Pracodawcy żądają informacji o dochodach rodziny. Mają do tego prawo, choć pracowników to oburza

• Latem pracownicy składają więcej wniosków i pojawia się więcej wątpliwości
• Świadczenia przyznaje się według kryterium socjalnego, a nie po równo
• Pracodawca ma prawo żądać informacji o dochodach rodziny
• Argument RODO nie załatwia każdej sprawy

Latem pracownicy składają więcej wniosków i pojawia się więcej wątpliwości

Zbliżają się wakacje, a wraz z nimi okres wzmożonej działalności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Choć pracodawcy, którzy zgodnie z przepisami go tworzą, sami decydują o tym, jakie świadczenia będą w ich zakładzie dostępne w ramach prowadzonej działalności socjalnej, to bez wątpienia do tych najbardziej powszechnych należą świadczenia związane z wypoczynkiem. Choć w różnych zakładach pracy mogą one przybierać różne nazwy, potocznie nazywa się je najczęściej wczasami pod gruszą. Wzmożona działalność funduszu socjalnego przekłada się na zwiększoną liczbę problemów, pytań i wątpliwości. A wiele z nich ma związek z weryfikacją kryterium socjalnego.

Świadczenia przyznaje się według kryterium socjalnego, a nie po równo

Choć pracownicy często o tym zapominają, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), czyli od tzw. kryterium socjalnego. Aby prawidłowo je ustalić, pracodawca musi pozyskać od pracownika odpowiednie informacje na temat sytuacji jego rodziny. Jedną z nich jest informacja o dochodach. Pracownicy często uważają jest to zbyt daleko idąca ingerencja w ich życie osobiste i odmawiają udzielania takich informacji. Czasami są skłonni ewentualnie zadeklarować, że np. znajdują się w grupie osób osiągających najwyższy dochód na członka rodziny spośród przedziałów ustalonych przez pracodawcę. Odmawiają jednak potwierdzenia tego np. poprzez przedstawienie rocznego rozliczenia podatkowego współmałżonka czy innych osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego. Czy mają do tego prawo?

Pracodawca ma prawo żądać informacji o dochodach rodziny

Należy pamiętać, że choć udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia, to pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. To potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W tym zakresie Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał wytyczne dla zakładów pracy. Stwierdził w nich, że nie budzi wątpliwości to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika (osoby uprawnionej), z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. W celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika (osoby uprawnionej) i członków jego rodziny. Jednak przetwarzanie tych danych nie może prowadzić do ich gromadzenia w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Co to oznacza? Na przykład, że pracodawca może żądać wglądu do określonych dokumentów, ale nie może przechowywać ich kopii.

Argument RODO nie załatwia każdej sprawy

Jak z tego wynika, za nietrafne należy uznać podnoszone często przez pracodawców argumenty, zgodnie z którymi pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzanie danych osobowych członków rodziny pracownika. Jak najbardziej pracodawca takie upoważnienie posiada, a wynika ono z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a pracodawca nie musi uzyskiwać w tym zakresie odrębnej zgody od członków rodziny pracownika i nie musi również wypełniać wobec nich obowiązku informacyjnego. Bo choć zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach, a administrator powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych, to jednak jednocześnie jest on zwolniony ze spełniania tego obowiązku w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Skoro więc art. 8 ustawy o ZFŚS określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika (uprawnionego) w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS, to w takim przypadku obowiązku informacyjnego nie trzeba wypełniać.