Plan urlopów to obowiązkowy dokument u wielu pracodawców. Określa, kiedy pracownicy mogą skorzystać z bieżącego i zaległego urlopu wypoczynkowego. Wyjaśniamy, jakie zasady wynikają z Kodeksu pracy, kto może zrezygnować z tworzenia planu urlopów oraz jak prawidłowo zaplanować wypoczynek pracowników w 2026 roku.
- Plan urlopów 2026 – aktualne zasady według Kodeksu pracy
- Urlop dla osób podejmujących pierwszą pracę
- Urlop bieżący i zaległy – do kiedy trzeba wykorzystać?
- Niewykorzystane dni „na żądanie”
- Kiedy pracodawca musi sporządzić plan urlopów?
- Kto może zrezygnować z planu urlopów?
- Co powinien zawierać plan urlopów?
- Ujęcie w planie urlopów pracowników z umowami terminowymi
- Plan urlopów na półrocze lub kilka planów w firmie
- Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?
- Czy pracownik może rozpocząć urlop wyłącznie na podstawie planu?
Plan urlopów to narzędzie zapewniające sprawną organizację pracy i realizację prawa pracowników do wypoczynku. Choć Kodeks pracy nie wskazuje terminu jego sporządzenia, w praktyce powinien zostać przygotowany przed początkiem nowego roku, a w firmach z planami półrocznymi – przed rozpoczęciem odpowiedniego półrocza.
Plan urlopów 2026 – aktualne zasady według Kodeksu pracy
Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy:
- 20 dni – gdy staż jest krótszy niż 10 lat,
- 26 dni – gdy pracownik ma co najmniej 10 lat stażu.
Przypominamy, że od 1 stycznia 2026 r. do okresu zatrudnienia będą wliczane m.in. okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług.
Urlop dla osób podejmujących pierwszą pracę
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu stopniowo – co miesiąc zyskuje 1/12 wymiaru rocznego.
Urlop bieżący i zaległy – do kiedy trzeba wykorzystać?
Urlop powinien zostać wykorzystany w tym roku, w którym pracownik nabywa do niego prawo. Jeżeli tak się nie stanie:
- od 1 stycznia kolejnego roku urlop staje się zaległy,
- urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września.
Niewykorzystane dni „na żądanie”
Gdy pracownik nie wykorzysta w poprzednim roku części urlopu na żądanie:
- dni te stają się zwykłym urlopem wypoczynkowym,
- można je wykorzystać do 31 grudnia następnego roku.
Kiedy pracodawca musi sporządzić plan urlopów?
Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę:
- wnioski pracowników,
- konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Przepisy nie narzucają konkretnej daty stworzenia planu, jednak powinien być on gotowy przed rozpoczęciem nowego roku, aby pracownicy mogli zaplanować wypoczynek już w styczniu.
Kto może zrezygnować z planu urlopów?
Pracodawca nie musi tworzyć planu, jeśli:
- nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa, lub
- organizacja związkowa wyrazi zgodę na rezygnację z planu.
W takich firmach terminy urlopu ustala się bezpośrednio z pracownikiem.
Co powinien zawierać plan urlopów?
W planie pracodawca uwzględnia:
- urlop bieżący,
- urlop zaległy.
Plan nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie.
Ujęcie w planie urlopów pracowników z umowami terminowymi
Plan musi uwzględniać również:
- pracowników zatrudnionych na czas określony – proporcjonalnie do okresu pracy,
- pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy – proporcjonalny urlop nabywany co miesiąc.
Jeśli umowa zostanie wydłużona – plan należy zaktualizować.
Plan urlopów na półrocze lub kilka planów w firmie
Pracodawca przeważnie sporządza plan urlopów na cały rok kalendarzowy. Jednak sporządzenie planu na cały rok nie jest konieczne. Możliwe jest przygotowanie planu urlopowego na krótszy okres – np. na półrocze. W takim przypadku:
- plan na I półrocze — powinien być gotowy przed końcem roku,
- plan na II półrocze — musi być udostępniony pracownikom przed 1 lipca.
Dopuszczalne jest też sporządzenie kilku planów w firmie. Może to dotyczyć różnych działów lub lokalizacji (np. w dużych firmach).
Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?
Plan urlopów należy ogłosić w firmie w sposób zwyczajowo przyjęty, np.:
- na tablicy ogłoszeń,
- w intranecie,
- na firmowej platformie HR.
Nie trzeba przekazywać planu indywidualnie każdemu pracownikowi.
Czy pracownik może rozpocząć urlop wyłącznie na podstawie planu?
Sam plan urlopów nie upoważnia pracownika do rozpoczęcia wypoczynku. Niezbędne jest:
- złożenie wniosku o urlop,
- uzyskanie akceptacji pracodawcy.
Dopiero po tych krokach urlop może się rozpocząć.
Praktyczne wskazówki dla pracodawców:
- aktualizuj plan urlopów przy każdej zmianie w zatrudnieniu,
- uwzględniaj okresy zwiększonej absencji (wakacje, ferie, święta),
- pamiętaj o pracownikach z urlopem zaległym — deadline 30 września,
- informuj pracowników o planie w miejscu łatwo dostępnym i stałym.
Podstawa prawna:
- art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)