Przyjmuje się, że postępowanie dowodowe w rozumieniu art. 235 § 1 k.p.c. obejmuje wszystkie czynności stron i sądu związane z przeprowadzeniem dowodów przed sądem pierwszej instancji oraz w określonym zakresie przed sądem odwoławczym (Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 stycznia 2002 r., I CKN 978/00).
Nie zawsze jednak przeprowadzenie dowodu przed sądem orzekającym jest możliwe – lub nawet jeśli jest możliwe to połączone z nadmiernymi trudnościami lub kosztami. Wyjątki od zasady bezpośredniości przeprowadzenia postępowania dowodowego przed sądem orzekającym uzasadnione są właściwościami fizycznymi lub technicznymi dowodu, lub miejscem, w którym się znajduje.
Na wypadek takiej okoliczności ustawodawca przewidział trzy sposoby przeprowadzenia dowodu poza sądem orzekającym:
1. zlecenie przeprowadzenia dowodu sędziemu wyznaczonemu:
Sędzia wyznaczony musi należeć do składu orzekającego. W celu przeprowadzenia dowodu sędzia wyznaczony wyznacza posiedzenie. O terminie posiedzenia sędzia wyznaczony winien powiadomić strony i ich pełnomocników.
Zazwyczaj zlecenie przeprowadzenia dowodu sędziemu wyznaczonemu dotyczy sytuacji gdy przesłuchanie dotyczy osób dotkniętych chorobą lub kalectwem - wtedy odbywa się ono w miejscu, gdzie osoby te przebywają (art. 263 kpc) lub gdy zachodzi konieczność przeprowadzania dowodu z oględzin przedmiotu, który nie może być dostarczony do sądu.
Podstawą zlecenia przeprowadzenia dowodu sędziemu wyznaczonemu nie może być natomiast niedogodności polegających na tym, że przesłuchanie świadków przed całym składem orzekającym niepotrzebnie absorbuje czas wszystkich jego członków (orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 16 października 1956 r., I CR 92/56)
Zobacz: Kodeks Postępowania Cywilnego
2. zlecenie przeprowadzenia dowodu innemu sądowi (sąd wezwany)
Podobnie jak w pkt. 1 wyjątki od zasady bezpośredniości przeprowadzenia postępowania dowodowego przed sądem orzekającym – uzasadniające zlecenie wykonania tej czynności innemu sądowi uzasadnione muszą być właściwościami fizycznymi lub technicznymi dowodu, lub miejscem, w którym się znajduje. Pojęcie "poważne niedogodności" nie zostało w sposób precyzyjny w dyspozycji art. 235 § 1 kodeksu postępowania cywilnego wyjaśnione. Najczęściej zlecenie przeprowadzenia dowodu innemu sądowi dotyczy sytuacji choroby lub kalectwa świadka, ograniczenia komunikacyjne lub znaczna odległość miejsca zamieszkania od siedziby sądu orzekającego.
Sposób realizacji pomocy sądowej reguluje § 99 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z dnia 2 marca 2007 r.)
W zleceniu przeprowadzenia dowodu lub dokonania innej czynności przez sąd wezwany należy dokładnie określić, jakie czynności mają być dokonane, oznaczyć wyczerpująco fakty i okoliczności podlegające stwierdzeniu przez poszczególne osoby, a w razie potrzeby - przytoczyć fakty i okoliczności, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Należy również wskazać adresy osób, które mają być przesłuchane lub zawiadomione o terminie, i podać, które z osób mają być przesłuchane po odebraniu przyrzeczenia. Do pisma dołącza się w razie potrzeby odpisy z akt sprawy. W niektórych sytuacjach niezbędne jest również wysłane kompletnych akt do sądu wezwanego – ale tylko wówczas jeśli jest to niezbędne dla przeprowadzenia dowodu, a jednocześnie nie wstrzyma to postępowania przed sądem orzekającym.
Jeżeli pomoc sądowa wykonywana jest na wezwanie sądu prowadzącego elektroniczne postępowanie upominawcze, prośba o jej udzielenie przesyłana jest właściwemu sądowi drogą elektroniczną.
Rozporządzenie precyzuje również w jakich okolicznościach sąd orzekający nie powinien korzystać z pomocy sądu wzywanego. Jeżeli odległość od miejsca zamieszkania świadka jest mniejsza do siedziby sądu orzekającego niż do siedziby sądu, w którego okręgu świadek mieszka, zlecenie przeprowadzenia dowodu temu sądowi nie jest dopuszczalne, chyba że uzasadniają to szczególne warunki komunikacyjne. Nie należy także zwracać się o przesłuchanie świadków do innego sądu, jeżeli odległość między miejscem ich zamieszkania a siedzibą sądu orzekającego nie przekracza 50 km, chyba że równocześnie świadkowie mają być obecni w czasie oględzin lub też nie mogą się stawić w siedzibie sądu orzekającego z powodu przeszkód trudnych do usunięcia.
Zlecenie przeprowadzenia dowodu wiąże sąd wezwany.
3. przeprowadzenie dowodu przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających dokonanie tej czynności na odległość.
Jest to nowe rozwiązanie w polskiej procedurze cywilne, wprowadzone do kodeksu postępowania cywilnego ustawą z dnia 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 234, poz. 1571). Warunki formalne wykonania takiej czynności określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z dnia 8 marca 2010 r.).
Czynność taka odbywa się z wykorzystaniem urządzeń elektronicznych typu analogowego lub cyfrowego, w szczególności umożliwiających przeprowadzenie telekonferencji lub wideokonferencji. Przeprowadzenie takiego dowodu odbywa się w obecności sądu wezwanego lub referendarza sądowego w tym sądzie. Nie jest więc możliwe dokonanie takiej czynności w formie nieautoryzowanej rozmowy telefonicznej ze świadkiem w miejscu jego zamieszkania. Przebieg czynności przeprowadzenia dowodu jest udokumentowany nagraniem oraz protokołem z powyższej czynności.