Istotą mandatu sprawowanego przez radnego jest kontakt z lokalną społecznością. Mieszkańcy zwracają się do radnych z różnymi sprawami, często bardzo osobistymi. Chociaż korespondencja ta odbywa się za pośrednictwem urzędu, nie jest to typowa korespondencja urzędowa. Jak zatem zorganizować obieg korespondencji, aby ta kierowana bezpośrednio do radnych zachowała poufny charakter?
Tajemnica korespondencji
Korespondencja kierowana do radnych za pośrednictwem urzędu gminy co do zasady podlega rejestracji tak jak każda przesyłka wpływająca do urzędu. To oznacza, że pracownicy kancelarii są zobowiązani taką korespondencję otworzyć i zarejestrować. Można jednak zastosować wyjątek od tej ogólnej zasady i zachować tajemnicę korespondencji.
Co z rejestracją?
Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym radny utrzymuje stałą więź z mieszkańcami oraz ich organizacjami, a w szczególności przyjmuje zgłaszane przez mieszkańców gminy postulaty. Korespondencja kierowana do urzędu może zatem wskazywać jako adresatów konkretnych radnych. Jednak w tym kontekście radny postrzegany jest jako osoba pełniąca daną funkcję, a nie osoba prywatna. Jeżeli korespondencja taka zawiera adresy właściwych urzędów gmin, to jej pracownicy zobowiązani są do jej rejestracji.
(…)
Małgorzata Siwik
Fragment artykułu pochodzi z kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Szukasz wiarygodnych aktualności, porad i artykułów dotyczących zmian w prawie i podatkach, komentarzy ekspertów oraz indywidualnego doradztwa? INFORLEX jest dla Ciebie! Zyskaj bezpłatny dostęp do INFORLEX >>