Jeżeli zmiana przez pracownika środka transportu była samowolna i nieuzasadniona obiektywnymi okolicznościami, mogą Państwo odmówić mu wypłaty ryczałtu. Jednak gdy pracownik obiektywnie nie mógł skorzystać z określonego przez Państwa środka transportu zastępując go innym i ponosząc z tego tytułu koszty, to, co do zasady, należy wypłacić mu ryczałt, jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów.
Właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej środek transportu, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca (§ 3 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Wskazania w tym zakresie mogą zawierać przepisy wewnątrzzakładowe, np. określając, kiedy pracownik powinien korzystać z danego środka komunikacji (czy tylko aby dojechać do docelowego miejsca, czy również przy przejazdach miejscowych). Wówczas na podstawie tych uregulowań pracownicy w ramach podróży krajowych powinni korzystać z określonego środka transportu, np. z taksówek. Jeżeli pracodawca w poleceniu wyjazdu wskaże inny środek transportu niż wynika to z przepisów wewnątrzzakładowych, to należy przyjąć, że właściwy do odbycia podróży służbowej jest środek transportu określony w poleceniu wyjazdu (polecenie wyjazdu jako regulacja szczególna uchyla stosowanie właściwego postanowienia prawa wewnątrzzakładowego w tym zakresie).
Zobacz serwis: Prawa pracownika
Nie będzie błędem, jeżeli w poleceniu wyjazdu pracodawca nie określi takiego środka, a jest to uregulowane w prawie wewnątrzzakładowym. Wówczas w tym zakresie wiążące dla stron będą postanowienia wewnętrzne.
Pracownik nie ma prawa zmieniać zasad, na podstawie których będzie odbywał podróż służbową. W przeciwnym razie, jeżeli nie doszedł do porozumienia z pracodawcą w tym zakresie lub nie otrzymał jego akceptacji i samowolnie zmienił zastrzeżony środek transportu (w tym wykorzystywany przy przejazdach miejscowych), naraża się na odmowę wypłaty ryczałtu (np. przejazdowego w wysokości 20% za każdą dobę, w której korzystał z dojazdów środkami komunikacji miejscowej) lub zwrotu kosztów przejazdu.
Spółka ABC ustaliła w przepisach wewnątrzzakładowych, że menedżerowie wysokiego szczebla korzystają w podróży krajowej (w tym w dojazdach miejscowych) wyłącznie z taksówek. Decyzja pracodawcy była podyktowana kwestiami wizerunkowymi firmy oraz faktem, że pracownicy w trakcie podróży służbowych byli wyposażeni w nośniki szczególne ważnych danych, których utrata np. podczas podróży środkami komunikacji zbiorowej wiązałaby się z narażeniem pracodawcy na szkodę. Pracownik z własnej inicjatywy postanowił, że skorzysta z transportu publicznego (autobus komunikacji miejscowej). Postępowanie pracownika było nieprawidłowe. Pracodawca może mu odmówić wypłaty ryczałtu lub zwrotu kosztów przejazdu.
Pracownik nie realizując polecenia wyjazdu zgodnie z wolą pracodawcy naraża się nie tylko na odmowę zwrotu kosztów przejazdu lub wypłaty ryczałtu, ale też na odpowiedzialność porządkową. Należy bowiem przyjąć, że zmiana środka transportu (w tym na dojazdy miejscowe) bez uzasadnienia lub bez porozumienia z pracodawcą stanowi naruszenie przyjętej u pracodawcy organizacji pracy, za które pracownik może być ukarany karą porządkową lub nagany.
Pracodawca ustalił, że pracownicy odbywający służbowe podróże krajowe będą poruszali się wyłącznie taksówkami. Taka informacja została zawarta zarówno w przepisach wewnątrzzakładowych, jak i umieszczana jest każdorazowo w poleceniach wyjazdu służbowego. W związku z akcją protestacyjną taksówkarzy związaną z deregulacją zawodów pracownik nie miał możliwości skorzystania z taksówki. Postanowił skorzystać z transportu zbiorowego, o czym uprzedził pracodawcę, który zaakceptował takie rozwiązanie. W takim przypadku pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ryczałt lub zwrócić mu koszty przejazdu.
Aby uniknąć nieporozumień związanych z wysyłaniem pracowników w podróż służbową, zalecaną praktyką jest uregulowanie tych kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagradzania czy w odrębnym regulaminie podróży służbowych.
Podstawa prawna:
- § 3, § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167
- art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662