Pracodawca może żądać informacji o dochodach rodziny. Pracowników to oburza, choć jest to zgodne z prawem

• Więcej wniosków, więcej wątpliwości
• Według kryterium socjalnego, a nie po równo
• Pracodawca może żądać informacji o dochodach rodziny
• Argument RODO jest chybiony

Więcej wniosków, więcej wątpliwości

Zbliżają się wakacje, a wraz z nimi okres wzmożonej działalności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Choć pracodawcy, którzy zgodnie z przepisami go tworzą, sami decydują o tym, jakie świadczenia będą w ich zakładzie dostępne w ramach prowadzonej działalności socjalnej, to bez wątpienia do tych najbardziej powszechnych należą świadczenia związane z wypoczynkiem. Choć w różnych zakładach pracy mogą one przybierać różne nazwy, potocznie nazywa się je najczęściej wczasami pod gruszą. Wzmożona działalność funduszu socjalnego przekłada się na zwiększoną liczbę problemów, pytań i wątpliwości. A wiele z nich ma związek z weryfikacją kryterium socjalnego.

Według kryterium socjalnego, a nie po równo

Choć pracownicy często o tym zapominają, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), czyli od tzw. kryterium socjalnego. Aby prawidłowo je ustalić, pracodawca musi pozyskać od pracownika odpowiednie informacje na temat sytuacji jego rodziny. Jedną z nich jest informacja o dochodach. Pracownicy często uważają jest to zbyt daleko idąca ingerencja w ich życie osobiste i odmawiają udzielania takich informacji. Czasami są skłonni ewentualnie zadeklarować, że np. znajdują się w grupie osób osiągających najwyższy dochód na członka rodziny spośród przedziałów ustalonych przez pracodawcę. Odmawiają jednak potwierdzenia tego np. poprzez przedstawienie rocznego rozliczenia podatkowego współmałżonka czy innych osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego. Czy mają do tego prawo?

Pracodawca może żądać informacji o dochodach rodziny

Należy pamiętać, że choć udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia, to pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. To potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W tym zakresie Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał wytyczne dla zakładów pracy. Stwierdził w nich, że nie budzi wątpliwości to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika (osoby uprawnionej), z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika (osoby uprawnionej) i członków jego rodziny. Jednak przetwarzanie tych danych nie może prowadzić do ich gromadzenia w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Co to oznacza? Na przykład, że pracodawca może żądać wglądu do określonych dokumentów, ale nie może przechowywać ich kopii.

Argument RODO jest chybiony

Jak z tego wynika, za nietrafne należy uznać podnoszone często przez pracodawców argumenty, zgodnie z którymi pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzanie danych osobowych członków rodziny pracownika. Jak najbardziej pracodawca takie upoważnienie posiada, a wynika ono z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a pracodawca nie musi uzyskiwać w tym zakresie odrębnej zgody od członków rodziny pracownika i nie musi również wypełniać wobec nich obowiązku informacyjnego. Bo choć zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach, a administrator powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych, to jednak jednocześnie jest on zwolniony ze spełniania tego obowiązku w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Skoro więc art. 8 ustawy o ZFŚS określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika (uprawnionego) w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS, to w takim przypadku obowiązku informacyjnego nie trzeba wypełniać.