Plan urlopów na rok 2026 – obowiązki pracodawcy, zasady i terminy. Jak prawidłowo zaplanować urlopy pracowników?

• Plan urlopów 2026 – aktualne zasady według Kodeksu pracy
• Urlop dla osób podejmujących pierwszą pracę
• Urlop bieżący i zaległy – do kiedy trzeba wykorzystać?
• Niewykorzystane dni „na żądanie”
• Kiedy pracodawca musi sporządzić plan urlopów?
• Kto może zrezygnować z planu urlopów?
• Co powinien zawierać plan urlopów?
• Ujęcie w planie urlopów pracowników z umowami terminowymi
• Plan urlopów na półrocze lub kilka planów w firmie
• Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?
• Czy pracownik może rozpocząć urlop wyłącznie na podstawie planu?

Plan urlopów to narzędzie zapewniające sprawną organizację pracy i realizację prawa pracowników do wypoczynku. Choć Kodeks pracy nie wskazuje terminu jego sporządzenia, w praktyce powinien zostać przygotowany przed początkiem nowego roku, a w firmach z planami półrocznymi – przed rozpoczęciem odpowiedniego półrocza.

Plan urlopów 2026 – aktualne zasady według Kodeksu pracy

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy:

• 20 dni – gdy staż jest krótszy niż 10 lat,
• 26 dni – gdy pracownik ma co najmniej 10 lat stażu.

Przypominamy, że od 1 stycznia 2026 r. do okresu zatrudnienia będą wliczane m.in. okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług.

Urlop dla osób podejmujących pierwszą pracę

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu stopniowo – co miesiąc zyskuje 1/12 wymiaru rocznego.

Urlop bieżący i zaległy – do kiedy trzeba wykorzystać?

Urlop powinien zostać wykorzystany w tym roku, w którym pracownik nabywa do niego prawo. Jeżeli tak się nie stanie:

• od 1 stycznia kolejnego roku urlop staje się zaległy,
• urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września.

Niewykorzystane dni „na żądanie”

Gdy pracownik nie wykorzysta w poprzednim roku części urlopu na żądanie:

• dni te stają się zwykłym urlopem wypoczynkowym,
• można je wykorzystać do 31 grudnia następnego roku.

Kiedy pracodawca musi sporządzić plan urlopów?

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę:

• wnioski pracowników,
• konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Przepisy nie narzucają konkretnej daty stworzenia planu, jednak powinien być on gotowy przed rozpoczęciem nowego roku, aby pracownicy mogli zaplanować wypoczynek już w styczniu.

Kto może zrezygnować z planu urlopów?

Pracodawca nie musi tworzyć planu, jeśli:

• nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa, lub
• organizacja związkowa wyrazi zgodę na rezygnację z planu.

W takich firmach terminy urlopu ustala się bezpośrednio z pracownikiem.

Co powinien zawierać plan urlopów?

W planie pracodawca uwzględnia:

• urlop bieżący,
• urlop zaległy.

Plan nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie.

Ujęcie w planie urlopów pracowników z umowami terminowymi

Plan musi uwzględniać również:

• pracowników zatrudnionych na czas określony – proporcjonalnie do okresu pracy,
• pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy – proporcjonalny urlop nabywany co miesiąc.

Jeśli umowa zostanie wydłużona – plan należy zaktualizować.

Plan urlopów na półrocze lub kilka planów w firmie

Pracodawca przeważnie sporządza plan urlopów na cały rok kalendarzowy. Jednak sporządzenie planu na cały rok nie jest konieczne. Możliwe jest przygotowanie planu urlopowego na krótszy okres – np. na półrocze. W takim przypadku:

• plan na I półrocze — powinien być gotowy przed końcem roku,
• plan na II półrocze — musi być udostępniony pracownikom przed 1 lipca.

Dopuszczalne jest też sporządzenie kilku planów w firmie. Może to dotyczyć różnych działów lub lokalizacji (np. w dużych firmach).

Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?

Plan urlopów należy ogłosić w firmie w sposób zwyczajowo przyjęty, np.:

• na tablicy ogłoszeń,
• w intranecie,
• na firmowej platformie HR.

Nie trzeba przekazywać planu indywidualnie każdemu pracownikowi.

Czy pracownik może rozpocząć urlop wyłącznie na podstawie planu?

Sam plan urlopów nie upoważnia pracownika do rozpoczęcia wypoczynku. Niezbędne jest:

1. złożenie wniosku o urlop,
2. uzyskanie akceptacji pracodawcy.

Dopiero po tych krokach urlop może się rozpocząć.

Podstawa prawna:

• art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)