania do wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (nr GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP), Należy także zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w sposób ogólny definiują pojęcie działalności socjalnej. Przykładowo, ustawa posługuje się pojęciem „usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku”. Doprecyzowanie realizowanych przez pracodawcę usług i świadczeń nastąpić powinno w regulaminie Funduszu. Zatem regulamin może określać jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, „urlopowy”, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. O ile należy zgodzić się z poglądem, że pracodawca ma prawo, a nawet obowiązek doprecyzować w regulaminie funduszu zasady i warunki realizowanych przez niego w ramach działalności socjalnej świadczeń, w tym np. bazując na art. 162 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, uzależnić wypłatę świadczeń od czasu trwania wypoczynku, o tyle poważne wątpliwości budzi to, że za dopuszczalne uznaje się wprowadzanie w regulaminie zapisów, które odbierają dostęp do świadczeń socjalnych osobom pozostającym w najtrudniejszej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, czyli tym, które z założenia fundusz socjalny powinien w pierwszej kolejności wspierać.

Biorąc pod uwagę fakt, że poglądy i interpretacje dotyczące zasad funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na przestrzeni lat się zmieniają, proszę o odpowiedź na pytanie, czy w opinii Głównego Inspektoratu Pracy zamieszczanie w regulaminach zakładowych funduszy świadczeń socjalnych zapisów wspierających korzystanie przez osoby uprawnione ze zorganizowanych form wypoczynku, a tym samym ograniczających dostęp do tego świadczenia osobom pozostającym w gorszej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, można uznać za dopuszczalne i zgodne z celem ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych?

Warto przypomnieć, że z podobną sytuacją mieliśmy do czynienia w odniesieniu do zagadnienia dopuszczalności pośredniego wykluczania z grona osób uprawnionych do świadczeń związanych z wypoczynkiem emerytów i rencistów poprzez wprowadzanie w regulaminach wymogu wykorzystania przez osobę ubiegającą się o świadczenie 14 dni urlopu wypoczynkowego, którego to warunku ta grupa osób nie była w stanie spełnić. Jeszcze w stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami zfśs (nr GIP-GBI.0701.72.2019.3) uznano wyłączenie emerytów-byłych pracowników z kręgu osób uprawnionych do wczasów pod gruszą poprzez uzależnienie prawa do tego świadczenia od wykorzystania urlopu wypoczynkowego, za dopuszczalne. W oparciu o ten pogląd w wielu publikacjach specjalistycznych potwierdzano, że takie postępowanie należy uznać za prawidłowe. Jednak już w wystąpieniu pokontrolnym PIP z 30 sierpnia 2024 r. (nr 040294-53-K024-Ws01/24) wskazano, że Niedopuszczalne jest wykluczenie emerytów i rencistów spośród uprawnionych do dopłaty do wypoczynku poprzez uzależnienie prawa do tego dofinansowania od wykorzystania urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Również Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z 28 maja 2025 r. na interpelację nr 8788 w sprawie zasad przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) emerytom i rencistom wskazała, że warunku urlopowego, jako bezprzedmiotowego, nie można stosować w stosunku do uprawnionych nie mających statusu pracowniczego. W mojej opinii, w przypadku emerytów wystarczającym byłoby np. złożenie wniosku (oświadczenia) o zamiarze, sposobie i ewentualnie terminie organizowania wypoczynku we własnym zakresie.