Wczasy organizowane we własnym zakresie pozwalają pracownikom lepiej dostosować sposób wypoczynku do swoich preferencji i potrzeb. Co więcej, zgodnie z ustawą o ZFŚS, z dnia z 4 marca 1994 r., dodatkowe środki można uzyskać zarówno na wakacje spędzone w kraju, jak i za granicą.
Z funduszu socjalnego pracodawca może sfinansować także wypoczynek dzieci swoich pracowników. Zwyczajowo zatrudnionemu przysługuje jedna forma dofinansowania wypoczynku letniego lub zimowego w roku kalendarzowym dla każdego dziecka w wieku do lat 18. Wypoczynek najmłodszych powinien być zorganizowany przez uprawniony podmiot oraz udokumentowany przez rodzica (np. fakturą lub potwierdzeniem wpłaty za obóz lub kolonię). Co ważne pracownik może wystąpić o wsparcie wypoczynku swojego
i dzieci, nawet w sytuacji, gdy takie samo świadczenie otrzymał w swoim zakładzie pracy jego współmałżonek - istotne jest tutaj tylko kryterium dochodowe.
Zobacz: Urlop na żądanie
Komu przysługuje?
Ze świadczeń funduszu socjalnego mają prawo korzystać pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, niezależnie od jej rodzaju oraz od wymiaru czasu pracy. Ale również pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, emeryci i renciści, którzy rozwiązali umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę oraz członkowie ich rodzin.
Pracownicy, powinni mieć dostęp do informacji dotyczących zasad ubiegania się o dopłaty do wczasów oraz wysokości dofinansowania w danym roku. Służy temu Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który powinien zostać podany do wiadomości pracowników i udostępniany w sposób przyjęty w firmie.
− O dopłaty zwyczajowo można się starać raz w roku i dotyczą one urlopu, który trwa 14 dni kalendarzowych. Wymiar ten związany jest z regulacjami art. 162 kodeksu pracy, według których co najmniej jedna część wypoczynku pracownika powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych – mówi Alicja Biernat, prawnik w TGC Corporate Lawyers.
− Nie wyklucza to jednak dofinansowania krótszych urlopów pracowniczych. Zależy to od stanu środków funduszu przeznaczonych na te cele. Zamożniejsi pracodawcy mogą przewidzieć dopłaty np. do krótkich wycieczek czy też innych form wypoczynku – podkreśla Alicja Biernat.
W regulaminie ZFŚS powinien być także określony termin wypłaty świadczeń pieniężnych na tzw. „wczasy pod gruszą”. Może to nastąpić przed lub po rozpoczęciu urlopu, praktyka wskazuje, że ze względu na przeznaczenie tych środków (tj. pomoc finansową w wykupieniu i zorganizowaniu wczasów), powinny być one wypłacane raczej przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego.
Kryteria przyznawania świadczenia
Świadczenia z ZFŚS, w tym dofinansowanie różnych form wypoczynku, nie mogą być przez pracodawcę rozporządzane w dowolny sposób. Podział środków finansowych z funduszu socjalnego może odbywać się wyłącznie na zasadach i według rygorów przewidzianych w ustawie o ZFŚS i zmierzać jedynie do realizacji celów socjalnych. Zgodnie z art. 8.1 ustawy o funduszu socjalnym, przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
Nie można również uzależniać wysokości dofinansowania czy też rodzaju wczasów (np. krajowe lub zagraniczne) od stanowiska pracownika, kwalifikacji, pozycji w strukturze firmy, rodzaju obowiązków pracowniczych czy też wreszcie stażu pracy.
Kryterium przyznania dofinansowania jest wysokość dochodów osób, które wraz z pracownikiem prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. W przepisach brakuje doprecyzowania w jaki sposób pracodawca powinien określać kryterium dochodowe, a także, jak powinien uzyskiwać dane od pracowników, dotyczących sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.
Jak ocenić sytuację materialną?
Najczęściej pracodawcy ustalają tryb udostępniania informacji niezbędnych do oceny sytuacji socjalnej pracownika w regulaminach ZFŚS. Zgodnie z art. 221 k.p. mają wówczas prawo żądać od pracownika innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 8 ustawy o ZFŚS).
- W orzeczeniu z dnia 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01) Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie
z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z ZFŚS, do złożenia zaświadczenia
o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy – mówi Alicja Biernat, prawnik w TGC Corporate Lawyers.
Z kolei w ocenie Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych (GIODO), pracodawca, w oparciu o przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, może żądać od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT). Dane te można wykorzystać, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Do takich sytuacji można zaliczyć ocenę i ustalenie uprawnień pracownika do pomocy z funduszu świadczeń socjalnych.
Zobacz: Prawo do odpoczynku pracownika
W przepisach regulaminu ZFŚS pracodawca może przewidzieć, iż podstawę do przyznania świadczeń stanowi średni dochód przypadający na osobę w rodzinie. Najlepiej go wskazać w oświadczeniu pracownika. Podstawą jego ustalenia mogą być wszelkie dochody brutto osób zamieszkujących i utrzymujących się wspólnie, osiągnięte np. w ciągu ostatnich 6-ciu miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia o dochodach, podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Oczywiście pracownik ma prawo odmowy wykazania dochodów, tym samym rezygnuje ze świadczeń i usług funduszu.
Pracodawca ma również prawo sankcjonować przypadki złożenia np. nieprawdziwego oświadczenia o wysokości dochodów, przedłożenia sfałszowanych dokumentów lub wykorzystania przyznanego świadczenia na cele niezgodne z jego przeznaczeniem. Konsekwencją tego typu zachowań może być np. czasowe wykluczenie uprawnionej osoby z korzystania ze świadczeń z funduszu lub zobowiązanie nieuczciwego pracownika do zwrotu niesłusznie pobranego świadczenia socjalnego.
Cel –wypoczynek pracownika
Dyskusyjne jest, jak daleko może sięgać kontrola pracodawcy, w kwestii wykorzystania przez pracowników środków przeznaczonych na wczasy. Wypłacane środki pieniężne mają jednak charakter celowy – dofinansowanie wypoczynku. Zatem pracodawca podejrzewający, iż te środki, mogłyby posłużyć np. na zakup sprzętu RTV, może żądać od pracownika, aby uprawdopodobnił sposób spędzania urlopu lub poniesione na ten cel koszty. Można to zrobić np. poprzez pisemne oświadczenie poparte w miarę możliwości odpowiednią fakturą (np. za dojazd, wynajem pola namiotowego, hotelu, itp.).
Jaki podatek?
Należy pamiętać, że dopłaty do wypoczynku organizowanego indywidualnie są zwolnione ze składek ZUS, jednakże stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Wartość dofinansowania tzw. wczasów pod gruszą, doliczana jest do podstawy, z której odprowadzane są składki na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy. Natomiast w przypadku wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk dla dzieci i młodzieży do lat 18, świadczenia te są zwolnione ze składki ZUS, oraz nie podlegają opodatkowaniu PIT w całości.
Autorka Alicja Biernat jest aplikantką adwokacką w kancelarii TGC Corporate Lawyers