Czy można odmówić zleceniobiorcy wypłaty pieniędzy ze względów formalnych? W przepisach nie zawsze można znaleźć prostą odpowiedź na pytanie, jak postępować, a zanim odmówi się wypłaty komuś, kto wykonał swoją pracę, warto się zastanowić czy są do tego podstawy prawne.
Umowy zlecenia od wielu miesięcy nie opuszczają nagłówków publikacji internetowych. Ma to związek z reformą Państwowej Inspekcji Pracy i nowelizacją przepisów regulujących uprawnienia inspektorów. Choć prace nad nowymi przepisami miały burzliwy przebieg, to ostatecznie zmiany zostały uchwalone, a już 8 lipca 2026 roku inspektorzy pracy ruszą w teren wyposażeni w nowe uprawnienia. W tym kontekście nie dziwi fakt, że na rynku pracy trwa pewne poruszenie, a zleceniodawcy nieco uważniej niż wcześniej przyglądają się treści zawieranych umów i analizują ich stronę formalną. W ramach tych analiz często pojawiają się wątpliwości, w tym ta, czy wypłata wynagrodzenia z tytułu zrealizowanej umowy może zostać dokonana bez wystawienia przez zleceniobiorcę rachunku?
Swoboda umów, ale ograniczona przepisami
Strony umowy zlecenia mają swobodę przy ustalaniu wynagrodzenia z tytułu jej wykonania. Trzeba jednak pamiętać, że swoboda ta doznaje pewnych ograniczeń, w tym np. związanych z wysokością minimalnej stawki godzinowej, przysługującej przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi ona 31,40 zł brutto i w stosunku do 2025 roku wzrosła o 0,90 zł.
Z obowiązujących przepisów jasno wynika, że w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. Nie ma w nich jednak mowy o konieczności wystawienia rachunku. Dlaczego więc w praktyce stał się on kluczowym elementem rozliczeń dokonywanych między zleceniobiorcą a zleceniodawcą? Chodzi oczywiście o ograniczenia dotyczące minimalnej stawki godzinowej. Na wystawianym rachunku zamieszcza się informację o ilości godzin, które zleceniobiorca poświęcił na realizację umowy, co ma kluczowe znaczenie dla oceny, czy wypłacone zleceniobiorcy wynagrodzenie spełnia wymogi ustawowe w zakresie stawki minimalnej. Biorąc pod uwagę fakt, że ustawodawca nie nałożył na strony umowy zlecenia obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy, a jednocześnie konieczne jest weryfikowanie dokonywanych przez nie rozliczeń, konieczne stało się znalezienie odpowiedniego rozwiązania. Idealnym okazał się być w tej sytuacji rachunek.
Zleceniobiorca może i powinien wystawić rachunek
Zleceniobiorcy miewają jednak wątpliwości, czy jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wystawiać rachunki? Oczywiście tak. Jak bowiem wynika z art. 87 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Aby powstał obowiązek wystawienia rachunku, muszą więc być spełnione trzy warunki: nie ma obowiązku wystawienia faktury, podatnik prowadzi działalność gospodarczą, kupujący żąda wystawienia dokumentu. Pozornie może więc się wydawać, że w przypadku zleceniobiorców nieprowadzących działalności gospodarczej taki obowiązek nie powstanie właśnie z uwagi na to, że nie są przedsiębiorcami. Nie można jednak zapominać o tym, że w regulacji tej jest mowa o działalności w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a więc każdej działalności zarobkowej w rozumieniu przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywania wolnego zawodu, a także każdej innej działalności zarobkowej wykonywanej we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców (art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej). Jak z tego wynika, definicja działalności gospodarczej zawarta w tej ustawie jest bardzo szeroka i z całą pewnością obejmuje także działalność zleceniobiorców. W konsekwencji, jeśli zleceniodawca zażąda wystawienia rachunku z tytułu wykonanej umowy, zleceniobiorca ma obowiązek go wystawić.
art. 734–751 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071)
art. 3 pkt 9, art. 87 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 622)