Zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych, więcej niż jeden wykonawca może ubiegać się o wykonanie danego zamówienia. Konieczne jest wtedy zawarcie stosownej umowy i wyznaczenie pełnomocnika.
Art. 23 Prawie zamówień publicznych stanowi podstawę do wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z tym przepisem na wykonawcach spoczywa obowiązek ustanowienie pełnomocnika na etapie ubiegania się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnik może być również reprezentować wykonawców przy zawieraniu umowy. Alternatywnie, każdy wykonawca, po dokonaniu wyboru wspólnej oferty, może zawrzeć oddzielną umowę z zamawiającym, jeśli tego etapu procedury nie obejmuje pełnomocnictwo.
Przepisy wymuszają na wykonawcach wspólnie ubiegających się o zamówienie, zawarcie umowy, która ureguluje zakres ich współpracy, nazywanej umową konsorcjum. Należy bowiem pamiętać, że w przypadku wybrania ich oferty, zamawiający może zażądać przedstawienia takiej umowy.
Zastosowanie tego rozwiązania pozwala na zjednoczenie potencjałów technicznych, ekonomicznych i finansowych członków konsorcjum, tak aby sprostać wymaganiom przedstawionym przez zamawiającego. Jeśli na przykład wymagane jest dysponowanie określonym certyfikatem przez wykonawcę to wystarczy, że przynajmniej jeden z członków konsorcjum będzie nim dysponował, a nie wszyscy wykonawcy.
Konsorcjum tworzone na potrzeby omawianego postępowania nie posiada podmiotowości, nie ma także organów reprezentujących i nie może być traktowane jak spółka cywilna. Dokumentem, który reguluje zasady reprezentacji, wzajemnych rozliczeń i wewnętrznej odpowiedzialności między członkami konsorcjum jest tylko umowa zawarta między wykonawcami i pełnomocnictwo lub pełnomocnictwa udzielone przez nich.
Warto ponadto nadmienić, że rolę pełnomocnika w takim postępowaniu może pełnić teoretycznie każdy. Praktyka pokazuje jednak, że jest nim jeden z wykonawców starający się o realizację zamówienia, nazywany liderem konsorcjum. Nie wiąże się to jednak z żadnymi wymogami prawnymi. Pełnomocnikiem może być zatem osoba fizyczna lub prawna nie biorąca udziału w postępowaniu, a jedynie reprezentująca grupę wykonawców, np. prawnik albo firma doradcza przygotowująca wniosek o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej, jednak nie jest to wymóg nałożony przez ustawę.
Wspólny udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wiąże się z ponoszeniem wspólnej odpowiedzialności. Zgodnie z art. 141 Prawie zamówień publicznych wykonawcy reprezentowani przez pełnomocnika ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego do jej wykonania. Odpowiedzialność ta dotyczy wykonania umowy, więc stosunku prawnego łączącego wykonawców z zamawiającym, a nie z podwykonawcami. Niemniej jednak Sąd Najwyższy w jednym z rozstrzygnięć orzekł, że solidarna odpowiedzialność może być rozciągnięta również na zobowiązania członków konsorcjum wobec podwykonawców.
Udział w postępowaniu w ramach grupy reprezentowanej przez pełnomocnika (konsorcjum) daje uczestnikom takie samo doświadczenie i referencje, jak samodzielne występowanie o zamówienie.