Ewidencja czasu pracy
Każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy. Prowadzi ją w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących ze stosunku pracy.
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informację :
- dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych czy podczas dyżuru.
- o urlopach,
- o zwolnieniach od pracy,
- o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.
Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona na kartach czasu pracy, w których zaznaczane są wszystkie wyżej wymienione informacje.
Potwierdzenie obecności
Na pracodawcy nie ciąży obowiązek rejestrowania przybycia pracowników do pracy. Nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania swojego przybycia do pracy leży w interesie pracodawcy, głównie dla celów dowodowych. Pracodawca, który nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
Nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania przybycia do pracy jest zależne od woli pracodawcy. Pracownicy muszą zostać powiadomieni przez pracodawcę o obowiązującym w firmie sposobie potwierdzania przybycia i pobytu w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.
Sposoby potwierdzania przez pracowników obecności
Sposób potwierdzania przybycia i pobytu w pracy jest określony w regulaminie pracy lub w drodze poleceń pracodawcy.
Listy obecności
Najczęściej stosowane są listy obecności. Swoje przybycie do pracy pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem na liście obecności. List powinna być wyłożona w ogólnie dostępnym i znanym pracownikom miejscu.
O określonej godzinie pracodawca lub upoważniona przez niego osoba zabiera listę i swoim podpisem potwierdza zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym.
Karty zegarowe
Karty zegarowe lub karty magnetyczne, są bardziej zaawansowanym technicznie sposobem potwierdzania obecności pracownika w pracy. Pracownik zostaje wyposażony w kartę zawierającą identyfikujące go dane. Każdorazowo, wchodząc na teren zakładu pracy lub wychodząc z niego, pracownik wprowadza swoją kartę do czytnika. Czytnik ten identyfikuje pracownika i rejestruje czas jego pobytu w pracy.
Szczególnie sposób ten sprawdza się zwłaszcza w olbrzymich zakładach pracy lub w takich, w których pracownicy muszą np. przebierać się w odzież ochronną przed przystąpieniem do wykonywania pracy. System ten jest o wiele bardziej precyzyjny niż listy obecności.
Inne sposoby ewidencji
Sposoby potwierdzania obecności pracownika często uzależnione są od specyfiki wykonywanej pracy.
Moment przybycia do pracy kierowców jest rejestrowany na tarczach tachografów zamontowanych w prowadzonych przez nich pojazdach.
Informatycy lub pracownicy biurowi mogą potwierdzać przybycie do pracy przez zalogowanie się w systemie komputerowym.
Pracodawca może też wprowadzić różne sposoby potwierdzania obecności w pracy dla różnych grup pracowników w swoim zakładzie pracy.
Pracodawca może także zrezygnować z wprowadzania jakiegokolwiek sposobu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy. Ma to miejce szczególnie w małych firmach, gdzie pracownicy pracują w jednym pomieszczeniu. Pracodawca ma ich bowiem przez cały czas na oku.